机械厂采购作业流程提高完善公司供应链服务与管控能力.docx

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1、采购作业流程文件编号TGPR20101118-3修订及生效日期修订次数编订人审核人批准人OI、目的：规范采购作业流程及审批程序、提高采购作业效率与效能、满足公司及时对外部物料等供应的需求、使采购总成本最小化、完善采购供应物流管理、完善对供应商的管理、提高采购竞争力、提高完善供应链服务与管控能力，从而促进公司整体管理水平的提高与公司经营效益的提高。2、定义：2.1、 需求申购：是指公司内各部门依据当时或未来近段时间内，为了能使本部门正常运营、维护和管理本部门所有活动处于最有利位置的所需货物（服务、能力和知识）（必须从外部目标市场获得的）时，及时或提前以标准的书面方式提出需求申请，并经相关管理人员

2、审批签名后及时报送给采购工作人员的过程。2.2、 从传统或狭义上讲，采购：是指一个组织（如：公司）从目标市场取得满足质量、数量和价格要求的相应资源的购买过程，即包括确定采购需求、选定供应商、谈妥价格、确定交货及相关条件、签订合同并按要求收货付款。2.3、 从现代或广义上讲，采购：是指买方（如：公司）从外部目标市场（供应商）获得的使运营、维护和管理公司的所有活动处于最有利位置的所有货物（或服务、能力和知识）的过程。3、适用范围：本公司及与其有发生采购业务往来的外部目标（如：供应商）及其相关工作人员。4、采购作业流程：4.1、 需求申购审批程序：1.1、 1、需求申购审批流程图（详见：图表1）：1

3、.2、 2、需求申购审批描述：4.121、 销售（或销售安全库存）订单对生产物料（主要是用于产品上）需求的申购计划：主要是依据销售部门提供的“销售订单”来制定“订单生产物料需求计划表”（计划员经认真核算无误后，必须要取得“原辅料库”或“产成品库”扣减“可利用库存量”，再经生产总监审批后，报送供应部经理分配采购任务）；4.122、 安全库存对物料（既有用于产品上，也有用于办公、后勤等服务上）需求的申购计划：原辅料库依据物料安全库存表内容安排12次/月批量申购，经仓储科长审批后，报送供应经理分配采购任务；4.123、 机台等设备需求申购计划：公司内所有部门内由于业务量的增加对设备的增加或设备更新所

4、需时，填写“申购单”，经各部门负责人审核，经总经理批准后，再报送供应部经理分配采购任务。4.124、 紧急情况下对物料需求申购：可以经总经理或供应部经理直接电话或口头受权分配采购员执行采购任务。事后，采购员必须及时要求相关部门补齐申购手续。4.125、 5订单生产物料需求计划表、其它需求申购单使用说明：一式四份（第一联：需求部门，第二联：采购，第三联：仓库，第四联：财务）；需求部门填写完整后，到相关部门签名时，该部门就留下该部门的联次（财务联：由仓库先留下，有待采购入库后，与“采购入库单”一起粘贴再报送财务部）。4.2、 采购作业流程图（详见：图表2）：4.2.2、 采购作业流程描述：4.22

5、1、物料需求申购：参照以上“4.1”o422.2、 采购计划：依据各部门（特别是生产部门）对物料的需求（如：年需求、月需求、周需求、甚至日需求），主要是参考各部门提供的订单生产物料需求计划表与其它需求申购单的内容，及供应市场情况与公司资金状况、原辅料库库容情况、原辅料库存表等来做综合性的采购计划的。422.3、 筛选供应商（采购报价）：422.3.1、 当作好采购计划后，供应部采购工作人员首先必须依据现有供应商资料进行综合（供应商业绩、产品质量、技术服务能力、开发能力、交期、物流能力、财务状况、付款方式、价格、信誉等）对比（至少选择三家对比）；当在供应商资料表中没有供应的物料时，必须采取多种方

6、法通过多种渠道开发新供应商并进行综合评审后确定为合格供应商。同时生成“采购报价单”。1.1.232、 开发供应商：平时，依据公司开发部门的新产品的开发所需新材料的预计情况及淘汰不合格供应商所需，而要作好新供应商的开发工作。1.1.233、 供应商评选的操作步骤（供应商评选标准一般应该参考的方面：供应商的业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、物流能力、客户满意度、交货协议等）：详见图表3o42234、供应商的管理：要管理好现有供应商就必须建立供应商考核管理制度，再依据考核（供应商考核评分表：详见图表5）结果对现有供应商采取“优胜劣汰”或培养等措施与方法，来提高对供应商的管理

7、水平。4.224、 采购合同/订单管理：4.224.1、 签订采购合同：合格长期合作的供应商供货（特别是主材供应商），采购员必须要求对方签订长期合作的“采购长期合同”，或单批次（未形成长期合作）的“采购合同”（具体内容参考：采购合同样式）。4.224.2、 签订采购订单：依据“采购报价”审批结果生成“采购合同/订单”，并经审批盖公章后及时传送给相应供应商，并分发给仓储科、品管部（主要是物料检验要求）、财务部O4.224.3、 采购合同/订单的存档管理：依据每次签订的采购合同/订单必须分门别类地给予造册标识管理。4.225、 采购进货：4.225.1、 采购进货的方式：委托运输（第三方物流公司）

