文秘培训课件.ppt

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1、1231 1、秘书的涵义、秘书的涵义 辞海辞海中中“秘书秘书” 的的5种涵义种涵义职务名称之一，是领导的助手职务名称之一，是领导的助手官名，秦汉以来的秘书监官名，秦汉以来的秘书监/ /令令/ /郎等郎等外交人员，介于参赞和随员之间外交人员，介于参赞和随员之间宫中的藏书宫中的藏书谶纬（谶纬（chen weichen wei），汉代流行的迷信书），汉代流行的迷信书41 1、秘书的涵义、秘书的涵义现代秘书的涵义现代秘书的涵义为政府机关、企事业单位、团体或个人提供为政府机关、企事业单位、团体或个人提供 辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手企业单位的秘书企业单位的

2、秘书为企业单位各层次管理组织和领导者个人提为企业单位各层次管理组织和领导者个人提 供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员组织的秘书组织的秘书领导的秘书领导的秘书52 2、秘书的分类、秘书的分类从服务对象和经济来源来划分从服务对象和经济来源来划分公务秘书公务秘书私人秘书私人秘书从工作的分工或业务的侧重点来划分从工作的分工或业务的侧重点来划分文字秘书文字秘书 机要秘书机要秘书通讯秘书通讯秘书 信访秘书信访秘书外文秘书外文秘书 生活秘书生活秘书教学秘书教学秘书 科研秘书等科研秘书等秘书的层次秘书的层次63 3、国际上秘书工作的特点、国际上秘书工作的特点当前当前国际上

3、秘书工作有国际上秘书工作有四个特点四个特点职业化（门类众多、具有广泛前途）职业化（门类众多、具有广泛前途）OAOA：办公设备先进，自动化程度越来越高：办公设备先进，自动化程度越来越高秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高秘书学科成为一门专业性很强的独立学科秘书学科成为一门专业性很强的独立学科四句顺口溜：四句顺口溜： 秘书工作职业化秘书工作职业化 办公设备自动化办公设备自动化 秘书人员知识化秘书人员知识化 学科研究独立化学科研究独立化74 4、秘书工作的基本特征、秘书工作的基本特征辅助性辅助性主体上的从属性主体上的从属性 工作上的被动性工作上的被动性权力上的

4、非强制性权力上的非强制性 绩效上的间接性绩效上的间接性机密性机密性 文牍性文牍性事务性事务性 政策性政策性综合性综合性84 4、秘书工作的基本特征、秘书工作的基本特征综合性综合性从职能范围上看从职能范围上看 A A、不承担某一具体工作、不承担某一具体工作 B B、承担全面了解、联络、沟通、承担全面了解、联络、沟通 C C、起全局性整体协调工作、起全局性整体协调工作从工作内容上看从工作内容上看 A A、管理事务、管理事务 B B、搞好服务、搞好服务 C C、参与政务、参与政务91 1、秘书人员的助手作用、秘书人员的助手作用文文 件件处处 理理文文 字字把把 关关事事 务务处处 理理检检 查查督督

5、 促促 助助 手手作作 用用2 2、秘书人员的参谋作用、秘书人员的参谋作用提供依据提供依据 出谋划策出谋划策103 3、秘书人员的耳目作用、秘书人员的耳目作用4 4、秘书人员的桥梁作用、秘书人员的桥梁作用5 5、不管部作用、不管部作用6 6、窗口作用、窗口作用有什么样的领导就有什么样的秘书有什么样的领导就有什么样的秘书上情下达上情下达内情外达内情外达下情上达下情上达外情内达外情内达下情上达下情上达外情内达外情内达上情下达上情下达内情外达内情外达11领导者领导者 替身替身职责职责履行人履行人 事务事务执行者执行者服务员服务员 报告人报告人 参参 谋谋助手助手 下下 级级角角 色色1 1、角色认知

6、、角色认知秘书人员常扮演的六种角色秘书人员常扮演的六种角色121 1、角色认知、角色认知秘书角色的重要意识秘书角色的重要意识心理意识心理意识 A A、主动工作意识、主动工作意识 B B、参谋助手意识、参谋助手意识 C C、乐于奉献意识、乐于奉献意识行为意识行为意识 A A、服从意识、服从意识 B B、服务意识、服务意识 C C、保密意识、保密意识132 2、秘书角色与领导角色、秘书角色与领导角色与领导相处的基本原则与领导相处的基本原则思想一致原则思想一致原则 知识互补原则知识互补原则 相互信任原则相互信任原则 相互适应原则相互适应原则人格平等原则人格平等原则 维护团结原则维护团结原则 143

