制药公司财务报销制度及流程.docx

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1、制药公司财务报销制度及流程为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工S福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。一、借款管理规定（一）出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。（一）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。（三）各项借款金额超过2万元应提前一天通知财务部备款。（四）借款销账规定：（1）借款

2、销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。（五）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。二、因公借款流程（一）借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。（二）审批权限、审批流程：借款人f部门负责人审核签字f财务部稽核（前款未清者，原则上不办理新借支）f分管副总审核f财务副总审核ff出纳付款。三、日常费用报销制度及流程日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、礼品费、

3、交际费、培训费、资料费等。（一）费用报销的一般规定1、报销人必须取得相应的合法票据,且须有经办人签名。2、填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。3、报销20000元以上需提前一天通知财务部以便备款。（一）费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单f须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单f财务部稽核f部门负责人审核签字f分管副总审核签字f总经理审批签字f董事长（副董事长）签批f财务副总复核确认（根据资金情况决定是否付款）f出纳报销付款。（三）差旅费报销制度1、费用标准

4、：职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用一般员工火车硬卧120元/天30元/天30元/天部门负责人火车硬卧150元/天40元/天40元/天副总经理火车（飞机）200元/天50元/天50元/天总经理及以上飞机实报实销实报实销实报实销2、费用标准的补充说明：（1）住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。（2）实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回公司驻地时间为准，12：OO以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。（3）伙食、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，

5、原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。（4）宴请客户需由董事长批准后方可报销招待费，并扣减出差人当天的伙食补贴。（5）出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。（四）报销流程1、出差申请：拟出差人员首先填写出差申请单，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。2、借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请单交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3、返回报销：出差人员应在回公司后3个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字f财务部稽核签字分管副总

6、审批总经理审批翼字董事长（副董事长）签批财务副总复核确认（根据资金情况决定是否付款）出纳报销付款。四、电话费报销制度及流程（一）费用标准1、移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见人事行政部相关规定。2、固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。（二）报销流程1、公司人事行政部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。2、固定电话费由人事行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费

7、异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。五、交通费报销制度及流程（一）费用标准：（1）员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车；（2）市内因公公交车费应保存相应车票报销。（一）报销流程1、员工整理交通车票，票面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好交通费报销单。2、审批:按日常费用审批程序审批。3、员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。六、办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定:为了合理控制费用支出，此类费用由公司人事行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。（一）报销流程1、购置

8、申请：公司人事行政部根据需求及库存情况统一编制购置申请单按资产管理规定报批。2、报销程序：报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3、费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。七、招待费、礼品、交际费、培训费、资料费及其他报销制度及流程：1、招待费、礼品、有价卡、交际费：为了规范该部分费用的支出，支出单笔2000元以内的上述费用（融资可放宽至3000元），应事先征得总经理同意；单笔费用超过2000元或融资费用超过3

9、000元的，应事前征得董事长（副董事长）批准；2、礼品由董事长办公室统一采购和保管，赠送礼品、有价卡和支出交际费时，按照上述审批标准规定，经由董事长办公室办理相关手续。3、培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人事行政部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人事行政部根据实际需要编制培训计划报总经理、董事长（副董事长）审批。4、资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请单，在报销前必须到人事行政部资料管理人员处进行登记。（二）报销流程：1、招待、礼品、有价卡等费用：不论数额大小，由经办人持分管副总、总经理签批的消费单据面

10、呈董事长（副董事长）审批后，经财务副总复核确认方可办理报销手续。2、培训费：由人事行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。3、资料费：在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。4、其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。八、工薪福利及相关费用支出制度及流程（一）工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。（一）工薪福利支付流程1、工资支付流程：（1）每月10日由人事行政部将本月经董事长（总经理）审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；（2）分管副

11、总提供职工月（季）度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资。2、临时工资支付流程同工资支付流程。3、社会保险及住房公积金支付流程：（1）由人事行政部将董事长（总经理）审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2）住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；（3）社会保险金由财务部协助人事行政部办理银行托收手续。4、其他福利费支出由公司人事行政部按审批后的支付标准填写报销单f部门经理签字确认f分管副总审核f总经理f董事长（副董事长）审批一出纳报销付款。九、专项支出财务报销制度及流程

12、（一）专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。（一）软件及固定资产购置报销财务制度及流程。1、填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。2、报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。3、结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（须有经办人签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。十、其他专项支出报销制度及流程（一）费用范围：其他专项支

13、出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）。（一）费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向董事长（总经理）提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经董事长（总经理）签署审批意见。（三）财务报销流程1、审批后的报告文件合同等到财务部备案，以便财务备款。2、签订合同：依照合同管理制度的相关规定执行；3、付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门负责人审核签字一财务稽核签字一分管副总经理审批一行政副总经理审批f董事长（

14、总经理）签批；（3）财务副总复核确认；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。十一、资金支付报销程序（附表1）：附表1序号资金支出项目报销程序1因公借款借款人提交借款单（借款事由）一部门负责人审核一财务部稽核（前款未清者原则上不办理新借支）分管副总审核一人事行政副总审批（10000元以内终审）T董事长（总经理）审批100Oo元以上f出纳办理结算。2物资采购经办人f部门负责人审核f财务部稽核f分管副总审核f人事行政副总审批（单笔100OO元内终审）f董事长（总经理）审批IoOOO元以上一财务副总免核f票证会计制单f出纳结算。序号资金支出项目报销程序34能源、动

15、力费用（排污、水、电、蒸汽等）相关部门提供发票一分管副总审核一行政副总审批（终审）一财务副总复核一票证会计制单f出纳办理结算。6销货款退付客户（业务员）提交退款申请f部门负责人审核f分管副总审核f主管会计核准f人事行政副总或董事长（总经理）审批T财务副总复核一票证会计制单f出纳办理结算。7工程款（未出定案）基建部编制工程进度拨款表一部门负责人核实一人事行政副总审批（10万元以内终审）一董事长（总经理）审批10万元以上f财务副总夏核确认T票证会计制单f出纳办理结算。8工程款（已出定案、一次性包干价、合同约定一次性付清工程款的项目）建筑商提供收款收据或发票（付结算报告和合同书）f部门主管核实f主管会计审核f人事行政副总审批（3万元以内终审）一董事长（总经理）审批3万元以上一财务副总复核一票证会计制单f出纳办理结算。9对外借款借款方提供借款借据一财务副总审核（根据资金结存、调度）一人事行政副总签批（50万元内终审）一董事长（总经理）签批50万元以上一往来会计登记一票证会计制单一出纳结算。10社会融资融资部门提交融资申请一财务副总签批（根据资金