会议管理培训课件.pptx

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1、会议管理培训课件会议管理培训课件培训目标：培训目标：1、知道有效会议的原则，学会使 用会议组织工具 2、工作中运用会议管理管理会议导言导言 提问：你会开会吗？提问：你会开会吗？ 自测题自测题(附件附件1) 12241224分：需要全面注意你的技巧。当你分：需要全面注意你的技巧。当你参加会议时，始终要有明确的目的，并争参加会议时，始终要有明确的目的，并争取达到目标取达到目标 25362536分：你在会议中表现得比较好，但分：你在会议中表现得比较好，但某些技巧需要进一步改进某些技巧需要进一步改进 37483748分：在会议中你表现得较好，但不分：在会议中你表现得较好，但不要自满，继续为你参加的每个

2、会议作好准要自满，继续为你参加的每个会议作好准备备会议成本 提问提问: : 会议有成本吗会议有成本吗? ?主要包括哪些成本主要包括哪些成本? ? 会议成本分为时间成本、直接会议成本会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本和效率损失成本3 3种。会议成本是非常可观的一种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。万不可等闲视之。会议的时间成本会议的时间成本直接的会议成本直接的会议成本效率损失成本效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管

3、理效率的下降。由于这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下本。效率损失成本包括以下3 3种情况：种情况： 一位企业的老总曾经这样说过：一位企业的老总曾经这样说过：“我如果不是在开会，我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。就是在去往下一个会议的路上。”这样的表述未免有些夸这样的表述未免有些夸张，但是却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所张，但是却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所占的比重。尽管会议沟通会带来必要的人、财、物等方面占的比重。尽管会议沟通会带来必要的人、财、物等方

4、面的消耗，但是却有利于快速达成某项协议，大大提高工作的消耗，但是却有利于快速达成某项协议，大大提高工作效率。效率。 讨论：什么情况下要开会？哪些情况下不开会？会议理由有些情况下是可以不开会的有些情况下是可以不开会的只涉及个别成员的主题，可以一对一处理只涉及个别成员的主题，可以一对一处理你没有时间准备会议（组织者或参会者）你没有时间准备会议（组织者或参会者）有一些更有效的交流方式，如有一些更有效的交流方式，如E-mailE-mail、备忘录、电、备忘录、电话等话等拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、一致的理解一致的理解能有适当的人选有效的解决问

5、题能有适当的人选有效的解决问题估计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员估计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员没到位，观点对立较强烈，相关人员正处在火头上没到位，观点对立较强烈，相关人员正处在火头上，会议易受干扰，参会者没有积极性），会议易受干扰，参会者没有积极性） _常见的开会的理由：常见的开会的理由： 需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划 帮助某个人作决定帮助某个人作决定 情况通报情况通报 获得或收集信息获得或收集信息 解决需不同部门成员协调的问题解决需不同部门成员协调的问题 消除组织内成员的抱怨和牢骚消除组织内成员的

6、抱怨和牢骚 讨论新的构思，或创造新的想法讨论新的构思，或创造新的想法 _ _会议的通病会议的通病效率不高效率不高 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。得我们思考。会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现项项 次次原因原因具体表现具体表现（1 1）时间时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2 2）地点地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，

7、无法正常进行。会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3 3）开会对象的选择开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。会议意图。（5 5）参会者的技能参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。败。（6 6）会议的准备工作会议的准备工作开会前没有通知与

8、会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7 7）开会的原因、目开会的原因、目的和结果的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。议毫无意义、宣告失败。 会议规范包含会议规范包含3 3个部分：个部分： 会议时间安排的规范会议时间安排的规范 固定的会议流程规范固定的会议流程规范 会议规范本身。会议规范本身。会议规范会议规范固定的会议流程规范固定的会议流程规范固定的会议规范流程固定的会议规范流程 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。固定的

9、会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。记录人。 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。息；产生主意、做决定、确认行动；

