智能科技公司财务采购及仓库管理.docx

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1、智能科技公司财务采购及仓库管理一、采购管理（一）采购原则1、采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购员必须高度重视。2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。3、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。4、询价比价原则：物料采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。5、一致性原则：采购人员订购的物品必须与申购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足申购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时

2、反馈信息供申请部门更改申购单。如确因特定条件数量不能完全与申购单一致，经审核后，差值不得超过申购量的510机6、低价搜索原则：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。7、廉洁原则：（1）自觉维护公司利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（4）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。（二）采购申请1、采购之前，物料需求部门须填写“申购单”，申购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术

3、指标的，须注明相关参数、指标要求等。按采购申请流程，由各相关部门审批，批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出异议者，应于2个工作日内将意见反馈给申购部门。（1）申购总金额在100o元以内的交店长或餐厅经理审核签字;（2）申购总金额在1000元-2000元的交区域经理审核签字；（3）申购总金额在2001元-5000元的交部门总监审核签字；（4）申购总金额在5000元以上的交总经理审核签字。2、紧急采购时，由物料需求部门在“申购单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。3、若撤销采购，应立即通知采购人员，以免造成不必要的损失。（三）采购流程1、询价比价议价：（1）每一种物料原则上需两家以上

4、的供应商进行报价。（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。2样品提供和确认：（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。3、供应商选择：（1）优先选择具有合法经营主体者。（2）优先选择品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）优先选择信誉良好者。4、合同签定：（1）供应商经送样

5、审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。5、进度跟催（1）为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物料能适时供应。（2）若采购物料无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。6、出品部门每天所需的小菜、肉类、水果、水产、家禽等要求新鲜的物料由采购部按上述流程确定供应商后，出品部根据每天的物料需求按需向供应商报货。包装、瓶装、罐装等有保质期，可存储一段时间的物料由仓库向供应商报货。（四）采购员职责1、建立供应商资料与价格记录。2、做好市场行

6、情的经常性调查。3、询价、比价、议价及订购作业。4、所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5、做好平时的采购记录。（五）采购付款方式1、物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销。2、物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购订单、收款收据等单据方可结款或开支票。二、仓库管理（一）订货1、仓库管理员要根据库存情况和餐厅需求进行订货。2、订货前务必核实库存情况，避免出现积压或断货情况。（二）入库管理1、物料入库时，仓库管理员必须凭送货单办理入库手续，确认无误后才能签字。对于不合格的或手续不齐全的物料拒绝入库，并上报相关领导。2、仓库管

7、理员对入库物料要做好核对检查工作，包括核对检查物料的数量、生产日期、保质期、包装物是否完好无污染、物料质量状态有无异常变化、规格型号、单价、金额等，发现异常情况拒绝入库并上报领导解决。3、物料入库时按照来货先后和生产日期或保质期先后顺序分类存放，做到先进先出，先到期先出。入库物料在摆放时还要注意遵循上轻下重，上小下大的原则合理利用空间。容易受潮的物料不能直接放地上。4、直送厨房的物料需会同厨师长（或其指定收货人）一起收货，由厨房负责质量验收，仓管员负责数量验收，双方均需在入库单上签字；直送吧台的物料需会同吧台主管（或其指定收货人）一起收货，由吧台负责质量验收，仓管员负责数量验收，双方均需在入库

8、单上签字。入库单为一式三联，其中第一联仓库留存和录入人为餐饮管理软件的依据、第二联连同供应商送货单和电脑打印入库单交财务记账用，第三联给供应商作为结算货款凭证。5、保存好送货单等相关单据，以月为单位装订并保存，以便以后查验。（三）出库管理1、各部门领料时间集中在上午11:00分之前和下午17:00分之前完成领料，领料时需提前填写好领料单，写清领用部门、领用物料名称、规格、数量和领用人。2、仓库管理员根据领料单发放物料，同时将当天的领料单统一装订在一起保存。（四）盘点1、仓库管理员在月末要对库存各种物料进行盘点，应做到账帐相符，账实相符。发现问题及时查明原因，并进行相应处理。2、配合公司财务部和

9、营运部的清点检查工作。（五）仓库管理1、仓库内的各类调料、干货、粮油等，要分开存放并有明显标识。2、存放的食品应与地面保持不少于15厘米分的距离，建议与墙壁之间留有不少于5厘米的缝隙，以利于通风换气；货架之间应有一定的间距，中间留有运输货物的通道。3、建立库存食品定期检验制度，对库存食品，随时掌握所贮存食品的保质期，最接近保质期的产品放在货架的最外侧，防止发生霉烂、发软、发臭。4、仓库要定期打扫，要关注仓库内的虫鼠害情况，防止仓库内物料发生虫蛀、鼠咬。（六）安全管理1、做好仓库的安全管理工作，每天检查仓库的防火、防水、防盗措施，做到人走门锁、灯关。2、仓库内物料码放时注意合理分配位置及叠放高度，避免出现坍塌、掉落等事故，造成人员伤害和物料损坏。