文件管理制度.docx

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1、文件管理制度第一章总则（一）为规范行文程序，加强文件管理，确保公司政令畅通，提高工作效率和管理水平，结合公司实际，特制定本制度。（二）行政人力资源中心是公司文件管理的职能部门，负责相关制度的制定、落实、监督、检查、归档和修正。（三）集团各中心、各分子公司总经理是本部门文件内容的第一责任人，必须指派专人负责本部门各种文件的拟稿、收发、存档与管理。第二章文件的分类（-）发文1.一级文件的发文（1）以XX（中国）置业有限公司（以下简称“集团”）名义对外发布或对内发布的各种红头文件。（2）对集团发展具有重大意义的各种录音、录像、图片图表等资料。（3）以河南XX置业有限公司、山东XX置业有限公司、郑州建

2、投XX置业有限公司、安徽XX置业有限公司、苏州XX置业有限公司、XX置业（成都）有限公司、河南XX物业管理有限公司名义对外发布或对内下发的各种红头文件，其中包括公司决定、规章制度、重要通知、通报等。（4）河南XX房地产经纪有限公司、郑州名苑园林工程有限公司、郑州XX计算机网络工程有限公司原则上只能以集团名义对外发布红头文件。如果以上述公司名义对外发布红头文件，需交由集团行政人力资源中心审批。其他任何部门均无权对外发布红头文件。2.二级文件的发文（1）公司相关职能部门编发的各类关于经营活动的一般性材料如通知、通报、简报、报纸、文摘、图片图表、画册、录音、录像等。（2）集团各中心及各分子公司之间因

3、工作需要编制发放的纪要、备忘录等文件材料。（3）各分子公司向外界发放的文书、材料，包括发出的各类公文、函件、传真等。（4）其它类型需保存的一般性文件材料。（二）收文1 .一级文件的收文（1）集团公司、各职能中心及各分子公司收到的政府有关部门的信函、通知、证书等文件。（2）集团公司、各职能中心及各分子公司收到的与经营有关的由外界发来的重要的信函、传真、证书等文件。2 .二级文件的收文：集团公司、各职能中心及各分子公司收到的与经营有关的由外界发来的一般性信函、传真、宣传材料等文件。第三章文件的编制、收阅与归档（-）文件编制1 .拟稿：公文拟稿遵从规范化原则。（1）以集团各中心名义上报或下发的文件，

4、由发稿的职能中心拟稿，由相应中心经理审核。（2）以分子公司名义对外发布、对内下发的一级、二级文件，由各公司自行拟稿，由相应部门经理审核。其文件的内容，由相应分子公司总经理绝对负责。如在执行过程中发现下发的文件存在问题，文件拟稿部门应负责修订，并重新进行签批。2 .文件编号（1）以集团名义上报或下发的一级文件，由集团行政人力资源中心统一编号。（2）以分子公司名义上报或下发的一级、二级文件，由分子公司负责统一编号。由河南XX置业有限公司、苏州XX置业有限公司、安徽XX置业有限公司、郑州建投XX置业有限公司、山东XX置业有限公司、XX置业（成都）有限公司及河南XX物业管理有限公司所属部门上报或下发的

5、文件，由相对应的分子公司行政人事部确定其编号方式。（3）文件编号细节请见附件1文件编号一览表。3 .格式集团各中心、各分子公司、各外派机构公文格式须遵从集团统一规定。具体格式要求见附件2。4 .会签与签发（1）以集团名义上报或下发的一级文件，须由相应中心总经理、行政人力资源总经理及总裁办成员会签，再由首席执行官签发。（2）以河南XX置业有限公司、山东XX置业有限公司、郑州建投XX置业有限公司、安徽XX置业有限公司、苏州XX置业有限公司、XX置业（成都）有限公司及河南XX物业管理有限公司名义对外发布或对内下发的各种一级文件，包括决定、规章制度、通知等须由相应公司副总经理会签，总经理签发，并于下发

6、前向集团行政人力资源中心报批。（3）以集团名义或集团各中心名义上报或下发的二级文件，由相应中心总经理签发。（4）以各分子公司名义对外发布、对内下发的二级文件，由其公司总经理签发。5 .发文（1）以集团名义上报或下发的文件由XX（中国）置业有限公司行政人力资源中心统一发文。（2）以集团各中心名义上报或下发的二级文件,在签发完毕后，由对应中心自行发文。（3）以分子公司名义上报或下发的一级二级文件，在会签与签发之后，由其自行发文。集团各分子公司下发的一级文件发文后需抄报集团公司领导及抄送集团相关中心。6 .交收拟稿部门要负责落实文件交收情况。公司下发到各部门的文件材料，如需向全体员工公示的，各部门负

7、责人应在收到之日起24小时内传达到本部门全体员工，使其及时准确地得到贯彻落实。（二）文件的收阅1 .集团公司各中心收到的一级文件，先由集团行政人力资源中心登记并提交相应中心总经理，由总经理提出拟办意见后，按照总经理意见指示传阅；二级文件材料可直接交相关部门经理收阅。2 .各分子公司收到的一级文件，先由各分子公司行政人事部登记，由总经理提出拟办意见后，按照拟办意见的指示传阅；二级文件材料可直接交相关公司的经理收阅。（三）文件归档1 .以集团名义上报或下发的一级、二级文件以及收到的一级文件，由行政人力资源中心汇总、归档、备案，原则上要求永久保存。2 .以集团各中心名义上报或下发的一级文件以及收到的

