初级会计电算化1.ppt

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1、初级会计电算化一、系统安装：先安装MSDE2000数据库；再安装用友通标准版10.0。初级会计电算化二、系统管理用友通标准版10.0软件中的账套建立、修改、删除和备份，操作员建立、角色划分和权限分配等功能，需要系统管理模块来完成。系统管理模块使用者是企业的系统操作人员（也就是软件中的admin）。（1）、进入系统管理： 双击电脑桌面上的“系统管理”图标； “开始”菜单程序用友通系列管理软件用友通系统管理初级会计电算化 （2）、系统注册 单击“系统”菜单注册输入操作员admin 密码为空单击“确定” 完成系统注册 系统注册成功后，可以运行系统管理模块的 其他几项功能（账套的基础信息设置工作）。初

2、级会计电算化（二）、操作员及其权限设置 在财务软件应用中一般都要先进行操作员设置。以便在建立会计核算账套后指定会 计主管。设置操作员包括以下内容： 1、操作员编码：标识操作员的编号，编码必须输入而且唯一。 2、操作员姓名：操作员的注册名，可以是真实姓名，也可以是代号。 3、密码：防止冒名人员擅自使用软件。在第一次进入系统前，由于admin（系统管理员）代为设置密码，并通知操作员本人，进入系统后再由操作员自行修改，所设置的操作员一旦被使用就不能删除。初级会计电算化（三）、账套管理 账套管理主要包括：建立、修改、引入和输 出账套等。企业首次使用系统时，首先应该 在系统中建立新的会计账套，并进行账套

3、参 数设置，然后在此基础上启用各个子系统， 进行相应的业务处理。初级会计电算化1、建立账套 首先要定义核算单位、账套代号、启用日 期、编码方案、会计期间、记账本位币、会 计制度、数据精度等。 （1）核算单位：表示核算的主体，具有独 立完整的账簿体系。使用用友通软件时可 自行定义核算核算单位名称，以便在显示 和打印的账簿和报表上标识该核算单位名 称。创建账套的核算单位设置时，还可以 设置单位简称、单位地址等基础信息。初级会计电算化 （2）账套代码：是用来区分账套的标识、通常用数字码标识，每一个代码与核算单位名称是相对应的，每个账套的业务数据也都能存储在指定的账套代码目录下的数据库文件中，账套代码

4、唯一，而且必须输入。 （3）启用日期：由手工记账到计算机核算 的交接日期，也就是新账套开始使用的日期，设置启用日期是为了便于确定新系统的工作起点， 保证账、证、表的数据连续性。启用日期需要在 第一次建立账套时设定、设定后不能更改。一般 软件默认计算机的系统时间为启用日期。初级会计电算化 （4）编码方案：为了进行分级核算、统计和管理，系统将对会计科目、企业部门等进行编码。编码方案便规定了要采用什么样的规则来进行编码。 （5）会计期间：通用财务软件依照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，用来分期结算账目以及编制财务报告。 （6）记账本位币：是指核算单位采用的基本货币种类，在国内采用人民币作为记账

5、本位币，企业如果有外币核算要求，可以开设辅助账。初级会计电算化 （6）会计制度：建账时根据企业性质选择相应会计制度，确定会计制度将会影响到软件系统内部预置的会计科目体系、报表格式及有关会计核算方法。 （8）数据精度：指定数据的小数位数。2、账套的引入和输出 （1）账套的引入：当硬盘数据遭到破坏时、 当硬盘上的历史数据被删除而又需要时、系统外某账套数据也可以引入系统中。初级会计电算化引入账套的方法：以系统管理员admin身份进“系统管理”界面，点击“账套”菜单引入选择要引入的账套数据备份文件单击“打开”按钮，确认后，系统出现提示信息单击“确定”。 （2）账套的输出：将系统产生的数据备份到硬盘、光

