记录控制程序.docx

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1、记录控制程序版本更改类型生效日期更改内容会签部门：品质：工程：采购：业务：研发：DCC：生产：PMC：行政：财务：制作：审核：批准：1、目的对质量和环境管理体系运行记录进行有效的控制与管理，以此作为公司质量/环境管理体系有效运行的证据，并为产品的设计和生产、与产品相关的服务的可追溯性及采取纠正与预防措施提供依据。2、范围适应于本公司质量和环境管理体系运作记录的控制和管理。3、定义（无）4、职责4.1 TQM（全面质量管理）部负责对经批准后的表单编号进行统一确认。4.2 各相关部门负责记录表单的编写、收集与管理。5、参考文件文件控制程序6、内容6.1记录控制流程图（见附件一）6. 2记录表单之编

2、号格式参照文件控制程序进行作业。6.3记录表单的制订，修订，发行，使用，储存，作废及销毁等流程参见6.1实施，具体作业参照文件控制程序。6.4质量管理记录之区分6.4.1日常质量检验及异常处理之相关记录。6.4.2质量信息系统管制之处理记录。6.4.3各类质量稽核活动之记录。6.4.4客户抱怨处理之记录。6.4.5制程活动相关记录。6.4.6资材系统作业相关记录。6.4.7制造工程相关记录。6.4.8人力资源相关记录。6.4.9高层经营策略相关记录。64.10试验、仪校相关记录。6.4.11质量管理审查记录。6.4.12其它与质量管理有关之记录。6.5环境管理记录之区分6.5.1环境法令，相关

3、规定及其他要求事项之标准及查核汇整之记录。6.5.2外部团体申诉及沟通记录。6.5.3环境管理体系教育训练记录。6.5.4与环境管理相关的产品信息。6.5.5稽核及环境设备维护及校正记录。6.5.6外包商或供货商所提供的有关产品或服务之环境活动相关信息记录。6.5.7偶发及紧急意外事件之记录。6.5.8环境禁用物质相关记录。6.5.9环境管理审查记录。6.5.10其它与环境管理有关之记录。6.6记录表单的设计6.6.1各部门根据公司质量和环境体系运行的要求和本部门记录活动的需要，自行设计相关的记录表单。6. 6.2各部门自行设计完成的记录表单或随附于文件的表单，由本部门主管首先进行审核。6.7

4、 记录表单的申请1. 7.1各部门根据需要设计的记录表单，由部门主管审核后提交TQM部确认，并经管理代表批准定稿后，由相关部门向TQM部申请增加或换版。6. 7.2相关部门设计的记录表单经管理者代表确认后，TQM部通知申请部门执行申请。相关部门填写文件申请表说明申请原因和用途以及该表单使用时须分发的范围，并在“内容描述”栏说明是否需印刷、印刷副联数量及副联颜色，然后将申请表提交TQM部确认，经管理代表批准生效。6.8 记录表单审核，确认记录表单内容由相关部门主管审核其适用性，TQM及管理者代表确认其格式。6.9 记录表单注册登记与编号相关部门申请记录表单的内容、格式经TQM部确认、管理者代表批

5、准后，由TQM部进行注册登记并统一编制表单编码，记录表单编号规则参照文件控制程序进行作业。6. 10记录表单发行使用记录表单经核准后，由使用部门发行使用。6.11记录表单的管理要求1. 1Ll记录应具有系统性，能完整地反映质量和环境运行的状况、过程、产品的质量、环保状态等。6. 11.2记录能同时满足内部质量管理、环保要求、外部顾客及相关方的要求。7. 11.3记录应具备可追溯性，能为分析产品质量和环保要求提供充分可靠的依据。8. 11.4记录的图表单式应遵循设计合理、填写简便、反映清晰、方便检查的原则。9. 11.5手工填写的记录必须工整、清晰。6.11.6记录人员应及时、准确、完整地记载信

6、息，字迹清晰可辩；若有更改，不得涂复，应在被更改处划线条示之,在旁边填上需更改的内容及更改日期，并签名，以示负责。6.12记录表单的存盘管理6.12.1DCC（文件管理中心）保存一份各部门质量/环境记录的表单的电子样板，以备查对和追溯。6.12.2记录由各部门自行保管，各部门必须将记录存放于适宜的环境，不能受潮或遭受其它的损坏和破坏，以确保记录的完整性。6.12.3相关人员记录或审核签名时应签注日期，记录一般应在每月的13日收集，特殊情况应实时收集。各部门对记录进行分类归档，编制文件索引目录以方便查找。6.12.4TQM部建立记录表单控制表登记各部门记录表单的名称、编号、保存期限。6.13记录表单的检索6.13.1各部门记录管理人员应在记录发行日起将记录登录于文件索引目录，以便检索。6.13.2记录仅供本公司有关人员查阅，查阅时不得标识、涂改和损坏；外部人员未经许可不得查阅。6.13.3在合同有要求时，记录可提供给顾客或其代表查阅。6.14记录表单的保存/销毁处理6.14.1各部门记录的保存期限按记录表单控制表上的规定执行。6.14.2凡超出期限的质量/环境记录，由各部门进行明确标识并经部门负责人核准后，统一交TQM部确认，经管理者代表批准，作统一销毁或明确标识后另作它用。7、相关记录记录表单控制表文件申请表文件索引目录文件发放登记表8、附件附件一：记录控制流程图