会议管理制度.docx

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1、会议管理制度为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，以便有效地提升公司运营水平，特制定本制度。1 .会议分类本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议。2 .会议要求1. 1会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作；2. 2会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义；3. 3讲求实效。会议议定的事项、布置的工作

2、任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。3 .会议安排3.1 由总经办负责会议的安排，如需要媒体播放或进行视频会议时，应提前将设备调试完毕，保证会议的顺利进行；3.2 2主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会；3.3 各部门在使用会议室时，如不需使用投影仪、电脑、音响等设备，请及时关闭设备的电源，不得开启设备而未使用；3.4会议结束后，会议使用人员负责整理会场，保持清洁，并与行政部办理交接手续；3.5未征得公司同意，会议室内所使用的设

3、备、工具、办公用品，任何人不得私自挪用作为他用；3.6会议室的环境卫生由行政部负责，在每次会议召开前后均要认真进行卫生打扫，并做好日常清洁；3.7会议室使用完毕后，应随即关闭门和全部设施、设备、电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。4.会议种类4.1周工作例会4.1.1召开周例会目的：D检查、掌握公司日常运营、管理工作执行情况，规范公司管理，促进公司上下的沟通与协作；2）提高各部门执行工作目标的效率，追踪各部门的工作进度；3）集思广益，提出改进性工作方案；4）协调各部门的工作方法、工作进度及人员调配。4.L2周例会工作标准：1）工作例会每周召开一次，原则上于次周一下午15：30-17：00召

4、开，遇重大节假日顺延；2）周例会出席人员为公司各部门负责人；会议由总经理主持，主持人因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持；3）周例会的主要内容：会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上周工作情况，对照上周会议安排，逐条逐项检查落实完成情况；提出需要公司或其他部门协调解决的问题和工作建议，提出本周工作安排方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项；4）周工作例会由总经办负责组织和实施，总经理秘书负责总结计划表（PPT）的收集、汇总以及会议记录，议定事项形成周工作例会会议纪要，由总经理秘书记录撰写并签发；5）各部门负责人总结计划表（PPT）于每周日之

5、前统一提交至总经理秘书，总经理秘书对每周提报情况做汇总在会上通报。4.2月例会42.1月例会目的：为保证公司月例会的顺利进行，提高会议效率，通过月例会对各部门月度工作完成情况进行检查和监督，协调解决部门之间的工作，对公司重大工作事项进行讨论和决定，推进公司经营目标的实现。4.2.2月例会标准：公司领导工作例会每月召开一次，原则上于每月5日下午15：00-17：30召开,遇重大节假日顺延；2）出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人;会议由总经理主持，主持人因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持；3）月度例会分汇报、讨论、总结三个步骤进行：会议主持人通报本月重要事项；各部门负责人报告

6、本部门上月工作完成情况；目标和重点工作计划安排，分析工作中存在的问题，提出改进意见，并落实到责任人；与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下月公司整体工作并宣布议定事项，各部门负责人对会议上提出的新增工作内容，应当列入本项目下月工作计划中；4）月工作例会由总经办负责组织和实施，总经理秘书负责总结计划表（PPT）的收集、汇总以及会议记录，议定事项形成周工作例会会议纪要，由总经理秘书记录撰写并签发；5）各部门负责人总结计划表（PPT）于每月最后一天下班之前统一提交至总经理秘书，总经理秘书对每周提报情况做汇总在会上通报。4.3公司专项会议1）公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作

7、分工或受公司最高领导委托，就专项工作召开的办公会议；2）专项会议由总经理或专项会议发起部门领导成员召集和主持，相关人员参加；3）会议由专项工作主办部门负责组织和记录，行政部配合。会议议定事项形成专项会议纪要，由专项工作主办部门起草，报主持会议的公司领导签发。4.4部门例会D部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突；2）部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加；3）部门例会的主要内容是：部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决

8、建议和工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出工作要点、具体安排和有关要求；4）部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。4.5年度总结大会4.5.1年度总结大会为集团会议。召开时间另定。会议15天前以会议通知形式发给各参会人员。参会人员为公司高管及分管领导。如公司重大事项调整，需邀请股东参加；4.5.2年度总结大会会议内容包括：D审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；2）审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；3）审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度;

9、4）研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案;5）研究公司重大改革方案和部署；6）审议通过公司重要规章制度；7）研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；8）讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；9）认为应研究审议的其他问题。4. 6其他会议公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。5.会议安排原则：5.1 会议室由行政部根据会议重要性统一酌情安排；5.2 会议原则为小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会；5. 3除公司级会议由行政部通知外，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知；5. 4会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，

10、应以会议通知形式发布。6. 对主持人要求：6.1 主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况,做好会前准备；6.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；6.3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；6.4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；6. 5主持人应将会议议决事项付诸实施的程序

11、、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。7.参会人员须遵守以下规定：7.1 参会人员必须提前五分钟到达会议室，公司会议需并签到;7. 2会议发言应言简意赅，紧扣议题；7. 3遵循会议主持人对议程控制的要求；7.4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言;7. 5各部门参会人员必须准时，不缺席。会场内关闭手机或调至震动，开会期间安排专人在外接听电话，如无紧急事情，会后由当事人回复来电者，如有紧急事情，需经主会人允许再外出接听电话；7. 6会议期间参会者不喧哗、不窃窃私语,做好本人的会议纪录。8.会议跟进8.1 重要会议需专人负责记录并与一个工作日内出具会议纪要;8.

12、 2会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定；8. 3会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；8. 4总经办成员负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；8. 5部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。9. 管理权责和处罚9.1 行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督；9. 2会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚；9.3 迟到、早退、缺席9. 3.1迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的,计为迟到；10. .2早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退；11. 3.3缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。9.4 处罚1 .4.1无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；9 .4.2无正当理由缺席每次处以10元的罚款；9.4.3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由人力资源部以书面形式公告。