热力有限公司文件和档案管理制度.docx

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1、XXXX热力有限公司文件和档案管理制度1 .目的为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。2 .适用范围适用于公司各种文件、档案资料的管理。3 .职责3 .1综合办公室负责本制度的编制、更改和组织实施,并负责控制管理体系文件和安全标准化相关文件的编制、审批、更改,确保文件的充分性和适宜性。4 .2综合办公室负责各类文件的发放,确保有关场所得到和使用相应文件的有效版本。同时负责体系文件的处置和归档,外来文件的管理。4.内容4. 上级来文件的管理5. 1.l上级来文件要进行登记,将标题、文件页数、来文机关、日期二复往何人、何单位登记在来文登记表上,然

2、后交有关领导和部门阅批或办理。6. 1.2文件阅毕或交办完成后,应及时收回、归档。4.1 本公司文件管理4.2.1技术文件4.2.2文件、工艺、标准要数字准确,图样清晰。4.2.3按规定发往有关部门,车间负责人,有关职能人员,不得随意发放和乱扔。4.2.4技术文件要归档保管、专人负责,注意保密,无主管理领导批准,不得外借外传。4.3行政文件4.3.1行政文件的制定(包括通知、办法、条例等)应结合本公司实际情况,实用可行,言简易懂,并按文件内容编号。4.3.2文件打印由综合办公室领导同意,寄发前,要交主管公司领导审阅。4.3.3文件应填写登记,由综合办公室入档保管。4.3.4外单位如需要借阅或查

3、询,须经主管领导同意,办理相应手续,并及时催回。4.4文件归档管理规定4.4.1文件的形成有上级来文,国家、行业的标准、规范等,以及本企业科研课题、技术、工艺文件等4.4.2归档文件的要求(1)归档文件必须完整,清晰。(2)归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录,要层次分明,符合规定。(3)文件、资料的保管单位统一由综合办公室设专人负责。4.4.3文件、资料的归档范围(1)技术文件应有产品图样、加工工艺,工装图样、产品标准,技术说明,设备的安装,维修,运行记录,技术引进,技术改造,科技情报等。(2)产品生产过程形成的文件、资料、各类计划统计报表,计划管理,统计分析等文件。(3)产品质量检验过程形成的文件,质量检验规程,牧师化学试验分析报告,质量记录,质量事故处理,以及质量管理,标准计理等文件。(4)借经营活动中形成的文件,经营活动和经营管理形成的各类记录,文件、合同、协议,以及原材料采购,入库保管等形成的各类文件等。(5)行政管理过程中的文件财务管理各类帐、报表、凭证、及劳动保证、劳动工资历、职工教育、培训、党、团、工会活动记录等文件。(6)文件的分类编号方法,应按文件的形成部门和时间统一编号,分目录保管。5 .相关记录6 .解释权本制度的解释权归综合办公室所有。

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