8、进货难度与风险大时的首选进货方式，供应商送货进货难度与风险小时的首选进货方式，自提货一般在需求紧急或现金或数量少或路程近的物料采购进货方式。4.225.2、 采购进货跟踪：一般要建立“采购进货进度表”，及时跟踪采购进货实况，并及时与供应商保持联系，把进货实况及时反馈给需求部门，以减少甚至杜绝缺断货而影响公司正常运营。4.2.253、 采购进货的验收（具体参考“品管部门对采购进货的检验标准”与“原辅料仓库对采购进货的要求”）：4.2.253.1、 依据采购进货采取不同的方式，验收的方法与地点也不同。4.2.253.2、 依据采购不同的物料采取验收的方式与方法也不同。422.6、 采购付款：422

9、.6.261、 付款的种类：现金、转帐、汇票；或现金、预付（全额与分期）与月结转帐等。422.6.262、 采购货款：采购工作人员要按公司财务“采购付款管理”要求配合财务部门对采购货款认真详细地进行核对，并及时跟踪采购进货货款的支付实况。422.7、 采购信息数据汇总统计分析：最后，收集各时段的采购作业产生所有有关采购信息数据，采取一定方法进行汇总统计分析，逐步改善采购作业管理水平。422.8、 流程执行措施：422.8.261、 采购作业点纳入“岗位工作绩效考核”（详见供应部岗位工作绩效量化考核管理办法），并给予“采购作业流程”再培训指导教育。422.8.262、 工作人员被发现或被投诉有商

10、业贿赂或“采购暗箱操作”等不良操作行为时，经核实（视情况的严重性），给予经济处罚300-1000元人民币并给予相应行政处分通报执行，或送交公安机关处理。不管严重性如何都取消直接当事者当月绩效考核奖。5、附件：主要用到的一些表单（如：订单生产物料需求计划表、其它需求申购单、采购报价单、采购合同、采购订单、采购收货通知单、采购入库单、请款单等）。6、本规定经批准人签名后即日生效。7、本规定的解释与修改权归属供应部所有。8、呈送：董事长、总经理，分发各部门，人资部存档，供应部张贴。需求申购审批流程图工作重点简述要用到的表单责任部门/岗位完成时间1需求申购计划1、需求申购计划要本着实事求是的原则；2、

11、订单生产物料需求计划表、其它需求申购单填写内容要求完整齐全订单生产物料需求用购计划表、其它需求申购单、库存表、采购周期表需求部门申请人于当天下午14点之前送交需求部门负责人12填写需求申购内容重点审核“需求”的必要性与合理性订单生产物料需求申购计划表、其它需求申购单需求部门负责人1个工作日（特殊需要可延长）3需求部门审核仓库管理员必须详细核查库存情况，对有可利用部分库存物料必须给予扣除库存量订单生产物料需求申购计划表、其它需求申购单、库存表仓库当日4核查库存状况重点复核“需求计划”的合理性与可替代性、采购时点的合理性、要否再报批准订单生产物料需求申购计划表、其它需求申购单、库存表供应部负责人当

12、日5分配采购任务重点批示要否有必要采购，或采购时点是否合理，或增加大批量采购，或指定供应商进货订单生产物料需求申购计划表、其它需求申购单总经理12个工作日（特殊情况可延长或由委托人代批准或电话受权）6免批准7批准重点核对填写内容与审批手续完整齐全与否；合理分配采购任务订单生产物料需求用购计划表、其它需求申购单、库存表采购工作人员及时进货（最好是不延迟/不提前）8进入采购作业需求申购审批流程图（图表1）采购作业流程图作业重点简述要用到的表单责任部门/岗位完成时间1需求申购3采购计划11、“需求申购单据”填写要求完整、审批手续要求齐全；2、仓库管理员必须核查库存情况；3、要依据申购需求的“紧急性、

13、重要性、常用性、市场紧缺性、公司资金情况、当前依据库存状况等”来进行合理的作采购计划。订单生产物料需求计划表、其它需求申购单、库存表、采购计划表、采购周期表需求部门、仓库于当天下午16点之前送交采购/2库存表/采购工作人员当天4新供应商开发5筛选供应商1、本着“性价比高、交货及时、同等条件下旧供应商优先”的原则来选定供应商；2、本着“互利互惠、遵纪守法”的原则来签订规范化的采购合同；3、“采购合同管理”要“档案化管理”；4、支付预付款时，手续要办完整齐全；5、“供应商管理”要有考评体系O报价单、采购合同、采购合同管理登记表、请款单、供应商基本资料表、供应商管理考评记录表、新供应商开发记录表1-

14、4个工作日（特殊需要可延长）17采购合同管理6签订采购合同1个工作日8预付款支付9供应商A10供应商管理采购工作人员、财务部、供应商1个工作日111采购进货跟踪I1、注意采购进货的及时性；2、采购跟踪的积极性；3、采购进货质与量的管控；4、尽量选择“第三方物流或供应商送货”，特殊需要时才选择“自提货”采购合同、采购进货跟踪表、承运商基本资料表、送货清单、承运单、IQC检验报告单、入库单采购工作人员依交期而定12采购进货A13进货承运管理采购工作人员、供应商、承运商及时进货（最好是不延迟/不提前）J141QC检验品管部1-6个工作日15入库管理仓库管理员当天16采购付款1、采购付款时，手续要办理完整齐全；2、每份采购合同货款付清后，必须关闭合同管理采购合同/订单、入库单、送货清单、请款单等采购工作人员、财务部依“采购合同”17采购作业数据汇总分析注意：采购相关数据收集要完整齐全有效以上所有表单、采购信息数据统计分析表每月统计分析一次。次月IO日之前采购作业流程图（图表2）物料类别需求部门执行部门编码名称具体物料名称举例计划/申购分配采购任务采购报价签订5E购合同/订单传发采购合同/订单填写审核批准报价审核复核批准拟订审核批准A订单类电机类（如：减速机、风机、