10、总结。 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。固定的会议流程规范固定的会议流程规范 两个基本点两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。是，它们却是保证会议成败的关键。 所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的

11、跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。选等。固定的会议流程规范固定的会议流程规范会议规范本身会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：款：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。参会人的开会时间。超过超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。

12、所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸黑脸”。会议结束会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方

13、监控，以保证会议质量。必要时请第三方监控，以保证会议质量。高效会议的八大特征如何进行有效的会议如何进行有效的会议如何进行有效的会议如何进行有效的会议 提供一些基本要素：提供一些基本要素： 充分的准备：充分的准备：4W4W要素（要素（WhyWhy、When When 、WhoWho领导、主持人、记领导、主持人、记录录 、 Where Where ），座位安排、准备会议用品及资料语），座位安排、准备会议用品及资料语 明确的目标：会议目标应现实、集中、易于评估明确的目标：会议目标应现实、集中、易于评估 有一会具有相关技巧的会议主持有一会具有相关技巧的会议主持 会议应准时开始和结束会议应准时开始和结束

14、 遵循事先安排好的会议议程遵循事先安排好的会议议程 就某项行动作出决定，并对今后的进程达成一致就某项行动作出决定，并对今后的进程达成一致 跟踪会议决定的执行情况跟踪会议决定的执行情况 议题转换前先作出决议议题转换前先作出决议 全体参与，百家争鸣全体参与，百家争鸣 澄清议题中的限制条件，如上级的决策澄清议题中的限制条件，如上级的决策 ，资金的限制等，资金的限制等技能点技能点1 1 如何做好会议前的准备工作如何做好会议前的准备工作技能描述技能描述 确定会议沟通目标确定会议沟通目标 合理安排会议议程合理安排会议议程 挑选与会人员挑选与会人员 合理安排会务合理安排会务（1 1）确定会议召开的地点；）确

15、定会议召开的地点；（2 2）调配会议的设备。）调配会议的设备。实践练习一 在下次会议前，请您对会议的准备进行检查，把结果填入下表：在下次会议前，请您对会议的准备进行检查，把结果填入下表：会议安排检查表会议安排检查表检查项目检查项目具体情况具体情况负责人负责人检查结果检查结果会议沟通会议沟通目标目标会议议程会议议程安排安排与会人员与会人员安排安排会务安排会务安排技能点技能点2 2 如何成功地开始会议如何成功地开始会议 准时开会准时开会技能描述技能描述 介绍与会人员，并表示欢迎介绍与会人员，并表示欢迎 制订或者直接宣布会议的基本规则制订或者直接宣布会议的基本规则 分配记录员和计时员的责任分配记录员

16、和计时员的责任 会议的基本规则是会议中行为的基本准则，应制订诸如“不允许跑题”、“聆听每个人的发言”等实践练习二实践练习二 请回忆一下，在您主持会议时，您所做的开场白是请回忆一下，在您主持会议时，您所做的开场白是否成功的几率比较大，在哪方面还有疏漏？您将如何改否成功的几率比较大，在哪方面还有疏漏？您将如何改进？进？技能点技能点3 3 如何成功的开始会议如何成功的开始会议 指出会议主题指出会议主题技能描述技能描述 恰当引导会议恰当引导会议 会议主题表述要直接，而且时间越早越好，一般开场完毕直接表述主题。主持人主持人 的技的技巧巧 注意自己的参与程度，不要成为讨论的独裁注意自己的参与程度，不要成为讨论的独裁者者让沉默寡言、害羞的同事也发言，同时控制插让沉默寡言、害羞的同事也发言，同时控制插话者和独裁者话者和独裁者鼓励、正面对待每个人的问题鼓励、正面对待每个人的问题及时防止某些人对别人武断的指责和攻击及时防止某些人对别人武断的指责和攻击强调已达到的共同点，防止不断推翻已达成的强调已达到的共同点，防止不断推翻已达成的决议决议在白板纸上作记录在白板纸上作记录当你感受到某个人要发表意见时，应以目光