水利工程档案管理.ppt

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1、水利工程档案管理水利工程档案管理 1 第一页，编辑于星期二：七点 四十二分。水利工程档案管理水利工程档案管理 1 2 3 4 5 水利工程档案概述水利工程档案概述 水利工程档案工作保障体系水利工程档案工作保障体系 水利工程资料的收集水利工程资料的收集 水利工程档案的整理与归档水利工程档案的整理与归档 水利工程档案的保管和利用水利工程档案的保管和利用 2 第二页，编辑于星期二：七点 四十二分。第一第一 水利工程档案概述水利工程档案概述 3 第三页，编辑于星期二：七点 四十二分。 一一. .水利工程档案定义水利工程档案定义 水利工程技术档案是指经过鉴定、整水利工程技术档案是指经过鉴定、整理、归档的

2、工程技术文件，产生于水利工理、归档的工程技术文件，产生于水利工程建设及建成后管理运行的全过程。程建设及建成后管理运行的全过程。 它包括工程建设、管理运行全过程所它包括工程建设、管理运行全过程所形成的应归档的文字、图纸、图表、声像形成的应归档的文字、图纸、图表、声像材料等以纸质、胶片、磁介、光介等不同材料等以纸质、胶片、磁介、光介等不同形式与载体的各种历史记录。形式与载体的各种历史记录。 4 第四页，编辑于星期二：七点 四十二分。二、水利工程技术档案的作用二、水利工程技术档案的作用 （一）具有着（一）具有着凭证凭证和和依据依据作用作用 （二）具有着（二）具有着 参考参考和和借鉴借鉴作用作用 （三

3、）工程档案对于工程的管理、（三）工程档案对于工程的管理、维护、改造具有不可替代的作用。维护、改造具有不可替代的作用。 5 第五页，编辑于星期二：七点 四十二分。三、水利工程档案工作常见问题三、水利工程档案工作常见问题 （一）水利工程档案质量方面的问题（一）水利工程档案质量方面的问题 现阶段，档案管理工作存在不同程度的问题，包现阶段，档案管理工作存在不同程度的问题，包括资料形成不完整、书写不规范、收集不及时、括资料形成不完整、书写不规范、收集不及时、档案分类含糊、整理不规范、检索功能不强等问档案分类含糊、整理不规范、检索功能不强等问题，影响档案的利用率。题，影响档案的利用率。 6 第六页，编辑于

4、星期二：七点 四十二分。 （二）水利工程档案管理方面的问题（二）水利工程档案管理方面的问题 理过程中，相对重视现场工作，忽视档案理过程中，相对重视现场工作，忽视档案管理，不能认真贯彻相关法规政策，在制管理，不能认真贯彻相关法规政策，在制 缺少健全的档案管理制度缺少健全的档案管理制度 在工程建设、管在工程建设、管度建设和人员配备方面相对比较薄弱。度建设和人员配备方面相对比较薄弱。 7 第七页，编辑于星期二：七点 四十二分。（三）缺少专业化档案管理人员（三）缺少专业化档案管理人员 目前，从事水利工程档案管理的人员大目前，从事水利工程档案管理的人员大 部分没有经过专业培训，甚至还存在兼职部分没有经过

5、专业培训，甚至还存在兼职 情况，对档案专业了解的不够全面，不利情况，对档案专业了解的不够全面，不利 于档案的管理工作。于档案的管理工作。 8 第八页，编辑于星期二：七点 四十二分。 四.原因分析 （一）工程档案意识薄弱，重视程度不高。（一）工程档案意识薄弱，重视程度不高。 （二）工程档案管理体系不完善。（二）工程档案管理体系不完善。 （三）档案工作的专业性较强。（三）档案工作的专业性较强。 9 第九页，编辑于星期二：七点 四十二分。第二第二 水利工程档案工作保障体系水利工程档案工作保障体系 10 第十页，编辑于星期二：七点 四十二分。一、组织保障一、组织保障 （一）（一） 明确明确档案工作档案

