煤矿档案管理制度.docx

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1、煤矿档案管理制度1. O总则1.1 制定目的按照档案法，实现档案的集中统一、规范管理，保护档案安全，进行档案的综合利用，为矿井生产建设服务。L2适用范围矿属各单位和相关业务单位。L3职责与权限L3.1分管领导负责档案的全面管理工作，定期主持召开档案工作会议，总结部署档案工作。L3.2党政办公室负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。1.3.3党政办公室档案室负责按照规定和审批权限，提供档案的查阅和利用工作。1. 3.4各部门兼职档案员具体负责做好本部门档案材料的收集、整理、移交工作，准确填写移交单。2. O管理制度2.1 收集管理2.1.1 矿井机关各部门、科、中心等单位办理完毕的具有

2、保存价值的文件、材料都必须交由本部门负责收集资料的有关人员（兼职档案员）收集齐全，分类整理，半年向党政办档案室移交一次。2.1.2 公司基建施工、竣工、工程勘测报告、征地、地质等图纸文件材料，工程竣工后全部收集整理。2.2 整理、保管2.2.1矿井全部档案都要进行分门别类的整理和保管。2.2.2所有案卷应按国有企业档案分类规则，进行系统整理。2.2.3企业档案应设有适宜档案保管要求的库房设施，档案人员根据档案库房管理制度认真保管档案，严格限制损毁档案各种因素的产生。具有永久和长期保存价值的档案，如有破损或字迹模糊,应及时进行修补或复制，维护档案的完整与安全。2.2.4档案管理人员调动时，必须在

3、离职前将其所保管的档案数量及状况整理清楚，并办理交接手续。2.3查阅利用管理2.3.1矿井档案室主要为本矿井工作服务，一般不对外利用，外单位确因工作需要查阅，必须持单位介绍信，注明利用目的，经党政办主任、分管领导批准方可查阅。查阅者应负责保证档案的完整与安全，不能转借、私自影印、复制，不得损毁，不得遗失，归还时,档案人员要认真清点，仔细检查文件状况，发现异常，立即请示领导，及时妥善处理。2.3.2查阅档案者不得在阅档室吸烟、饮水，不得翻阅与自己无关的档案。凡查阅的档案不得带出档案室，确因特殊情况需要借阅者，应办理借阅手续并在三日内交回，如需延长借阅时间应办续借手续。2.3.3划有密级的档案，工

4、作人员从严掌握（如党委、行政事务会议记录），必须经分管及主管领导批准，仅供在档案室查阅不准带出。2.3.4查阅档案要爱护档案，不允许拆卷、抽取、涂改、圈点、划线或污损档案，如需复印摘抄，须经档案管理人员批准。2.3.5查阅利用者有义务将利用效果反馈档案部门，凡查阅档案者，均须填写档案利用效果登记。2.3.6查阅档案者不准进入档案库。2.4统计管理2.4.1为了决策、规划、指导工作和管理档案的需要，档案室必须对档案、档案工作的现状及其变化进行精确的统计。2.4.2经常及时地提供档案收进、移出、整理、鉴定、保管和实际被利用等方面的数据。2.4.3档案统计工作要求准确、及时、科学。2.4.4档案统计

5、的基础是档案登记，档案室应建立下列登记：卷内目录一一是对卷内单份文件的登记。案卷目录一一是登记案卷的薄册。总登记一一是档案室对档案收进、移出和实存数量的登记。2.4.5档案室的统计，按照国家档案行政管理部门制定的报表填报。2.4.6档案室以平时的登记为基础，年终统一上报档案行政管理部门和业务主管机关。2.4.7档案统计资料作为正式文件归档保存。2.5鉴定销毁管理2.5.1一切档案非经鉴定批准不得销毁。2.5.2档案鉴定分两步进行。初步签定，与档案的立卷同步进行。任务是确定文件归档和不归档的界线，制定档案的保管期限。期满签定，即按照保管期限表进行签定。任务是审查案卷的保存价值，确定案卷是否销毁。

6、2.5.3档案鉴定工作必须有组织地进行。档案鉴定工作必须在办公室主任主持下，由档案部门和有关部门组成鉴定小组共同进行。2.5.4档案鉴定工作必须根据档案保管期限表进行，不得有任何随意性。2.5.5鉴定工作采取直接鉴定法一一凡保管期满的档案，均须直接地、逐件逐张地审查文件，按照档案的实际情况判定其价值，决定其销毁或者延长保存期限。2.5.6决定销毁的档案，要编造档案销毁清册，写出销毁档案内容分析报告，经过审查批准，方可销毁。2.5.7销毁档案必须指定专人监销。销毁人和监销人要在销毁清册上签字，以示负责。2.6库房管理2.6.1档案库房与办公室分开，非档案人员不得进入库房。2.6.2档案室要设在机

7、关的安全部位，做到防火、防盗、防潮、防高温、防有害生物、防光、防尘、防有害气体。2.6.3库房内不准存放易燃、易爆物和粮油食品及其它杂物。2.6.4库房内必须配置灭火器材和温湿度测量计。库房温湿度标准为:温度控制在1418,不超过20；相对湿度5060%不超过，70%；声像档案的相对湿度为3040%o2.6.5库内档案要经常检查，发现不安全因素要及时妥善处理。每次检查都要有记载。2.7保密管理2.7.1档案库房要有严密、坚固的防盗设施，谨防档案被盗、被毁。2. 7.2利用者只能看他指明利用的档案，不得翻阅无关的内容。3. 7.3利用档案须经办公室主任或分管矿领导批准。未经批准,档案员不准提供档

8、案给任何人阅读。4. 7.4档案员不得对任何人谈论档案文件、资料的内容。2.8档案员管理2.8.1 熟悉各类档案资料的接收、整理、登记、排架、保管等工作。2.8.2 对各类档案资料进行定期检查，做到家底清楚、帐物卡相符、增减有记载、查阅有登记、对已过保管期限的各类档案，提请鉴定并负责销毁处理工作。2.8.3 做好档案的日常管理工作，健全各类检索工作，为档案提供利用创造条件。2.8.4 负责库房的安全、保卫工作，做好防火、防盗、防潮、防高温、防有害生物、防光、防尘、防有害气体，进行库房温度的测定与控制，做好记录，及时修补破损档案，最大限度延长档案寿命。2.8.5 参加设备仪器和基建项目、工程验收等重要活动。负责检查文件资料的质量，确保文件资料的完整准确。2.8.6 负责档案工作的课题研究，开展档案管理理论探索，从事档案的著录，标引及编研工作。2.8.7 负责分工范围内文件材料的收集、整理及立卷前的文件材料积累。2.8.8参加档案鉴定、档案管理制度、规划、计划和修订工作