标准采购作业细则全套制度.docx

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1、标准采购作业细则全套制度（2）请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下：（一）常备材料：生产管理部门预备材料：物料管理部门（三）非常备材料：1 .订货生产用料：生产管理部门2 .其他用料：使用部门或者物料管理部门第二条请购单的开立、递送（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。（三）紧急请购时，

2、由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。（四）材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。（五）庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。第三条免开请购单部分下列总务性物品免开请购单，并能够“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：1 .贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。2 .招待用品：饮料、香烟等。3 .书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。4 .打字、刻印、报表等。（二）零星采购及小额零星采购材料项目。第四条请购核决权限1 .原物料：（1）请

3、购金额预估在1万元以上者，由科长核决。（2）请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。（3）请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。2 .财产支出：请购金额预估在2000元下列者，由科长核决。请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。3 .总务性用品：请购金额预估在IOoo元下列者，由科长核决。请购金额预估在100O元至1万元者，由经理核决。请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。（二）外购：1.请购金额预估在10万（含）元下列者，由经理核决。2.请购金额预估在10万元以上者，

4、由总经理核决。第五条请购案件的撤销（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单（内购）”或者“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。（二）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。2 .原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。3 .原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。采购第六条采购部门的划分（一）内购：由国内采购部门负责办理。（二）外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。（三）总经理或者经理关于重要

5、材料的采购，可直接与供应商或者代理商议价。专案用料，必要时由经理或者总经理指派专人或者指定部门协助办理采购作业。第七条采购作业方式除通常采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考

6、，遇有变更时，应立即修正。第二节国内采购作业处理第九条询价、比价、议价（一）采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或者厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或者经分析后议价。（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不一致或者属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或者请购部门签注意见后呈核。（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后,应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。（四）关于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，

7、以电话等联络方式向厂商议价。（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按通常采购程序优先办理。（六）“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条呈核及核决（一）采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或者议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。（二）采购核决权限:第十一条订购（一） 采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购,并以电话或者传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方

8、式”。（二） （二）若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。第十二条进度操纵及事务联系（一）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度操纵表”操纵采购作业进度。（二）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度特殊反应单”并注明“特殊原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订计策处理。第十三条整理付款（一）物料管理部门应按照己办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”

9、章）送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购）”的会计联须于第一批收料后送会计部门。（三） 材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。（三）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。第三节境外采购作业处理（含进口事务、关务）第十四条询价、比价、议价（一）外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并根据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或者传

10、真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或者代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或者经分析后议价。（二）请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。第十五条呈核及核决（一）比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。（二）核决权限1 .采购金额以CIF美元总价折合在XXX元（含）下列者由经理核决。2 .采购金额以CIF美元总价折合超过XXX元以上者由总经理核决。（三）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时

11、，请购部门应依更换后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更换后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。第十六条订购与合同（一）“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。（二）需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。第十七条进度操纵及特殊处理（一）外购部门应以“请购单（外购）”及“采购操纵表”操纵外购作业进度。（二）外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度特殊及反应单”记明特殊原因及处理计策，据此修订进度并通知请购部门。（三）外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度特

12、殊反应单”记明特殊原因及处理计策,通知请购部门，并依请购部门意见处理。第十八条进口签证前（“请购单（外购）”核准后）的专案申请（一）专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。（二）进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第二十三条税务（一）免货物税及“工业用证明”的申请1 .进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文

13、件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。2 .除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用状”后枪具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。（二）专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条输入许可证、信用状的修改供应商成本公司要求修改“输入许可证”或者“信用状”时，外购部门应开立“信用状、输入许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十五

14、条装船通知及提货文件的提供（一）外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。（二）外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“输入许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。（三）提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。（四）管理进口物品放行证的申请：进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或者“进口护照”，以便据此报关提货。第二十六条进口报关（一）关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保

15、险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”（含外购收料单）送材料库办理收料。不结汇进口物品，进口单位（邮寄包裹则为总务部门）应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单（含外购收料单）”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。（三）关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。（四）海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料,于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。（五）税捐记帐的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”，于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况记入“税捐记帐额度记录表”及“税捐记帐额度操纵表”。（六）船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或者记帐手续，以便船只抵港时,即时办理提货。第二十七条报关进度操纵关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”操纵通关进