关于进一步规范档案管理工作的通知.docx

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1、关于进一步规范档案管理工作的通知档案管理是交通运输一项重要的基础性工作。根据前期局领导安排调动事项，为进一步加强局档案管理，规范档案收集、整理工作，保护好、利用好各类档案，更好地服务交通运输发展，结合我局实际，现就加强和规范档案管理工作的有关事项通知如下：一、强化认识，进一步加强档案管理交通运输各类档案材料是局日常工作的真实记录，加强文件资料归档与档案管理工作对做好交通运输工作具有十分重要的现实意义和长远的历史意义。局属各部门、单位要不断提高对档案工作重要性的认识，高度重视文件资料归档和档案管理工作，按照“谁形成、谁整理”原则，每年6月底前将上一年度保存的各类文件、资料、档案及实物进行全面梳理

2、，按照档案管理要求，分类立卷，避免文件、实物资料等散失和查找困难。局办公室要统筹档案室整体容纳量，按照先急后缓、先重后轻、先综合后专项等原则，分类别、分批次地做好各部门、单位已整理档案的接收、审核、归档入室工作。二、落实责任，完善档案全链条管理（一）重视档案资料收集。高度重视档案资料的收集，按照档案管理工作要求，在工作、活动中形成的具有保存价值的文书档案、专业档案（重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目等）、科技档案（基建、设备、产品、科研）、声像档案（照片、录像、磁带）、电子档案（文本、图像、数据）、实物档案（奖状、奖牌、荣誉证书、锦旗）等各种门类、各种载体的档案资

3、料，都需进行完整收集。（二）明确指定专人负责。各部门、科室负责同志为本部门、单位档案管理的第一责任人，要做到亲自过问亲自抓，经常督促检查，切实把档案工作落到实处。同时要明确和指定兼职档案员，负责档案资料的收集和日常管理工作。兼职档案工作人员发生人事变动时，应立即重新指定专人负责档案管理工作，以保持档案工作的完整性和延续性，确保档案管理工作常态化、制度化。（三）全面梳理规范移交。各部门、科室档案资料在整理过程中，要进行逐卷、逐件检查，确保内容完整，不缺页、不漏项。对于已收集完整、整理齐全，规范立卷的档案材料，责任部门、科室填报档案移交申请单（见附件1）,交由局办公室复核，并经局机关分管领导审核同

4、意后，分类、分批逐步移交至局档案室归档。对于尚未完成移交入档案室的归档材料或无需归档的材料，各部门、科室要自行留存好、保管好，定期或不定期进行自检，做好材料的整理完善工作，确保档案材料的完整性。（四）接收档案办理流程。1、移交档案前，各移交单位需对要移交的实体档案对照档案目录及电子文件逐卷、逐件清点核对，确认准确无误后，联系局办公室做相关档案移交准备工作。2、局办公室对需移交的档案实体及电子档案质量进行检查，确认实体档案及电子档案达到进入档案室要求后，方可办理移交。3、交接双方按规定履行交接手续。填写档案交接凭据一式二份（见附件2）,经交接双方单位负责人、经办人签字后生效。办理完交接手续的档案

5、材料存入局档案室。（五）规范档案的借阅管理。1、本单位工作人员查阅档案室档案资料，必须填写查阅档案申请单（见附件3）,经局机关分管领导批准同意后方可查阅。2、借阅档案一般只限在档案室内查阅，特殊情况确需借阅者,须经机关分管领导批准，办理档案借阅手续。退回借阅的档案时，收借双方应当面核点无误后办理借阅注销，如发现有缺页、缺卷应立即追查处理。3、借阅档案期限一般不超过三天（上级按照程序调用情况除外），到期后仍需借用的，须向局办公室说明理由，经机关分管领导同意，重新办理借阅手续。4、本单位档案室档案一般不对外开放，外单位借阅档案者，须开具单位的介绍信，经机关分管领导同意后方可查阅。三、有关工作要求（

6、一）档案接收范围第一批接收局属各部门、科室2022年度形成的以全局性工作为单位整理的，具有永久和30年（长期）保存价值的文书档案、实物档案等。移交进档案室档案材料与原始档案同时移交，原则上4月底前完成。后续接收将根据整体工作安排予以通知。其它年度资料,各部门、科室按照归档规范整理要求完善档案资料后（具有永久和30年（长期）保存价值）可及时联系局办公室陆续办理档案移交手续。各移交单位在整理过程中所需档案盒等物品可联系局办公室领取。（联系人：*）具体接收单位范围及内容如下：局机关各科室。涵盖事项主要涉及局党组会议记录、会议纪要;党组理论学习中心组学习的有关文件材料；年度工作计划、总结，专题汇报材料

