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1、莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴、证照管理制度第一条目的为规范莆田市湄洲妈祖慈善基金会(以下简称“基金会”)各类印鉴、证照的管理,合理、有效地予以使用,杜绝印鉴、证照被人盗用和各种不规范操作的现象,造成不良的影响及损失,特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于基金会所有员工。第三条印鉴管理一、印鉴类别及使用范围(一)公章:按法定程序经工商综合办公室门注册登记,在所在地公安部门登记备案,对外具有法人效用的正式印章。主要用于以单位名义(企、事业)发出的公文、公函、协议、报表、通知、申请、介绍信、证书、奖状、出具的证明及其他有关材料等。(二)法人章:刻有单位(企、事业)法人名字的具有法律效应的印章。主要
2、用于法人代表授权证书、人事劳动合同、银行汇票、现金支票等。(三)财务章包括:财务专用章、发票专用章等。二、管理机构(一)基金会办公室负责公章、法人章、等印鉴的归口管理。主要职责包括:根据基金会需要,确定印鉴的类别、使用范围;负责印鉴的刻制、保管、废止、回收及销毁等;制定基金会印鉴管理的规章制度和监督、检查印鉴管理制度的执行情况。1 .公章:莆田市湄洲妈祖慈善基金会公章2 .法人章:莆田市湄洲妈祖慈善基金会法人章。(二)基金会财务人员负责各类财务专用印鉴的归口管理。三、印鉴的保管及使用(一)基金会办公室对印鉴实行专人保管,平日随用随锁。印鉴保管人不得擅自将印鉴委托他人代管代用,必须委托的须经秘书
3、长批准后执行。(二)基金会财务章由秘书长指定财务人员专人保管,且法人章(银行印鉴专用)和财务专用章须分开保管。(三)严禁任何人员未经印鉴保管人同意,擅自取用印鉴。(四)印鉴如遇到遗失、损毁和被盗等情况时,经秘书长批准后,由印鉴保管人负责办理重新制作等相关事宜。(五)印鉴保管人离、调职时,须办理印鉴交接手续。(六)使用印鉴前必须填写莆田市湄洲妈祖慈善基金印鉴(证照)使用登记薄(附件一),经秘书长审批后,由印鉴保管人统一施印并备案。(七)印鉴保管人施印前应对申请用印的材料进行审核,并有权对用印申请所选的印鉴种类提出质询,严禁在任何空白的材料上施印。(八)外单位人员要求施印时,必须由秘书长代办或陪同
4、下方可施印。(九)印鉴原则上不得外带使用,如有特殊情况须外借的,须经秘书长批准后执行。(+)印鉴遗失、损毁或被盗,在新印鉴使用前,由印鉴保管人负责通知各人员。四、印鉴的刻制及废止(一)基金会办公室负责对印鉴刻制、添制(改制)及废止的管理,由印鉴保管人负责填写莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴登记表(附件二),经秘书长审核,理事长审批,方可至相关定点刻章处进行刻制。(二)由于机构变更或其他原因废止的印鉴,由基金会办公室负责保管,除特殊需要,废止的印鉴原则上保存三年,其中废止的公章须长期保存。第四条证照管理一、证照类别机构证照包括:法人登记证书(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、税务登记证、开户许
5、可证、机构信用代码证、IC卡、社会保险登记证及其他证件。二、证照管理(一)基金会办公室负责证照的申报、注册、变更、年检等相关手续的办理,并指派专人保管证照。(二)基金会各人员使用或借阅各类证照前,须填写莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴(证照)使用登记薄(附件一),并注明归还日期(不得超过3个工作日),经秘书长审批后,由证照保管人负责登记备案。(三)证照在外借过程中如出现损坏或丢失,应出具书面情况说明,经秘书长审批,由基金会办公室负责办理证照的挂失和补办手续,并将情况上报理事长。(四)证照保管人离、调职时,须办理证照交接手续。第五条严禁私自刻制印鉴。第六条违反印鉴刻制、保管、使用规定,视情节和后果追
6、究责任人的行政和经济责任,触犯刑律者,提请司法机关依法追究法律责任。第七条因个人原因误用、滥用或超范围使用印鉴而造成公司重大损失的,依据理事会的决议对有关当事人予以处理。第八条本制度解释权属基金会秘书处,经基金会理事会审议通过,自公布之日起执行。莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴、证照使用登记薄序号申请日期申请部门申请人印鉴(证照)使用用途及事由印鉴(证照)类别使用日期归还日期经办人备注1234567891011121314莆田市湄洲妈祖慈善基金会印鉴登记表登记日期:名称:年月日种类:用途:制成日期:印章材质:印制人:年月日(印模)废止日期:废止理由:年月日备注:秘书长审核:年月日理事长审批:年月日