7、3、容易出现的误区、容易出现的误区主观态度上的问题主观态度上的问题服从和服务意识淡薄服从和服务意识淡薄没有敬业精神，工作态度不佳没有敬业精神，工作态度不佳保密意识差，导致泄密事件保密意识差，导致泄密事件向上错位，擅作主张向上错位，擅作主张客观能力上的问题客观能力上的问题专业技能水平差专业技能水平差各类知识较浅薄各类知识较浅薄概念、判断、概括能力差概念、判断、概括能力差151 1、秘书人员素养能力构成、秘书人员素养能力构成文秘专业技术修养文秘专业技术修养相关行业知识修养相关行业知识修养秘秘书书人人员员素质素质思想素质思想素质心理素质心理素质文化素质文化素质身体素质身体素质修养修养理论修养理论修养

8、知识修养知识修养其他社会常识修养其他社会常识修养品质修养品质修养性格修养性格修养艺术修养艺术修养文秘技术能力文秘技术能力逻辑思维能力逻辑思维能力执行能力执行能力 能力能力口头表达能力口头表达能力交际能力交际能力 OAINTERNET办事办会办事办会公文写作公文写作文档管理文档管理口头口头文字文字学习能力学习能力 162 2、秘书人员的职业素养、秘书人员的职业素养具有强烈的事业心，表现在：具有强烈的事业心，表现在：具有坚定的信念具有坚定的信念 要有较高的思想水平要有较高的思想水平忠诚敬忠诚敬业业的精神的精神乐于奉乐于奉献的精献的精神神积极进积极进取的精取的精神神四四 个个精精 神神开拓创开拓创新

9、的精新的精神神173 3、秘书人员的职业性格、秘书人员的职业性格正直正直温和温和善良善良热忱热忱豁达豁达坚毅坚毅缜密缜密内敛内敛职职 业业性性 格格184 4、优秀秘书人员的性格塑造、优秀秘书人员的性格塑造独立独立性性性性 格格塑塑 造造亲和亲和性性包容包容性性适应适应性性计划计划性性专业专业性性现实现实性性情趣情趣性性191 1、情感修养注意三个方面、情感修养注意三个方面 内向与外向的结合内向与外向的结合外向型的优点：外向型的优点： A A、开朗活泼、开朗活泼 B B、敏锐大胆、敏锐大胆 C C、善于交际、善于交际 内向型的优点：内向型的优点： A A、沉着、沉着 B B、冷静、冷静 C C

10、、谨慎、谨慎 D D、细心、细心 E E、稳健、稳健 F F、持重、持重 热情与沉稳的结合热情与沉稳的结合 宽广与容忍宽广与容忍202 2、秘书人员的意志力修养、秘书人员的意志力修养 培养培养自觉性自觉性培养培养自控性自控性培养培养果断性果断性培育培育坚韧性坚韧性意志力意志力修修 养养213 3、秘书人员的作风修养、秘书人员的作风修养思想作风和工作作风思想作风和工作作风正正： ?贤贤： ?实实： ?真真： ?严严： ?细细： ?敏敏： ?勤勤： ?人际交往作风人际交往作风 文明礼貌文明礼貌 谦虚谨慎谦虚谨慎 不卑不亢不卑不亢生活作风生活作风 先公后私先公后私 勤俭戒奢勤俭戒奢 人格高尚人格高尚

11、221 1、秘书人员秘书人员的重要品质的重要品质传统道德的延伸传统道德的延伸中华民族的道德修养观中华民族的道德修养观修身、齐家、治国、平天下修身、齐家、治国、平天下关键的个人品质关键的个人品质有社会责任感有社会责任感 对领导和团队忠心耿耿对领导和团队忠心耿耿有敬业精神有敬业精神 有认真的工作态度有认真的工作态度有任劳任怨的胸怀有任劳任怨的胸怀231 1、秘书人员秘书人员的重要品质的重要品质秘书人员的职业道德秘书人员的职业道德 忠忠 于于职职 守守恪恪 守守信信 用用严严 守守秘秘 密密善善 于于合合 作作文文 明明礼礼 貌貌实实 事事求求 是是职职 业业道道 德德242 2、提高秘书人员素质的