6、工作 分管领导分管领导 （二）（二）明确明确档案工作档案工作归口部门归口部门，并按要求设立，并按要求设立专门机构，专门机构，配备专职配备专职档案管理档案管理人员人员 （三）（三）建立建立有主要领导负责，各部门组成的档有主要领导负责，各部门组成的档案管理案管理责任网络责任网络，并明确相关负责人，并明确相关负责人 11 第十一页，编辑于星期二：七点 四十二分。二、制度保障二、制度保障 （一）应制定工程档案管理制度、档案（一）应制定工程档案管理制度、档案管理办法管理办法 （二）制定技术文件材料归档范围和保（二）制定技术文件材料归档范围和保管期限管期限 （三）制定较实用的档案分类方案和档（三）制定较实

7、用的档案分类方案和档案整编操作规程案整编操作规程 12 第十二页，编辑于星期二：七点 四十二分。三、经费保障三、经费保障 保障建立档案工作的正常开展，档案保障建立档案工作的正常开展，档案安全保护工作，应有满足档案工作需要的安全保护工作，应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。库房、装具和设备。 13 第十三页，编辑于星期二：七点 四十二分。 四四. .档案信息化管理档案信息化管理 按照国家信息化建设的相关要求，开展按照国家信息化建设的相关要求，开展水利工程技术档案数字化工作，配备档案水利工程技术档案数字化工作，配备档案管理应用系统，全部案卷目录和卷内文件管理应用系统，全部案卷目录和卷内文件目录

8、录入档案管理应用系统；综合管理性目录录入档案管理应用系统；综合管理性文件和技术图、表进行全文数字化。文件和技术图、表进行全文数字化。 14 第十四页，编辑于星期二：七点 四十二分。第三第三 水利工程档案文件的收集水利工程档案文件的收集 15 第十五页，编辑于星期二：七点 四十二分。 一一. .收集范围收集范围 凡是反映与工程管理有关的重要职能凡是反映与工程管理有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入工程管理档文件，都应收集齐全，归入工程管理档案。案。 16 第十六页，编辑于星期二：七点 四十二分。 （一） 国家有关法律、法规、政

9、策、指令、有国家有关法律、法规、政策、指令、有关批示和泵站工程管理的各种标准、规范、规关批示和泵站工程管理的各种标准、规范、规程、管理办法等。程、管理办法等。 （二）（二） 泵站工程建设的规划、设计、招标、投标、泵站工程建设的规划、设计、招标、投标、施工、安装、监理、验收等技术文件、图纸和施工、安装、监理、验收等技术文件、图纸和技术总结等。技术总结等。 （三）泵站工程基本情况及统计资料，工程岁修、（三）泵站工程基本情况及统计资料，工程岁修、维修文件，技术资料及图纸。维修文件，技术资料及图纸。 17 第十七页，编辑于星期二：七点 四十二分。（四）（四） 泵站设备随机技术资料、图纸、泵站设备随机技

10、术资料、图纸、设备检修、试验、改造、运行等技术资设备检修、试验、改造、运行等技术资料。料。 （五）工程检查、观测的原始记录、整理（五）工程检查、观测的原始记录、整理整编资料等。整编资料等。 （六）自动监测、监控技术文件、图纸及（六）自动监测、监控技术文件、图纸及软件，视频监视文件图纸等，科研成果软件，视频监视文件图纸等，科研成果文件、资料、图纸、证书等以及有关声文件、资料、图纸、证书等以及有关声像资料。像资料。 18 第十八页，编辑于星期二：七点 四十二分。 二二. .水利工程资料收集时间水利工程资料收集时间 工程管理技术文件的收集，按不同工程管理技术文件的收集，按不同类型随工程运行、维护管理