7、；干部职工任免、岗位调动有关材料；违规违纪人员处理有关材料，贯彻落实党风廉政建设、上级纪检监察工作要求形成的综合性报告、调查材料等；年度以局名义制发的纸质“红头文件“（包括有字号和无字号文件）；获得的荣誉奖状、奖牌、证书、锦旗等相关材料；举办重大活动形成的文件材料及其他有保存价值的材料等。（二）档案移交的质量要求各单位移交档案必须符合案卷质量规范标准。要做到分类清楚、年度不混，组件（卷）合理，保管期限划分准确，题名能够准确概括案卷及文件内容，卷内及盒内文件排列条理；电子目录清楚，电子文件齐全完整清楚；备考表项目填写齐全；案卷（盒）封面整洁,装订牢固。移交资料以文书档案为主，一般以“件”为单位进

8、行整理,按照年度、保管期限分类项进行分类。以“件”为单位的档案，全宗号、门类、年度、保管期限、件号、件内序号应录入齐全。分类方法及档号结构编排规则：档号结构为“全宗号-档案门类代码二级类别号年度保管期限-件号子件号”。全宗号为五位阿拉伯数字，不足五位前面补“0”，由同级国家综合档案馆给立档单位编制。档案门类代码为“WS”。二级类别号为三位阿拉伯数字（不足三位前面补“0”）或大写字母与阿拉伯数字的组合标识。反映本机关主要职能活动的文书档案，其二级类别号一般应为OOlo启用其它二级类别号须经同级国家综合档案馆同意。保管期限代码采用大写字母或大写字母与阿拉伯数字的组合标识，以代码“Y”标识永久；以代

9、码+年限标识定期，30年标识为：D30,10年标识为：DlOo件号采用五位阿拉伯数字，不足五位前面补“0”。子件号采用两位阿拉伯数字，不足两位前面补“0”。档号示例：00030-WS0012022Y-OOOOl01其中：00030为区交通运输局全宗号，WS为档案门类代码（文书档案），001为二级类别号，2022为年度，Y为保管期限代码，00001为件号，01子件号。（三）严肃纪律防止档案遗失各部门、单位要把档案管理工作作为一项重要任务，认真谋划,精心组织，扎实推动，确保保质保量落实各项工作要求。同时，各部门、单位在工作中形成的档案资料，必须及时进行归档，任何个人不得将档案据为己有或自行销毁。对

10、因工作不落实、措施不到位,造成档案丢失的，或未经允许自行销毁档案造成严重后果的，按有关档案管理的法律法规追究相关责任人的责任。附件：1.档案移交申请单2 .档案交接凭据单3 .查阅档案申请单附件L档案移交申请单局办公室：经规范化梳理，我单位已对（年度）（类别）等一类档案材料进行预归档整理，相关材料整理规范、资料齐全,共件（卷）。清单如下：序号类别档案盒编号123456申请单位负责人分管领导现申请办理档案移交，请予办理。申请单位:档案移交申请审核意见（提交申请单位）：你单位于年月日提交的档案移交申请单已收悉。相关材料（具备/不具备）进入档案室条件，建议月日前办理档案蔽手续。（或延后办理。）【如具

11、备存入档案室条件：建议月日前办理档案移交手续。【如不具备存入档案室条件】：建议延后办理。办公室审核意见档案管理员负责人机关分管领导意见附件2：档案交接凭据单移交单位:序号档案名称类别年度档案盒号盒内编号保管期限备注12345678注：移交时需提交此清单电子稿和纸质稿（一式两份），交接双方根据移交目录清单核查，核对无误后在移交清单上签字确认，由交接双方分别保存备查。移交人签字:接收人签字:接收日期:移交日期:附件3：年月 日时分予以归还，相关查阅档案申请单申请单位年月日申请人申请时间工T77申请事由借阅期限现场查阅口借阅之日起至月日前归还档案调出时间年月日时分档案管理员办公室意见机关分管领导审核以上借阅档案已于材料完成借阅注销手续。档案管理员签字: