燃气有限公司供气站档案管理规定.docx

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1、XXXX燃气有限公司供气站档案管理规定为加强供气站(XXXX燃气)档案的收集、整理和管理工作,有效地保护和利用档案,维护档案完整与安全,为单位工作开展提供数据支撑,根据档案法结合单位实际,制定本办法。第一条档案移交(一)档案归档时间根据科室移交内容,涉及科室请主动与档案室联系做好档案移交工作。工程项目资料于结算审计完成后两周内提报,其他档案资料按年度于次年2月之前完成归档。(二)档案移交科室档案移交部门包括:办公室、经营部、安全科、商户办、市场部、营业室、各管理站、各场站、维修队、各项目部等。财务科档案单独存档。(三)档案类型移交档案包含文件类、经营类、安全类、工程项目类、燃气设施材料类、场站

2、运行类、用户管理类等。(四)档案归档原则根据档案管理要求,档案保管期限分为永久、30年和10年三种。由档案产生科室根据保管要求确定档案保管期限,并整理好档案内容,要求归档文件要齐全,完整,填写档案移交签收单,列明移交目录,由移交人和接收人签字确认。文档不完整的不予接收。各科室确定一名档案管理员,负责本科室归档档案整理及移交工作。第二条档案收集标准(一)文件类。主要由综合办公室负责整理移交。内容应包含机构设置、撤并、名称更改、人员编制、印信启用文件材料;干部任免材料;劳动模范、先进工作者文件材料;职工、党员名册;干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料;公司有

3、关的上级决议、批复、人员任命批复;支部委员会、民主生活会、议题会会议材料、会议纪要等;本级机关的请示与上级机关的批复、批示;企业发展规划、工作计划、总结;各类荣誉证书、奖牌、锦旗等等。(二)工程项目类。由各项目部负责整理移交。主要包括前期手续办理资料、工程招投标文件、中标通知书、施工合同、工程竣工资料、竣工图纸、竣工验收、通气调试、审计结算文件等。(三)安全类。由安全督查科负责整理移交。主要包括上级检查隐患整改档案;安全培训考核档案;公司制定的规范类文件汇编;燃气从业资格证、特种岗位人员操作证;公司经营许可证等。(四)燃气设施采购类。由材料部负责整理移交。对所有采购设备的会议纪要、招投标文件、

4、中标通知书、材料合同、历年设备采购、领取使用情况等汇总。(五)场站运行类。由各场站负责整理移交。主要包括设施设备运行记录、定期检验记录、维修保养记录、隐患排查整改记录、安全教育培训记录等。(六)用户管理类。由各管理站、商户力、维修队负责整理移交。主要包括用气合同、巡线记录表、商业用户检查记录表、隐患整改台账、商业用户燃气设施维修及更新改造有关资料、调压箱及埋地阀门维保记录。第三条档案管理(一)综合办公室负责档案室的日常管理,建立和健全档案室管理有关制度。明确专人负责档案的收集、整理、分类等各项工作。(二)做好档案管理的基础工作,逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。(三)已入档案室的档案由档案室管理,档案室内查阅的,须填写档案查阅登记表,借阅档案时须填写审批单,由借阅人填写借阅事由、借阅期限,经分管领导同意后方可出借。档案原件原则上不予外借,特殊情况下须经主要领导批准,档案管理员要定期催还,对发现档案丢失或交还的档案损坏的,要立即报告。

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