8、一级文件，由各中心汇总、归档、备案，并须每季度报行政人力资源中心备案。以集团各中心名义上报或下发的二级文件以及收到的二级文件,由各中心汇总、归档、备案，原则上要求永久保存。3 .以各分子公司名义对外发布、对内下发的一级文件以及其收到的一级文件，由其自行编号、存档、管理，并同时报行政人力资源中心汇总、归档、备案。各分子公司需要对其发布的一级文件永久保存。4 .以各分子公司名义对外发布、对内下发的二级文件以及收到的二级文件，由其自行编号、存档、管理。5 .各部门应妥善保管各种文件材料，若发生遗失、泄密或损坏，将追究部门总经理的责任，给予行政处罚或经济处罚。6 .行政人力资源中心不定期组织人员对各部

9、门文件材料的保存与管理情况进行监督检查。第四章其它本制度自下发之日起执行，原文书管理制度同时废止。本制度的解释权归集团行政人力资源中心。附件1：文件编号附件2：文件的制作格式要求文件编号部门红头文件编号通知编号会议纪要编号备忘录编号集团董事会XX集团董字2017第X号XX集团董通字2017第X号XX集团董纪字2017第X号XY-DSH-20170117-001集团监事会XX集团监字2017第号XX集团监通字2017第号XX集团监纪字2017第号XY-JSH-20170117-001XX（中国）置业有限公司XX集团字2017第X号XX集团通字2017第X号XX集团纪字2017第X号XY-2017

10、0U7-001行政人力资源中心iiXX集团行通字2017第号XX集团行纪字2017第号XY-XZRLZY-20170117-001集团人事任免XX集团人字2017第号XX集团人通字2017第号生产运营中心:XX集团生通字2017第号XX集团生纪字2017第号XY-SCYY-20170117-001审计法务部XX集团审通字2017第号XX集团审纪字2017第号XY-SJFW-20170117-001财务管理中心:XX集团财通字2017第号XX集团财纪字2017第号XY-CWGL-20170117-001地产发展中心XX集团地通字2017第号XX集团地纪字2017第号XY-DCFZ-2017011

11、7-001成本预算中心XX集团成通字2017第号XX集团成纪字2017M号XY-CBYS-20170117-001战略投融资部:XX集团战通字2017第号XX集团战纪字2017第号XY-ZLTRZ-20170117-001河南XX置业有限公司XX字2017第号XX通字2017第号XX纪字2017第号HNXY-20170117-OOl郑州建投XX置业有限公司建鑫字2017第号建叁通字2017第号建套纪字2017第号JTXY-20170117-001安徽XX置业有限公司皖鑫字2017第号皖鑫通字2017第号皖鑫纪字2017第号AHXY-20170117-001苏州XX置业有限公司苏叁字2017第号

12、苏叁通字2017第号苏鑫纪字2017第号XZXY-20170117-001山东XX置业有限公司鲁套字2017第号鲁叁通字2017第号鲁叁纪字2017第号SDXY-20170117-001河南XX物业管理有限公司XX物字2017第号XX物通字2017第号XX物纪字2字7第号XYWY-20170117-OOl河南XX房地产经纪有限公司:XX经通字2017第号XX经纪字2字7第号XYJJ-20170117-001郑州名苑园林工程有限公司;豫名苑通字2017第号豫名苑纪字2017第号MYYL-20170117-001郑州XX计算机网络工程有限公司:豫网络通字2017第号豫网络纪字2017第号JSJWL

13、-20170117-001注：备忘录编号方法：XY（XX）-XZRLZY（部门行政人力资源中心）20170117（年月日）一001（号码）文件的制作格式要求1 .排版要求（1）文件一律用A4纸打印，左侧装订。（2）文字从左至右横写、横排。（3）标题：用三号黑体字，与正文之间空一个标准行。（4）正文：段落题目采用四号黑体字，正文内容采用四号宋体字。段首空两格，字间距采用标准格式，段落行距为L5倍。页面设置采用Word文档的默认值。（上2.54cm,下2.54cm,左3.17cm,右3.17Cnb页眉1.5cm,页脚1.75cm）o2 .撰写要求（1）标题不能简单地拟“通知”等标题，为便于将来查找文件，各部门在拟标题的时候应当准确、简要地概括出公文的主要内容，并准确表明文件的种类。（2）内容文件内容应做到观点明确、客观真实、条理清晰，言简意赅；在重新修订公司有关规章制度时，要在制度末尾注明“本制度自下发之日起执行，原XX文件同时废止”字样。（3）附件文件如果有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件的顺序和名称。（4）结构层次序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“L”（注意是实心圆点），第四层为（1）0（5）数字文件中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字应使用汉字数字外，其它情况应使用阿拉伯数字。