厨卫分公司财务管理制度.docx

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1、厨卫分公司财务管理制度一、银行帐户的管理1.1 银行帐户的开设，需经董事会批准并授权留存银行印鉴。银行印鉴需由财务专用章、分公司负责人私章、出纳员私章三者组成。并由专人分管，开出帐户报总公司财务部和公司董事会备案。1.2 银行帐户的任何变更、撤消等事宜，需写出申请报财务部经理审核后报公司董事会批准后，方可执行。1.3 支票、汇票等的签发。根据已审核的费用单据或备用金申请表数额填写支票，并逐笔登记在支票登记表（附表），作废支票盖“作废”章后保存备查。1.4 分公司按收支两条线的原则，设立一个货款户和一个备用金户，因税务机关要求，可增设纳税专户，除此外特殊原因需增设帐户的，分公司须经财务部书面批准

2、。不得向除直接经销商、税务机关以外的其他个人、单位公开货款户帐号。开设银行帐号必须报总公司财务备案，不得与挂靠单位共用银行存款帐号。1.5 分公司开设的两个银行帐户。一个是基本帐户，核算日常使用的备用金,公司按照月度开支计划向该帐户转款。另一个是辅助帐户，贷款结算专户，收回的所有货款必需全部存入该户，销售回款只能汇往公司总部，任何人不得以任何理由，从货款户提取备用金。1.6 严格遵守公司的资金管理制度，收到客户货款（包括现金回款和银行存款）不管客户是否需要，出纳都必须开具收款收据，收入的货款必需全部存入货款专户，不得坐支现金，如有特殊情况需从货款户向备用金户转款，必须向公司财务部申请，在得到总

3、部的批准时，才能从货户向备用金户转款，否则按挪用货款处理。当月收款收据的金额合计等于当月银行存款借方发生额。1.7 货款户余额超过2万元时出纳员必须向总公司解汇货款，1.8 周边地区收取货款的方式必须是：货款由客户直接汇往分公司帐户，业务员不得收取现金，更不得擅自设立货款存折。客户采取汇票或支票结算的，业务员收到汇票或支票及时交财务，不得拖延，并办理票据的交接手续。1.9 周边地区特殊原因设立货款存折的，必须经分公司主任和财务批准，并指定专人保管，不得与备用金或私人存款混放一起，货款存折的款项严禁截留、挪用，严禁张冠李戴。贷款存折的利息要随同货款一并汇往分公司帐户。月末月结时，货款存折严禁有余

4、额。财务每月对货款存折的复印件和收款收据进行严格的审查。二、现金的管理1.1 所有备用金只能从备用金帐户提取，特殊情况要坐支，必须报总公司财务部经理批准。1.2 2库存备用金限额不能超过壹万元，库存现金超过限额部分要及时存入备用金银行帐户，低于三仟元时要及时补足，以保证分公司运作的需要。1.3 申请补充备用金需填妥备用金补充申请表，经财务部经理批准后才能开立支票。（附表）2. 4所有收到货款一律开具收据，并将现金存入分公司货款专用帐户。三、应收票据的管理3.1建立票据登记本（附件），收到汇票等必须登记在登记本上。3. 2票据应视同现金，妥善保管。3.3不定期检查票据到期日，及时承兑汇入分公司货

5、款银行帐户。3. 4如因特殊情况需要贴现，应先报财务部经理审核并经苏总审批后进行贴其他应收款的管理A.本科目核算办事处除应收帐款、应收票据、预付帐款以外的各种应收、暂付款项。包括1、应收的各种赔款、罚款；2、存出保存证金；3、应向职工收取的各项垫付款项等；4、待转进项税额。B.本科目二级明细科目的设置。存出按金。按单位名设置明细帐。职工备用金。按人名设置明细。其它应帐款。公司应收的各种赔款、罚款等。待转进项税额。分公司收到总公司发货，但增值税票未到，税额暂入本科目，收到税票时转出。备用金借款规定：1、按公司有关文件核定每个人的备用金额度，个人借支不得超过额度，如有超出限额，必须另外申请经审批后