12、途径、提高秘书人员素质的途径组织途径组织途径 优化组织氛围优化组织氛围提供成长机会提供成长机会 加强工作领导加强工作领导个人途径个人途径勤于学习，完善知识结构勤于学习，完善知识结构 巧于思考，强化认识能力巧于思考，强化认识能力善于修养，优化心理素质善于修养，优化心理素质勇于实践，不断总结提高勇于实践，不断总结提高2526271 1、不同层次秘书人员技能程度分析、不同层次秘书人员技能程度分析 三种能力三种能力战术能力战术能力人事能力人事能力战略能力战略能力备备 注注用用? ?用用? ?工作工作模式模式高级高级秘书秘书代表含义：代表含义： 很重要很重要 较重要较重要 次重要次重要 不重要不重要中级

13、中级秘书秘书初级初级秘书秘书用用? ?人手型人手型人才型人才型类型类型评价评价伙伴型伙伴型281 1、不同层次秘书人员技能程度分析不同层次秘书人员技能程度分析不同层次秘书的知识结构异同不同层次秘书的知识结构异同三个层次，两个趋向三个层次，两个趋向三三个个层层次次两个趋向两个趋向 秘书的层次秘书的层次 越高，知识越越高，知识越 丰富，知识结丰富，知识结 构越趋于完善构越趋于完善初级初级基础技能基础技能较高技能较高技能+相关知识结构相关知识结构全面综合技能全面综合技能+系统完善的知识结构系统完善的知识结构292 2、秘书人员应掌握的各学科知识、秘书人员应掌握的各学科知识专业知识：秘书业务知识专业知

14、识：秘书业务知识秘书学知识秘书学知识 秘书写作知识秘书写作知识文书档案知识文书档案知识 调研、会务、调研、会务、 人际关系等知识人际关系等知识 所在工作部门所在工作部门 岗位的专业知识岗位的专业知识302 2、秘书人员应掌握的各学科知识、秘书人员应掌握的各学科知识基础知识基础知识 政治哲学类政治哲学类语言文学类语言文学类数学统计类数学统计类 历史地理类历史地理类 法律知识类法律知识类相关的辅助知识相关的辅助知识管理知识管理知识外语知识外语知识 地方志知识地方志知识导游和礼宾导游和礼宾 接待知识接待知识312 2、秘书人员应掌握的各学科知识、秘书人员应掌握的各学科知识秘书人员的个人才艺秘书人员的

15、个人才艺从琴棋书画讲起从琴棋书画讲起中国传统文化中的审美艺术中国传统文化中的审美艺术职业化秘书的个人才艺修养职业化秘书的个人才艺修养诗词歌赋等文化底蕴诗词歌赋等文化底蕴吹拉弹唱等文艺才能吹拉弹唱等文艺才能文化娱乐活动的组织者与主持人文化娱乐活动的组织者与主持人 323 3、高级秘书人员的综合素质、高级秘书人员的综合素质优秀优秀对高级秘书人员的评价对高级秘书人员的评价 分寸分寸敏感敏感礼貌礼貌谦虚谦虚自制自制爱好爱好忠诚忠诚责任责任优优 秀秀评评 价价优秀的八点表现优秀的八点表现334 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能初级秘书初级秘书的的替身作用替身作用人手型：代替的是

16、哪一部分？人手型：代替的是哪一部分？内容及特点内容及特点 A A、日常事务性工作、日常事务性工作 B B、服务性工作内容、服务性工作内容 C C、动手而无需动脑、动手而无需动脑 D D、简单重复又耗时、简单重复又耗时价值在哪里？价值在哪里？人物人物 替身替身 人才人才 替心替心人手人手 替脑替脑现场连线现场连线344 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能初级秘书初级秘书的的替身作用替身作用应知应会与操作技术应知应会与操作技术OAOA：办公自动化系统应用：办公自动化系统应用 A A、计算机操作：打字、制表、计算机操作：打字、制表 B B、网络应用：互联网与局域网、网络应用：互联网与局域网 C C、数据库（各类资讯）、数据库（各类资讯）其它办公设备设施使用其它办公设备设施使用接待人员与电话管理接待人员与电话管理354 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能中级文秘人员的知识技能中级文秘人员的知识技能具备初级文秘人员的基础具备初级文秘人员的基础有较好的文字处理能力，能起草一般性文件有较好的文字处理能力，能起草一般性文件有较好的沟通协调能力，有较好的沟