11、、检查观测类型随工程运行、维护管理、检查观测等同步收集等同步收集 。 19 第十九页，编辑于星期二：七点 四十二分。三三. .水利工程资料收集内容水利工程资料收集内容 （一）（一） 规范、规程、制度规范、规程、制度 （二）工程基本资料（二）工程基本资料 （三）设备基本资料（三）设备基本资料 （四）设备养护、（四）设备养护、维修维修、检查、检查、检测鉴定、检测鉴定、试验试验等资料。等资料。 20 第二十页，编辑于星期二：七点 四十二分。（五）工程运行（运行、非运行期）（五）工程运行（运行、非运行期） （六）工程养护、（六）工程养护、维修维修、检查、观测、检查、观测、检测检测鉴定鉴定等资料。等资料

12、。 （七）工程管理相关资料（安全、职工教育（七）工程管理相关资料（安全、职工教育等等 ） （八）各种收发文（八）各种收发文 21 第二十一页，编辑于星期二：七点 四十二分。 四四.技术资料收集质量要求技术资料收集质量要求 （一）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续（一）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续齐全；齐全； （二）永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写（二）永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；笔等）书写、绘制； （三）复印打印文件及照片的字迹、线条和影像的（三）复印打印文件

13、及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合质量要求。清晰及牢固程度应符合质量要求。 （四）录音、录像文件应保证载体的有效性、可靠（四）录音、录像文件应保证载体的有效性、可靠性；性； （五）电子文件应以光盘为长期储存介质。（五）电子文件应以光盘为长期储存介质。 22 第二十二页，编辑于星期二：七点 四十二分。第四第四 工程技术文件的整理与归档工程技术文件的整理与归档 23 第二十三页，编辑于星期二：七点 四十二分。 工程管理过程中所形成的全部文工程管理过程中所形成的全部文件在归档前应根据国家、省有关规定，件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由工程技术人员并按档案管理的要求，

14、由工程技术人员负责工程管理的各种资料的整理归档负责工程管理的各种资料的整理归档, ,步骤如下：步骤如下： 24 第二十四页，编辑于星期二：七点 四十二分。编制档案分类大纲编制档案分类大纲 分类组卷分类组卷 卷内文件排列卷内文件排列 编页号编页号 案卷编目案卷编目 填写卷内目录和备考表填写卷内目录和备考表 案卷装订案卷装订 填写案卷封面和脊背填写案卷封面和脊背 编制案卷目录编制案卷目录 25 第二十五页，编辑于星期二：七点 四十二分。 工程技术档案的整理要求工程技术档案的整理要求 材料完整、准确、系统，字迹清楚、材料完整、准确、系统，字迹清楚、图面整洁、签字手续齐全。图面整洁、签字手续齐全。 图

15、片、照片等应附相关情况文字说明，图片、照片等应附相关情况文字说明，图纸要做到图物相符。图纸要做到图物相符。 工程管理资料按类别、年度、项目整理。工程管理资料按类别、年度、项目整理。 26 第二十六页，编辑于星期二：七点 四十二分。 一一. .工程技术档案的组卷要求工程技术档案的组卷要求 （一）组卷遵循文件的形成规律和成套性特（一）组卷遵循文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；符合档案管理要求。组卷合理；符合档案管理要求。 （二）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有（二）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保

16、管期限按最不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。长的确定。 （三）工程管理性文件按类别、年份、项目（三）工程管理性文件按类别、年份、项目等分别组卷。等分别组卷。 27 第二十七页，编辑于星期二：七点 四十二分。 二二.卷内文件的排列卷内文件的排列 （一）管理性文件按问题、时间或重要程（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。度排列。 （二）各种原始记录的排列。原始记录一（二）各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成的先后顺序排列。如果一个般可以按形成的先后顺序排列。如果一个卷内有各种原始记录，则应先分清记录的卷内有各种原始记录，则应先分清记录的种类，然后再按形成的先后次序排列。种类，然后再按形成的先后次序排列。 （三）文字材料和图样材料混合组成的案（三）文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。样材料。 28 第二十八页，编辑于星期二：七点 四十二分。（四）各种文字报告的排列。要求批复在前，（四）各种文字报告的排列。要求批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前