6、盘上。目的：会计数据长期保存；防止意外事故数据丢失、非法篡改和破坏；能够利用备份数据，使数据尽快恢复。初级会计电算化必须要做备份的情况：每个会计期间结账前和业务处理结束后；更新软件版本前；会计年度终了进行结账时，备份由系统强制执行。账套输出的方法：以系统管理员admin身份进“系统管理”界面，点击“账套”菜单输出选择要数据备份账套号和账套名称选择备份目标文件夹单击“确定”，系统开始备份账套。初级会计电算化三、系统初始化（用友通） 系统管理模块设置完成后，进入账务处理系统，进行基础档案的设置：部门档案、供应商档案、结算方式、会计科目、期初余额等等，把这些基础档案设置称为系统的初始化。 （一）部门

7、和职员档案设置 1、设置部门档案。会计核算中，需要按照部门进行分类、汇总和管理，通常在账务系统中进行部门辅助核算、使用工资模块、固定资产模块都需要调用部门档案资料。 2、设置职员档案。职员档案用来设置企业职能部门中需要进行核算和业务管理的职员信息，必须在设置部门档案之后才能设置职员档案。初级会计电算化（二）设置客户档案和供应档案 客户档案和供应商档案都属于往来核算部分，要进行往来管理，必须先将企业的客户和供应商信息录入客户和供应商档案中，建立客户和供应商档案信息的主要内容是档案信息的主要内容是档案编码、名称和简称。 1、设置客户档案。客户档案的建立主要用于进行往来管理，设置客户档案后，在销售业

8、务中可以直接选择客户资料，便于核算和信息的汇总。 2、设置供应商档案。供应商档案主要为企业的采购管理、存货管理、应付账管理等服务。初级会计电算化（三）设置会计科目以及辅助核算项目 在新建账时，没有选择按行业性质预置会计科目，所以需要在系统初始化时自行设置会计科目。会计科目的设置包括新增会计科目修改和删除会计科目等。 1、新增会计科目。在财务软件中，建立会计科目时，输入的基本内容包括：科目编码、科目名称、科目类型、辅助核算等项目。增加会计科目时，应遵循高级到低级的顺序，从高级会计科目开始建立；同时注意符合新建账套进设置的会计科目编码规则，编码不能重复，不能越级。初级会计电算化2、会计科目的修改和

9、删除 （1）会计科目修改。在会计科目的窗口中选中要修改的会计科目。单击“修改”，便可对此会计科目进行修改。 （2）会计科目的删除。会计科目设置错误时，可以在“会计科目”对话框中选中要删除的会计科目。3、辅助核算项目设置。辅助核算是对账务处理的一种补充，设置辅助核算后，企业管理者可将各种辅助核算内容从明细账、总账中分离出来，以更灵活多变的核算形式、统计方法为管理者提供更准确、全面的信息民用工业助于管理者做出科学决策。辅助核算不同于一般的明细科目、它具有更加灵活的特性，一个核算项目可以在多个科目下挂接，而且一个会计科目可以设置单一核算科目，也可以选择多个核算项目。 常用的辅助核算项目包括：往来核算

10、（客户往来、供应商往来、个人往来）、部门核算、外币核算、数量核算、银行账和日记账等。辅助核算项目可以在新增会计科目的对话框中进行选择。设置往来核算可以按照往来目录进行分类和汇总；设置银行账和日记账可以实现出纳管理。初级会计电算化（四）凭证类型设置 用于设置会计核算的凭证类，系统提供以下五种分类方式： 1、记账凭证 2、收款/付款/转账凭证 3、现金/银行/转账凭证 4、现金收款/现金付款/银行收款/银行付款/转账凭证 5、自定义凭证 凭证类型不影响记账结果，业务量较少的单位可以只设置“记账凭证”一种类别。凭证类别一旦被使用，不能被删除。 但某些类别的凭证在制单时对科目有一定的限制： 1、借方必

11、有。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。 2、贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。 3、凭证必有。制单时，此类凭证无论借方还是贷方限制科目至少有一方有发生额。 4、凭证必无。制单时，此类凭证无论借方还是贷方限制科目均无发生额。 5、无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法科目。初级会计电算化四、输入期初余额 初次启用会计账务系统时，应将经过整理的手工账目期初余额录入计算机中，以保证新系统下数据与原系统的数据衔接，保持账簿数据的完整性和连续性。 （一）输入期初余额 1、总账期初余额的输入 进入总账系统，点击总账设置期初余额 打开“期初余额录入”对话框。选中有期初余

