公司企业通讯工具管理制度.docx

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1、通讯工具管理制度通讯工具管理制度1目的和适用范围1. 1规范通讯工具的使用,保证信息的准确清晰传达,提高经营管理效率和确保公司机密不外泄。L2通讯工具包括景区电话、传真、对讲设备、工作微信群与QQ群等2景区电话管理2. 1景区电话主要用于与外界沟通、方便开展业务之用,不允许员工在单位内打私人电话。3. 2打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。2. 3总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂机。2.4总机接听外线电话的标准用语为:“您好,XX景区”;当对方告之分机电话时,说:“请稍等”;分机占线时,说:“电话占线,请稍后再打”;接听内线电话的用语为:“您好,总机”;其他内

2、容视情况问答,要求是规范、简洁、礼貌。3传真机管理3. 1景区或部门配备的传真机,主要是为了加快平面信息(包括:技术资料、信函等)的传送。一般的信息,可用电话交流。3.2 景区的传真机由专人负责管理和操作和维护,向外发传真应经部门领导同意后方可使用。3.3 负责使用和管理传真机的人员,在接到外来传真时,应及时向有关人员传递,不得延误。4对讲设备管理4. 1对讲设备是景区配备给保安人员、餐饮部门和其他主要管理人员的工作用具,使用人员要爱惜使用,认真保管。4.2对讲设备要分配到人,专人使用,专人保管。谁使用、谁保管,谁丢失、谁损坏、谁赔偿。4.3对讲机频道频率要保密,原则上每年调整一次。4. 4对

3、讲设备不准借与外来人员使用。4.5 对讲设备需时刻保持可用状杰,不得以未充电、未带等原因做借口,违者按照员工处罚规定处理。4.6 对讲设备要爱惜使用,不要违规使用、操作。4. 7建立对讲设备交接使用记录,由行政部门负责监管。5微信/QQ工作群管理5. 1建立微信/QQ工作群是为了加强工作信息沟通联络,提高工作效率。5. 2不同工作群应明确指定相应工作群名,明确应加人员、发布内容及群管理员。5.5 群成员一律实名制,非实名制由群管理员提醒修改,命名规则:部门+姓名;例如:“销售部-张三“。5.6 严格保守景区机密,对业务通报、群内信息、工作内容等敏感信息严禁转发给非相关人员,一经发现则按照员工处罚条例进行处罚。5.5导人在群里下达的当天需要完成或者解决的问题,相关责任人必须在网络畅通的情况下马上予以5.6禁止在群内发布不良倾向、色情、赌博、病毒链接、无关商业广告及其他有害信息;禁止诋毁景区及其各部门和员工形象,一经发现则按照相关条例进行处罚。5.7如果群内成员不听从群管理、执意退群,则以警告处分,退群带来的后果个人承担。5.8对于景区对外的分享信息,每人均有义务分享到朋友圈增加活动效果和景区影响力。

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