物业人员对外权责保密制度.docx

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1、(一)对外权责保密制度为规范物业整体运营秩序，保证物业各项工作有序开展，加强本部门各项业务的监督与管理，严格规范各岗位人员职权，杜绝各级人员及负责人提供与物业实际经营政策不符或超越职级权限的口头及书面承诺，恪守保密制度，特制订此管理规定。1 .权责制度(1)各级人员明确自己岗位的职责及权限，避免不实承诺或越权承诺。(2)各级人员均依据权责办理，具体实施时遇有困难或特殊事件发生，须向上一级人员请示处理。(3)各级人员均依据权责规定办理后需以口头或书面形式向上一级报告时。(4)任意事项，涉及两个部门以上权责时，按照领导指示执行。(5)与集团经营相关决策须有集团总裁批示，按要求执行。对与集团经营政策

2、相违背的行为及时予以纠正，若对物业造成损失或不良影响的按照集团制度追究责任，严肃处理。2 .关于下达指示执行制度(1)集团下达的各项指示文件及制度各部门要第一时间传达给员工。指示须按照文件执行并有反馈，制度须按照本项目实际情况完善后列入工作手册。(2)集团各分物业举行的活动各部门要积极响应，按照集团要求组织员工参加。(3)集团推送的有关各分物业活动的链接、文字，员H要按照要求及时转发微信朋友圈，在推送内容未过期的情况下不可私自删除。3 .物业保密管理方式(1)为了有效实施物业的保密制度，做到责权分明、有据可查，物业的保密管理采用责任中心制。(2)根据各保密事项的具体内容、知悉范围，确立保密责任

3、人，形成责任中心。责任中心的最高职级者为第一保密责任人，对管辖范围内的保密管理工作全权负责。(3)保密责任中心成员的责任包括维护和确保自己知情范围内的物业秘密的安全。帮助其他员工树立保守物业秘密的意识。监督自己责任范围内的保密工作执行情况，协助调查泄密事件等。(4)凡是责任中心内的涉密信息资料发生任何程度、任何范围的泄露情况，由责任中心第一责任人进行调查、汇报，并承担相应责任。(5)各责任中心全体成员对知情范围内的保密事项负责；各责任中心第一责任人对于责任中心内发生的一切泄密行为负责。(6)泄密事件处理遵循的程序推定责任中心内部成员与泄密事件有关。物业领导组织成立事件调查小组，由责任中心主要负

4、责人协同调查小组对事件进行调查。将调查结果(事件性质、相关责任人、秘密等级、扩散范围、造成后果等)及处理意见上报物业经理，由总经理根据实际情况做出处理决定。任何的泄密情况，必须一查到底，决不姑息。对于违反相关规定，未按制度要求处理此类事件的分物业、部门及个人，集团将予以通报批评，并作扣分处理。因工作过错给集团带来损失、造成影响的行为，不仅要对员工本人进行依规处理，并且按照集团三级”问责制度要求，要追究其职级以上“两级”直管领导的管理责任。4.保密规范(1)全体员工都要从物业整体利益出发，在日常工作中树立保密意识，慎言慎行。办公电脑要设置密码，未经电脑所有人同意不得私自使用。员工U盘或移动硬盘如

5、存有与物业相关管理资料、交易资料、技术资料、经营资料等要妥善保管，不能随意借出、在其他电脑设备上使用。解除劳动关系，或者企业提出要求时，应全部返还上交，不得将这些载体及其复制件擅自保留或交给其他任何企业或个人。(2)员工不应打听超出自身知情范围的涉密信息，也不允许将涉密信息资料泄露给知情范围以外人员。在对外交往与合作中需要提供物业秘密事项的，应当经过知密范围内最高职级领导批准。非物业员工(包括已经离职的员工)不得在物业办公区域逗留，只能在会议室进行商务交流。(3)员工在收发、传递物业秘密信息资料时，严格控制在物业规定的范围以内，并采取必要的安全措施。不在无保密保障的场所阅办或保存涉密文件、资料

6、，不私自留存涉密文件及资料；不擅自销毁统一管理的涉密文件及资料。(4)保守物业管理秘密，包括财务资料、人事资料、工资薪酬福利资料、培训资料、各项规章制度、管理手册、业务相关的函电及邮件信息、法律事务信息等；保守企业的交易秘密，包括商品产、供、销渠道，采购资料，物流资料，客户名单及信息，买卖意向，成交或商谈的价格，商品性能、质量、数量、交货日期等；保守企业的经营秘密，包括经营方针，投资决策意向，产品服务定价，市场分析，广告策略等；保守企业的技术秘密，包括业务流程、工作手册、计算机程序、各项技术数据等。(5)属于物业秘密不对无关人员开放的场所、部位，应当采取保密措施，除依照规定经过批准外，不得擅自

7、决定对外开放或者扩大开放范围。(6)严格执行涉密文件复印、抄录、管理等各项规定，不擅自复制、复印、扫描、传真涉密文件或扩大涉密文件的知悉范围。员工在查阅或复制涉密资料时，都需要经过责任中心负责人书面批准，并征得资料保管人的同意。(7)不向第三方以包括电话、传真、邮件、网络、微信等在内的任何形式公布或散发企业秘密。(8)不在公共场所、私人交往中(包括家属亲友)谈论企业秘密。不带无关人员进入企业保密部位、涉密场所。(9)不外传企业的信息载体，包括因职务上的需要所持有或保管的一切记录有企业秘密信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、移动硬盘、光盘、仪器以及其他任何形式的载体。无论这些秘密信息

8、有无商业上的价值。(10)任何员工发现物业秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告有关经理；有关经理接到报告后，应当立即作出处理。(11)员工离职后须签署员工离职保密承诺书，在解除或终止劳动合同后，不向第三方公开完整或部分企业所拥有的未被公众知悉的技术秘密和商业秘密。在物业任职期间创作的产品设计图、计算机软件、完成的发明创造、完成的产品成果等均为物业所有。本人承诺离开物业后不将上述工作成果故意泄露、出卖或转让给其他任何企业、组织或个人。离开物业后，不利用任何非法途径访问物业的内网或IT系统，也不以任何形式对物业现有系统进行破坏或蓄意修改5.对外信息发布管理(1)不得对外发布与

9、集团实际情况不符或未经各级领导确认的信息及各项内部规章制度。禁止员工以任何形式私自接受记者采访或回复媒体报道，如遇记者采访请求，无论正面、负面均需第一时间上报。(2)坚持请示汇报制度，各分物业、部门内部规章制度发布，应由起草部门(个人)发起，逐级上报至分物业、部门负责人。(3)明确责任落实，各级审批部门(个人)做好批阅H作，对经办事项要严格审查，签字确认并存档。(4)对于影响广泛、决策重大的各类事项，应报集团决策层领导审批。(6)增强对外信息管控意识，不得私自接受媒体或相关行政部门的采访及询问，遇此情况，需灵活应对并第一时间上报。(7)加强部门员工管理，不得以任何方式对集团尚未公布的内部信息进行猜测、讨论、传播。(8)要求进一步学习集团一体化管理规程第五章关于请示报告制度中的相关规定及集团下发的中一办2016第010号文件关于媒体报道事件应急预案的通知中的内容。(9)对于违反相关规定沫按制度要求处理此类事件的分物业、部门及个人，集团将予以通报批评，并作扣分处理。产生不良影响的，将视情节严重性另行处理。