机关业务培训讲稿:如何领会领导意图.docx

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1、机关业务培训讲稿:如何领会领导意图在经过一段时间的办公室工作后,小吴在卫生打扫、电话接打、来人接待、公文处理等方面都表现得很不错,得到了领导和同事的一致认可。慢慢地,领导们会让他起草一些常规性文稿,如工作月报、单位简报等,小吴都按时保质地完成了任务,其中有些文稿还透着新意,尤其是对单位开展的一些活动,能够抓住要点、突出亮点、展示特点。一天,单位主要领导把小吴叫到办公室,让他起草一篇讲话稿,说过两天出席一个版画展览开幕式要用,然后就让他出去了。从领导办公室出来后,小吴有些发懵,迟迟无从下笔。他既不知道活动的背景资料、组织过程、作者身份、作品风格,也不知道该艺术行业的发展状况、规律特点,更不了解领

2、导心中的想法和观点。在经过一番冥思苦想和搜肠刮肚之后,他勉强写出了一篇讲话稿呈交领导。领导很不满意,他也很沮丧。办公室的一位老同志看了一下他草拟的文稿,指出了症结所在:没有充分领会领导意图。一语惊醒梦中人。原来他只是自己一个人埋头用“黑功”,而写公文尤其是起草领导讲话这样重要的文稿,不仅要细听详记领导说出来的每一句话,还要多问多思,想办法弄清楚领导没有说出来的话,尤其是关于文章的主题、要点等核心问题,一定要请领导明确指示,否则会因把握不准行文主题而出现偏差,还会给领导留下不虚心、不用心的不良印象。在实际工作中,很多从事公文草拟的秘书人员,都会因为不能充分领会领导意图,草拟的公文得不到认可,长此

3、以往,不但领导觉得你才能有限,自己也会失去信心。经此一事后,小吴痛定思痛,认真学习总结了关于领导授意的知识,发现这还真不是一件“听听记记写写”的简单事,而是一门学问。一般人都认为“领导”指的就是单位负责人或者部门负责人,“领导授意”就是他们对秘书人员所做的各种交代。实际上还有一种“领导”,就是与本单位存在行政隶属关系或业务指导关系的上级机关、单位、部门、机构等,也就是说,“领导”既可以是“领导人二也可以是“领导机关”。领导的身份、地位不同,采用的授意方式也往往不同。领导人往往采用面授机宜的方式,即当面向秘书人员做各种交代;而领导机关往往采用书面通知的方式,即下发通知作出要求。书面通知式“领导授

4、意”较为清晰明确。领导机关会在通知中明确告知各种基本信息,如文种、主题、行文范围、完成时限等,受文单位可以从通知中明确知晓,何时向何单位提交何内容的何种公文,秘书人员只要按照要求起草即可。面授机宜式“领导授意”则要复杂一些。有的领导胸有丘壑、思维清晰,语言表达言简意赅,行为方式干脆利落,通常会一一交代,秘书人员要做的就是仔细聆听、详细记录,然后按照领导已经勾勒出来的主干,添枝加叶、组织成稿即可。而有的领导为了考验秘书,或者事出紧急,不会详细交代各种信息,甚至只用一句话就完成领导授意。这时就需要秘书人员一一落实清楚各种基础性信息,包括行文对象(给谁行文)、受文者与行文者的关系属性(与本单位是何关

5、系)、行文目的(为什么行文)、行文关涉的主体事项(所为何事)、行文主题(要表达的中心思想)、时限要求(何时完成)、时间范畴(比如半年总结、月报等要求的时间范畴就是半年、一个月)等。只有掌握了基础性信息,才能从宏观角度全面认识将要草拟的公文,从根本上明确行文基调,准确无误地抓住行文主题。经过认真梳理,小吴发现弄清领导意图的方法主要有四种:一看。主要适用于书面通知式领导授意,仔细研读文件精神是最好的领会意图的方法。二听。主要适用于面授机宜式领导授意,秘书不仅要做好全面记录,还要深刻领会领导语言背后的准确意图,并用简洁准确的语言加以表达。三问。主要适用于“一句话授意”的情况,对于领导没有详细交代而又

6、必须明确的事项,一定要问清楚,但是要注意方式方法。四想。要想真正弄清楚领导意图,必须动脑思考,即使领导授意再详细再完整,也需要深入思考深刻领会;一个高水平的秘书人员,往往不需要领导说太多就能领会其意图。“台上一分钟,台下十年功。”小吴认为领会领导授意也是这样,关键在于平时的观察、学习和积累。一是要对单位、机构、部门的性质和职能职责有足够的了解,对于其在机构体系内的坐标、与上下左右机构之间的关系有精准的把握。这是一个单位、机构、部门存在的根本,开展工作的依据,是起草公文的基调。二是要对单位的目标定位、施政方针、长期规划、短期目标、工作要点以及重要的时间节点、工作节点有足够的了解,这是一个单位开展

7、工作的指挥棒,为行文指明方向。了解了这些,在领会领导授意时,就会对行文主题有更好的把握,就会明白行文的主体事项在全年工作规划中处于何种位置,进展至何种程度,有何经验和成果,存在哪些问题和挑战,行文时就会有的放矢。三是要对与单位职能相关的政策法规、制度规定、领导讲话及行业动态有足够的了解。这些将影响单位目标定位、战略规划、工作要点的调整。四是要注意观察领导人的行事风格和语言风格,前者影响公文的内容,后者决定公文语言的表达方式。小吴认识到,领会领导授意的思维过程可以分为两个阶段:一是秘书思维阶段,即以秘书身份领会领导意图阶段,是执笔之前的探求阶段,需探求一些前提性、基础性问题的答案;二是领导思维阶段,即以领导身份领会领导意图阶段,是执笔之前的构思阶段,按照领导的意图、思维设计公文结构框架、要点难点、论点论据。自那之后,领导发现小吴进步很大。再交代他起草公文的时候,毋需多言,一点就透;对于没有交代清楚的事项,小吴总能在第一时间提出疑问向他求证;起草出来的公文言之有物、言之有理、言之有情,深得其心。

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