记录控制程序.docx

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1、记录控制程序文件编号版本号01修改次数0编制/日期生效日期审核/日期页码第1页，共5页批准/日期受控状态更改历史版本号文件更改号更改概要修改人批准人01首发行/发放范围1.0目的：记录是质量管理体系文件的组成部分，对记录进行有效的控制和管理，以证明产品质量符合规定的要求，是质量管理体系有效运行的证据和可追溯性、以及制定纠正与预防措施的依据。2.0范围：本程序对记录的填写、标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置等作出了具体的规定，适用于与质量管理体系有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。30职责：1.1 质量部负责质量管理体系运行有关记录的管理，监督检查各部门记录管理的有效性。3. 2生产技

2、术部负责与生产和研发有关记录的管理控制。4. 3质量部负责与质量有关记录的管理控制。5. 4供应部负责与生产物料控制、采购和仓库有关记录的管理控制。6. 5行政人事部负责与行政和人事有关记录的管理控制。7. 6经营部负责与顾客信息有关记录的管理控制。8. 0工作程序：8.1 记录的分类：8.1.1 与质量管理体系运行有关的记录，如管理评审记录、内部质量体系审核报告、过程控制记录、纠正措施记录、文件发放记录等。8.1.2 与生产技术和过程质量有关的记录，如顾客投诉记录、质量信息反馈记录、监视和测量记录、不合格品记录等。8.1.3 与行政、采购和仓库管理有关的记录，如培训记录、采购信息记录、物料及

3、产品进出台账，物料卡等。8.1.4 与销售有关的销售记录4.2记录的标识：4.2.1质量体系记录标识编码规定为:XX-FM-XXX文件序号记录职责代号PUR:采购和供应商管理；AD：行政人事；WH：仓库；RD：研发技术；QA:质量控制；MK:销售和售后；PD:生产管理；PMC：生产物料控制；4.2.2 部门内的记录标识由使用部门报质量部统一标识并备案。4.2.3 质量部建立体系表格清单，并注明使用部门和保存期,保留记录原件。4.3记录表设计、填写要求：4. 3.1质量管理体系运行记录一般应在编写体系文件时一起设计。5. 3.2生产质量检测记录在编制相关文件（如作业指导书、规范性文件等）时一起设

4、计。6. 3.3记录应有简明的标题、文件编号、版本。7. 3.4记录填写时，需要填写记录编号时，按照以下规则进行编号。记录编号规则：XXXX（记录填写时的年份）XX（记录填写时的月份）-XX（记录填写时的日期）-XXXX（相同表单当日填写的序列号，以OOOl开始）。8. 3.5记录须有日期、填写人签字等栏目。9. 3.6记录应真实反映质量情况，不得弄虚作假。10. 3.7记录填写应清晰、完整、准确、真实，用黑色中性笔或签字笔书写，在使用复写纸的情况下可使用圆珠笔书写，字迹清晰、整洁。11. .8记录不得随意涂改、刮改、撕毁，更改时用一条横线贯穿错误的内容，在旁边另写正确的数据并签更改人全名及日

5、期。要使原有的内容仍可辨认。-4H5-486王小明2016.01.01（表示2016年01月01日）4. 3.9多处更改时，应作好更改标记，并在适当位置签字、注明更改处数。452（八）4.503.985t40（八）3.45王小明2016.01.01（表示2016年01月01日）4.305434.224.654.3. 10填写人、审核人、批准人应履行签字手续。签字时应签全名。4.4. 11内容与前项相同应重复填写，不得用“”或“同上”、“同左”来表示。4.5. 3.12记录不得用铅笔、毛笔填写。4.3.13有些表格有口,根据表格要求打“J”或打“X”。4.3.14如果不需填写内容的，需要在空白位

6、置划一条斜线。如下两种都可以。4.234.444.554.304.22 543 (A)4.654.523.983.45 （A）王小明 2016.01.01（表示2016年01月01日）（S）王小明 2016.01.01（表示2016年01月01日）12131415-一_12131415一4.3.15纠正空间不够，可在记录的空白处填写。4.4记录的更改：4.4.1如表格内容需要更改，应填写文件更改申请表来获得批准，然后提交给文件管理员受控下发。各接收文件部门需在文件发放清单上签字登记，确认已领取表格。4.4.2文件管理员须把旧版的纸质表单回收，确认使用场所无旧版表单；电子版的表单需要确认使用部门

7、已删除。4.5记录的管理：4.5.1记录的保存方式应便于存取，避免遗失、损坏或由于环境导致破损、残缺、霉变。4.5.2记录可用磁盘贮存。4.5.3记录存放在质量部或各相关的部门指定的存放区域，做好标识（如部门名称、记录名称、时间段、保存期等）以便追溯并妥善保存，确保记录的安全性。4.5.4记录应定期上交给质量部，由质量部存放在合适的位置，以防丢失和损坏，又便于存取和杳阅；4.5.5如有保密的记录，由文件管理员把该保密记录放入专设的文件柜中，并锁上。4.6记录保存期:4.6.1记录原则上保存至产品寿命期后2年，需长期保管的记录特别注明。4.7记录的查阅：4.7.1需要查询记录时，各部门保存的记录需征得保存部门主管或经理的同意，由质量部保存的记录需要征得质量部经理的同意方可查询。4.7.2文控员将各部门记录进行统计，编制体系表格清单并根据各部门提交的记录表格情况进行实时更新，方便检索，保证记录表格的有效性。4. 8记录的销毁：4. 8.1保存期满的记录，由质量部填写文件销毁记录表，经管理者代表批准后集中销毁，并作好记录。5. O相关文件：5.1 文件控制程序6.O相关记录表单：6. 1体系表格清单6.2文件销毁记录表