医院会议室管理制度.docx

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1、医院会议室管理制度会议室是我院召开会议、学术交流的专用场所。为充分发挥会议室的使用效能,保障会议室的有效使用和会议的正常举行,特制定以下管理制度:一、医院会议室统一由医院办公室负责管理,按照轻重缓急统筹安排使用。音控室、音频、视频等多媒体设备由信息科负责管理、维护和添置;会议室安全、清洁卫生以及后勤保障(会议桌和凳子的维修维护)由后勤科负责管理。会议室桌椅、音像等设备一概不外借,以确保会议室能够正常使用。二、会议室只限本院内部使用,外单位借用会议室须经医院办公室批准,未经批准不得将会议室借给外单位使用。三、为保障各类会议顺利召开,各部门使用会议室需提前一天向办公室申请,并注明事由、使用时间、科

2、室、参加人数等,同意后领取会议室钥匙、电脑、话筒等。临时召开的短时会议或教研等活动需要占用会议室时,要及时告知办公室。四、职责(一)、医院办公室1 .负责协调、安排各科室医院会议室的使用。2 .负责在会议召开前,通知信息科、总务科做好会议保障工作。3 .负责协助使用科室会议召开,人员接待等相关工作。4 .负责组织、安排医院大型会议,制定流程,接待参会人员等。5 .每月例行一次检查会议室相关桌椅、设备、安全等,发现问题通知相关部门处理。(二)、使用会议室的部门1 .负责通知相关科室参加会议,组织、安排会议召开,接待参会人员。2 .为保障各类会议顺利召开,使用部门应至少提前半天到院办室借用召开会议

3、使用的电脑、话筒、投影仪等物资,并在会场进行调试。如在调试中发现有使用问题,及时联系信息科工作人员帮助解决。3 .爱护会议室的设施,保持会议室清洁,会议结束后应及时整理会场,关好窗和空调,并锁好门,将钥匙、电脑、话筒等交还办公室(非上班时间会议结束后,待上班时间归还办公室)。未尽上述事宜如造成设备和物品损坏或丢失的,则由使用负责人承担相应责任。(三)、信息科负责对会议室的多媒体设备每月进行例行检查一次,并在会议召开前对设备进行调试,发现问题及时通知相关部门进行维修、保养。(四)、后勤科1 .负责会议召开时的安全、后勤保障工作。2 .负责会议室的清洁卫生工作,至少一周一次彻底打扫,并做好平时的维护保洁。3 .负责对会议室安全设施、电路、清洁卫生、桌椅进行每月例行检查一次。4 .每次会议结束后,一天内打扫卫生,检查电路、门窗、桌椅等情况是否正常,有异常及时报院办,以确保会议室能够正常使用。

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