6、方可借支。2、职工备用金应及时冲帐，及时清理预借款。一般前笔借款未结清，不得再借。费用单据超过三个月未报销的，原则上不予以报销。特殊原因积压的需由各级单位主管人签批原因说明书，对于财务部审核未通过的报销单据，会计必须追回原报销款，不允许延误而占用备用金额度。3、备用金未能完全冲帐的余款，应由职工归还现金。4、分公司员工出差、采购物品等原因需要借支备用金，按规定填写出差申请表或借款申请单（不得有任何涂改），借款申请单一式二联，借款人、财务记帐各一联。5、出纳处确认是否已有借款记录并审核是否有涂改等现象，对有借款且无正常原因的，不予办理可借款的确认手续，经签字确认合理，再由分公司负责人在公司额度内

7、审核其内容并批复。6、出纳根据财务部副经理/经理审批后的借款申请单付款，并登记员工借款台帐。7、员工借款日期是借款申请单的填制日期。8、对借款数额较大的或超过返纳期的，出纳应加强监控，及时催收，并编制“员工借款月度明细表”（附表）。9、公司总部出差人员原则上不得在分公司、办事处借款，广州办公室人员原则上不得在分公司、办事处、峡山借款，如因特使情况须在驻外机构（包括办事处、分公司、联络站）、峡山借款，按下列程序办理。9.1.出差人员向本部门经理提出借款申请，由本部门填制总公司出差人员借款通知单（附件1）,一式二联，驻外机构财务和公司财务各一联。广州员工向广州财务部申请，峡山员工向峡山财务部申请。

8、9.2.总公司出差人员借款通知单经广州财务/峡山财务审批后，由财务部向驻外机构传真。9.3.驻外机构收到借款通知后，方可借款给总部人员，并办理正规的借款手续。借款通知单原件，随后寄出。9.4.驻外机构凭借款凭证、借款通知单原件入帐，同时必须在借款的当天将借款凭证传真至总公司员工所在地财务部，作总公司财务入帐的依据。9.5.月末，各驻外机构必需将当月所有总部人员借款凭证原件寄财务部，广州员工寄广州、峡山员工寄峡山。9.6,总部财务部收到借款凭证的原件后，向驻外机构开转帐通知单，各驻外机构凭转帐通知单结转总部员工借款。9.7.任何个人、任何驻外机构不得在没有得到总部财务部的批准时，向总部出差人员借

9、款，由此引起的一切损失，由提供借款人承担。备用金返还规定：员工出差返回公司或采购物品完毕，必需自返回公司之日起7天内办理备用金返纳手续。无正当理由未返纳员工，在工资中扣除。财务部审核员对各种报帐单据严格按照公司的规定进行审核，对合法的报销凭证，需经经手人签名，部门主管审批后，按照公司最终的财务审批权限签名后，出纳才能办理报销手续。由于特使情况，需用自制凭证及其附件报帐的，经手人必须详细填写事情的原因，并提供2人的见证签名，按规定的审批程序办理。报销凭证分差旅费报销单、付出凭证、费用报销单（附件2）和支出证明单四类，差旅费报销单需注明出差人出差时间、行程和原因。付出凭证、费用报销单和支出证明单需

10、注明经手人、报销原因或用途，差旅费报销单适用于公司员工出差后报销的飞机、车、船费（包括市内交通费）、住宿费和其他费用开支的原始凭证。费用报销单适用于不需要办理差旅费手续的费用开支报销，包括：业务招待费、过桥费、养路费、购买办公用品等的费用。付出凭证适用于除上述情况外需正式报告批准购买的业务支出，如固定资产的购置等。支出证明单适合用于在上述业务中，没有正式发票报销的业务。对于已到返纳期尚未返纳的各项借款，出纳人员根据预计的返纳期统计，编制“备用金”返纳通知表，交部门经理，进行返纳催收通知。各主管履行督促下属返纳备用金的责任，并向出纳反馈信息。逾期不返纳，每天按借款额3%扣罚滞纳金，罚金从当月工资

11、中扣除。月末，编制员工借款明细表，报各部门经理和总经理。对于超过出差期限等原因不能按期返纳备用金的，各主管应向出纳反馈说明,否则出纳根据规定扣罚。办理现金报销手续规定：1.报销单种类：1.1.差旅费报销清单：员工出差报帐的凭证，用于记录登记汇总员工出差发生的车、船、飞机票、住宿费及补助。1.2.费用报销单：用于员工除差旅费之外的费用。1. 3.付出凭证：适用于除上述情况外需正式报告批准购买，用现金支付款项的业务。1.4.支出证明单：适合用于在上述业务中，没有正式发票、没有报告的报销的业务。2.填报要求：2. 1.用于报销的单据，必须填制报销单。2. 2.报销单的粘贴：用于报销的单据，有序整齐的

12、粘贴在报销单内，不得用钉书钉装订。2. 3.报销单的填写：分类明确、字迹工整、计算准确、内容真实完整。2. 4.出差住宿标准及伙食标准，按差旅费补助规定执行。2. 5.报销单据的填写必需使用黑色钢笔或签字笔，不得使用其他书写工具。2. 6.所有的报销单据，必需有经手人的签名，车船费注明起止地点，业务餐注明用餐原因、人员。2. 7.报销的住宿单据，住宿发票单位名称是住宿人的姓名，并盖有收款单位专用章。2. 8.报销的原始发票，发票开具的单位名称是“XX有限公司”，并盖有收款单位发票专用章。没有收款单位发票专用章，应附上支出证明单，并说明理由。2. 9.报销凭证如有借款，必须填写。2. 10.报销

13、金额和借支金额的差异有负责审核费用报销员填写，出纳负责稽核。2. 11.报销凭证一经填写，不得涂改，如因计算错误，需改正，必须在改正处由修改人签名。2. 12.购买实物，包括书籍、资料、样品等必需有经手人、证明人和部门主管签字。2. 13.员工用付出凭证报销，需支付现金，必须在付款形式栏填写“现金”字样。3. 审批要求：4. 1.所有的报销单据，包括差旅费报销单、费用报销单、付出凭证和支出证明单等，必需按“财务审批权限”的有关规定，交各级主管签名审批，各主管在各自权限内行使职权，需审核报销事项的真实性及费用的合理性。3. 2.经各级主管签名的报销单据，送交财务部审核，经审核无误，交财务部副经理

14、/经理审批。4. 3.经过审批批准后，现金出纳方可办理报销手续。4.职工在辞职时、改变工作岗位时、借出毕业证书原件或其它在公司的抵押物时等其它时间，需先同公司结清借款。四、库存商品的管理4. 1分公司库存产品的监督、提货单使用管理手续制度、产品去向及安全，对周边仓库以及流转过程中的产品，驻外机构负责人和财务负有监控和管理的责任，周边地区销售代表和主管对其管辖范围的产品流转和货物安全负有主要的责任，仓库保管员对库存产品的安全性负直接的责任。4. 2财务对仓库管理、产品管理须建立相应的管理程序和制度，对仓库管理和产品的收发具有专业领导和管理监控的权利。4. 3产品入库管理：4. 3.1产品的进仓必

15、须及时验收，办理入库手续，财务部开具产品入库单。入库单内容包括：收货日期、车船号码、货物品种、应收数量、实收数量、途损数量、途损原因、产品批号、仓管员签字等。4. 3.2入库单一式三联：存根、会计记帐和仓库记帐各一联。产品入库单不得任意涂改。4. 3.3仓管员对产品入库的质量负责，要认真检查入库产品的外观、质量。如有损坏、变质、空瓶、半瓶等，必需及时以书面报告驻外机构负责人和财务，经批准以后才能入库。4. 3.4,产品入库分下列情况处理：A. 总部发往分公司：根据公司的产品出库单和分公司开具的产品入库单作会计和仓库的入帐依据。B. 驻外机构之间相互调货：凭总公司批准调货的原件，调入驻外机构开产品入库单作正常产品收货处理，同时开“到货通知单”（附件一，总公司财务部和联络处财务部各一联），通知总部调整应收帐款。任何个人，任何驻外机构不得在没有得到总部的批准时，随意调货。如有违反，由此引起的损失，由调货人承担。C. 驻外机构所属客户退货：驻外机构发出“退货通知单”（附件二，联络处财务和仓管各一联），仓库凭驻外机构的“退货通知单”收客户的退货，并验收入库，登记入帐。仓库保管不得发生没有“退货通知单”而擅自收客户退货的现象。D. 直运直汇客户的退货：直运直汇客户的退货，原则上直接退总部，如有特殊情况需退往驻外机构时，除按