2022年《印章、证照使用管理制度》含全套表格.docx

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1、印章、证照使用管理制度第一章总则第一条制定目的：为使公司的各类印章、证照管理规范化、制度化，规范印章、证照使用的权限范围，严格业务、事务审批程序，结合工作实际，特制定本制度。第二条适用范围：适用于公司行政公章、工会章、党章、专项业务章（合同章、市场部专用章、财务章、文控管理章）、总经理（法人）专用个人名章、各部门职能专用章等各类印章的使用管理及证照管理；证照指：公司的营业执照、组织机构代码证、银行开户许可证等公司开业运营必须具备的证照。第三条管理权限（一）公司董事长：负责公司行政公章、工会章、党章、专项业务章（合同章、市场部专用章、财务章）、总经理（法人）专用个人名章的使用审批工作；（二）公司

2、总经理：负责公司所有印章使用的审批工作；（三）各部门负责人：负责本部门所有印章使用的审批工作；（四）印章、证照管理员：负责印章证照的保管、负责设立印章使用登记台帐；负责印章证照使用的审核工作；负责制定所保管印章证照的使用程序；负责保管印章审批表。第四条公司印章的制定、改刻与废止方案由总经理提出。笫五条公章、证照由总经理指定专人负责管理，所有印章启用时应在综合部备案并填写表1印章保管登记表。第二章印章使用管理第六条需加盖公章的部门或个人须说明盖章的目的、用途、范围，按流程经领导批准后，方可盖章。第七条行政公章的使用范围：公司对外签发的文件；公司与相关单位联合签发的文件；由公司出具的证明及有关材料

3、；公司对外提供的财务报告；公司章程、协议；员工的任免聘用；承诺书。.工会章：主要用于工会相关事项的办理使用；党章：主要用于公司党支部相关事项的办理使用。合同章的使用范围主要为：对外投资、合资、合作协议；各类经济合同和合同相关附件等。财务章：主要用于货币结算等相关业务；公司总经理（法人）个人名章：主要用于需加盖私章的合同、财务资料、人事任免等各类文件；公司各部门职能专用章：仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。第八条印章管理1、公司行政公章、工会公章、公司党章由综合部专人负责管理；2、工会法人章由工会法人负责管理；3、财务章、合同章由财务部专人负责管理；4、法人个人名章由总经理负责管理，财务人员

4、负责登记和保管用章审批表;5、各部门职能专用章由各部门安排专人负责管理；6、各部门须将印章管理员名单报综合部备案；7、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写表2印章管理移交单；8、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。第九条印章使用流程1、公司行政公章、工会章、党章、专项业务章（合同章财务章、文控管理章）总经理（法人）专用个人名章审批流程：使用人填写表3印章使用审批表部门负责人核实总经理审批用印文件交

5、相关负责人存档印章保管员盖章吏用人填写表4合同、协议印章使用审批表2、合同、协议用用印文件交相关负责人存档印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，用章过程严格审批，并按照表5印章使用登记表进行严格登记；严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需带一名监督人员随同，填写表6印章外借申请表，由分管领导及总经理签批后方可带出。印章外借期间，借用人和监督人员只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任；印章保管员按照表7印章外借登记表做好登记工作；以公司名义对外签定的合同、协议、订购单等，由法务人员审核，公司分管领导和总经理批准后方可盖章。对加盖印章的材料，应注意

6、落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰；私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，经部门负责人确认后由总经理和副总经理严格审批，符合要求后办理并执行登记制度;任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须填写完毕，字迹须清晰、正确；对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经公司总经理和副总理审批后，方可盖章。.第十条印章的保管1、综合部统一进行印章保管记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息；2、印章管理员须确保印章存放方式安全可靠，须加锁保

7、存，印章不可私自委托他人代管；3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理交接印章手续，以免延误工作；4、非印章保管人未经批准私自使用印章盖章，印章保管人将承担相应的责任；.5、印章应及时维护、确保其清晰、端正；6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向行政部报告，并备案，配合查处。第十一条公司印章的停用1、有下列情况，印章须停用：公司名称变动；印章使用损坏；印章遗失或被窃，声明作废；停用的印章应切角盖印登记，登记表由行政部统一保存。印章停用时由印章保管人或行政部提出停用需求及理由，填写表8停用印章收回申请表，须经总经理批准，及时将停用印章送行政部办理。第三章

8、证照使用管理第十二条公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。第十三条证照专管员应把证照进行分类整理与保管，并按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。第十四条公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人填写表9证照使用登记表；经使用人和证照专管员签字确认后，使用人方可借阅或复印。有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回证照专管员处进行销毁。第十五条公司各部门或员工因公务需将有关证照携出公司的，由使用人填写表10证照借出登记表；经总经理签字确认后，方可借出使用。借出人员应对证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用

9、及相关责任。证照使用完毕，需归还并进行核销，证照专管员应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。印章保管登记表1章样：印章名称印章类别保管部门保管人签字接收日期年月日2章样：印章名称印章类别保管部门保管人签字接收日期年月日3章样：印章名称印章类别保管部门保管人签字接收日期年月日4章样：印章名称印章类别保管部门保管人签字接收日期年月日印章管理移交单印章全称责任管理单位移交原因移交人签字：年月曰印模:接管人签字：年月曰批准（监交）人签字：年月曰备注注：印章移交前，责任管理单位及移交人必须对印章接管人进行责任交底。印章使用审批表编号:申请部门申请时间申请人用章数用章资料名印章类型1.公章法人印鉴章

10、口合同专用章口财务专用章其他用章事由概述部门负责人意见：年月日副总经理意见：年月日总经理意见：年月日备注：审批此表时，使用人需附所需盖章的文件；本单由印章保管人留存，复印件由文件保管员负责留存。合同、协议印章使用审批表申请部门申请时间申请人用章数用章资料名印章类型1.公章口法人印鉴章合同专用章口财务专用章其他用章事由概述部门负责人意见：年月日财务部门意见：年月日法务部门意见：年月日总经理意见：年月日董事长意见：年月日备注：审批此表时，使用人需附所需盖章的文件；本单由印章保管人留存，复印件由文件保管员负责留存。印章使用登记表序号日期事由用章资料名用章数使用部门经办人批准人备注1234567891

11、0第11页共17页印章外借申请表借用部门：借用人：印章名称：借用时间：预计归还时间：借用事由:随同人：随同部门负责人意见：年月曰借用部门负责人意见：年月曰总经理意见：年月曰董事长意见：年月曰印章外借登记表序号外借时间外借事由用章资料名外借印章名称外借人随同人归还时间经办人签字备注12345678910第13页共17页停用印章收回登记表停用印章名称停用日期原保管部门移交时间接收时间移交人姓名接收人姓名停用原因用章模停印印部门负责人年月曰副总经理年月曰总经理年月日证照使用登记表序号日期证照名称用途使用人签字证照专管员签字123456第15页共17页证照借出登记表序号证照名称用途彳吏用人签字部门经理签字总经理签字借出日期归还日期证照专管员签字123456第16页共0页第17页共17页