工程文件立卷.docx

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1、工程文件立卷5.1 立卷流程、原则和方法5.1.1立卷应按下列流程进行:1对属于归档范围的工程文件进行分类,确定归入案卷的文件材料;2对卷内文件材料进行排列、编目、装订(或装盒);3排列所有案卷,形成案卷目录。5.1.2立卷应遵循下列原则:1立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;2工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序,按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷,并可根据数量多少组成一卷或多卷;3一项建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程立卷;4不同载体的文件应分别立卷。5.1.3立卷应采用

2、下列方法:1工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷;2监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷;3施工文件应按单位工程、分部(分项)工程进行立卷;4竣工图应按单位工程分专业进行立卷;5竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷;6电子文件立卷时,每个工程(项目)应建立多级文件夹,应与纸质文件在案卷设置上一致,并应建立相应的标识关系;7声像资料应按建设工程各阶段立卷,重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷,声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。5. 1.4施工文件的立卷应符合下列要求:1专业承(分)包施工的分部、子分部(分项)工程应分别单独立卷;2室外工程应按室外建筑环境和

3、室外安装工程单独立卷;3当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时,可按建设工程立卷。5.1.5不同幅面的工程图纸,应统一折叠成A4幅面(297rnX210mm)0应图面朝内,首先沿标题栏的短边方向以W形折叠,然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠,并使标题栏露在外面。5.1.6 案卷不宜过厚,文字材料卷厚度不宜超过20mm,图纸卷厚度不宜超过50mmo5.1.7 案卷内不应有重份文件。印刷成册的工程文件宜保持原状。5.1.8建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。5.2卷内文件排列5.2.1卷内文件应按本规范附录A和附录B的类别和顺序排列。5.2.2文字材料应按事项、专业顺序排列。同

4、一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开,并应按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列。5.2.3图纸应按专业排列,同专业图纸应按图号顺序排列。5.2.4当案卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料应排在前面,图纸应排在后面。5.3案卷编目5. 3.1编制卷内文件页号应符合下列规定:1 卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。2 页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3 成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。

5、4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5. 3.2卷内目录的编制应符合下列规定:1 卷内目录排列在卷内文件首页之前,式样宜符合本规范附录C的要求。2 序号应以一份文件为单位编写,用阿拉伯数字从1依次标注;3 责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时,应选择两个主要责任者,其余用“等”代替。4 文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号,或设备、项目代号。5 文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时,应根据内容拟写标题,拟写标题外应加“”符号。6 日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期,竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示,“月”和“日”应分别用两位数

6、字表示。7页次应填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件应填写起止页号。7 备注应填写需要说明的问题。5. 3.3卷内备考表的编制应符合下列规定:1 卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后,式样宜符合本规范附录D的要求;2 卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明;3 立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名;年、月、日应按立卷、审核时间填写。5. 3.4案卷封面的编制应符合下列规定:1 案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合本规范附录E的要求。2 案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、

7、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。3 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。4 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。5 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。6 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。7 保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时,该案卷保管期限应从长。8 密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时,应以高密级为本卷密级。5.3.5编写案卷题名,应符合下列规定:1建筑工程案卷题名应包括工程名称

8、(含单位工程名称)、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容;当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时,应以正式名称为工程名称,建设单位名称可省略;必要时可增加工程地址内容;2道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容;必要时可增加工程地址内容;3地下管线工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、专业管线名称和卷内文件概要等内容;必要时可增加工程地址内容;4卷内文件概要应符合本规范附录A中所列案卷内容(标题)的要求;5外文资料的题名及主要内容应译成中文。5.3.6案卷脊背应由档号、案卷题名构成,由档案保管单位填写;式样宜符合本规范附录

9、F的规定。5.3.7卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作,幅面应统一采用A4幅面。5.4 案卷装订与装具5. 4.1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。装订时不应破坏文件的内容,并应保持整齐、牢固,便于保管和利用。6. 4.2案卷装具可采用卷盒、卷夹两种形式,并应符合下列规定:1 卷盒的外表尺寸应为310mmX220mn,厚度可为20、30、40、50mmo2 卷夹的外表尺寸应为310mmX220mn,厚度宜为20mm30mm03 卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。5.5 案卷目录编制5. 5.1案卷应按本规范附录A和附录B的类别和顺序排列。1案卷目录式样宜符合本规范附录G的要求;2编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者;3编制日期应填写完成立卷工作的日期。

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