12、额的科目，直接输入期初余 额。 2、辅助核算期初余额的输入。对于设置辅助核算余额的科目，系统会 自动为其设置辅助核算账页。与此相对，在输入期初余额的时候，这类科目不能直接输入科目期初余额数据，必须输入辅助账的期初数据。 （二）期初余额试算平衡 期初余额输入完成后，为保证基础数据的正确性，应该进行科目余额试算平衡检验。期初余额试算不平衡不能记账，但是可以填制凭证。期初数据试算检验包括一级科目余额平衡检验、总账科目与明细科目检验、主体账和辅助账平衡检验，试算的过程由计算机自动进行。只有试算平衡，科目余额录入工作才算真正完成。初级会计电算化账务系统的日常处理 总账系统中，会计凭证是整个会计核算主要数

13、据来源，也是整个核算系统的基础，所以账务系统日常处理主要就是凭证处理。填制凭证是日常账务处理工作的起点，是最基础和最经常性的工作。电子账簿的准确性和完整性也完全依赖于记账凭证，所以在实际工作中，必须保证记账凭证输入的准确性和完整性。初级会计电算化一、记账凭证的形成 1、手工编制记账凭证录入计算机。 2、系统自动生成记账凭证。 3、由账务处理模块以外的其他业务子系统 生成的记账凭证。二、凭证填制 （一）增加凭证：根据原始凭证和经济业务资料编 制记账凭证，手工输入到计算机中，形成记账凭证。 填制凭证的内容包括： 1、凭证头内容：凭证类别、凭证编号、凭证日期、附件张数。 2、凭证正文内容：摘要、科目

14、、方向、金额、合计。 3、辅助核算数据的输入。有辅助核算要求（在科目设置时定义了某类“辅助账”），输入会计科目后，系统自动提示要求输入相应的辅助核算内容。初级会计电算化（二）修改凭证 在填制凭证的过程中，记账凭证的错误必然会影响会计核算结果。为更正错误，系统提供了对错误凭证进行修改的功能。在计算机方式下，不同状态下的错误凭证有不同的修改方式。 1、对已经输入，但尚未审核的凭证，利用凭证编辑功能直接进行修改，可修改的内容包括日期、摘要、科目、辅助项、金额和方向，凭证编号由系统直接生成不能修改，一般要求操作员只能修改自己填制的凭证。属无痕迹修改。 2、对已经审核，但尚未记账的凭证。凭证一经审核，就

15、不能直接修改和删除，只能取消审核签字后才能修改和删除。 属无痕迹修改。 3、对于已经通过审核并已记账的凭证。为了保证凭证与账簿的一致性 不能直接修改凭证，更不能修改账簿。只能采用红字冲销法或蓝字补 充登记法进行更正。属有痕迹修改。初级会计电算化（三）删除凭证 1、作废/恢复凭证 当某张凭证不想要或出现不便修改的错误，可将其作废。 2、整理凭证 就是删除所有的作废凭证，并且对未记账凭证重新编号。若本月已有记账凭证，那么最后一张已记账凭证就不能做凭证整理。只能对其后面的未记账凭证进行凭证整理。初级会计电算化（四）查询凭证 按照给定的条件查找满足条件的凭证，并在屏幕上显示出来，包括对记账凭证和未记账凭证的查询。 1、在填制凭证过程中查询。 2、利用“查询凭证”命令查询。初级会计电算化三、凭证审核 记账凭证输入完成后，为确保登记到账簿的每一项经济业务的正确性，在记账之前，对于制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员进行审核，目的是检查记账凭证的真实性、正确性和合规性。 审核凭证要求审核员按照财务制度和会计准则的要求，对制单员填制的每一张凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符会计分录是否正确。凭证审核与制单不能为同一人。初级会计电算化四、记账