公文知识(修订).ppt

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1、 目目 录录3一3二3三3四3五3六3七 一、公文概述 1. 1.公文的定义和作用公文的定义和作用 公文，即“公事文件”，我们经常接触的通知、报告、请示、计划、总结等等，都属于公文的范畴。公文是机关、团体、企业、事业单位在处理公务中所形成的具有法定效力和规范体式的应用文，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。公务活动，意味着就有关问题调查研究、总结经验、交流情况、请示和汇报工作，意味着做出决定、下达指示、沟通上下。公文就是记载这些情况、完成这些使命的工具。 一、公文概述 2.公文的种类公文的种类 一般

2、公文可以分为正式公文和参照性公文两大类。正正式公文，式公文，也叫“正式行文”、“正式文件”等。指国家有关主管部门规定的公文文种，它具有法定的权威与效力，采用统一规范的标印格式，俗称“红头文件”。参照性公参照性公文，文，也叫“参照行文”、“非正式文件”等，指规定以外的公文文种，其权威与效力比较灵活，有些在公务活动中只起参考作用，没有执行与否的要求，对收文一方也不具有行政上的约束力，标印格式也没有统一的要求。正式公正式公文文包括以下13种：命令（令）；议案；决定；指示；公告，通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。参照性公文参照性公文主要包括：计划；总结；调查报告；简报；会议记录；述职报

3、告；规章制度，领导讲话等等。 一、公文概述 3.公文开头的模式公文开头的模式 开头，是公文的起首部分。开头一般是交待发文的根据、目的和原因、说明文件的重要性。因此，开头可分为根据式、目的式和原因式。根据式是引述一定的法律法规、上级文件精神为制文根据，通常用“遵照”、“按照”、“依照”、“根据”等来开头。如“按照党的十七届五中全会关于精神”，以说明此文的权威性。目的式是明确说明制发这件公文的意图、目的，一般用“为”、“为了”开头，如“为了更好地贯彻中共中央关于的精神”，以强调公文的重要性，引起受文者的注意。原因式是交待事实基础，说明制发这件公文的原因，如“由于的原因”，有因有果，显示发文的必要性

4、。 二、通知的写作 （一）通知的概念与作用（一）通知的概念与作用通知是把需要告知有关单位和人员的事项，用书面形式表现出来的一种知照性公文。通知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和使用干部。 通知的应用范围非常广泛，按其性质不同，可分为六种类型：一是发布性通知，如邮电部关于发布的通知；二是指导、布置性通知，如市政公路管理局党委关于学习、贯彻市委九届十次全会精神的通知；三是批转、转发性通知，批转用于上级批准转发下级的公文，如关于印发市财政局2011年政治工作要点的通知；四是告知性通知，如市工商局党委关

5、于调整局保密委员会成员的通知；五是会议通知；六是任免干部通知，如关于同志任职的通知。 二、通知的写作 二、通知的写作 二、通知的写作 通知作用主要是知照。即将某些事项，包括工作或活动的计划安排、情况、问题、政策、规定、意见等等，告知有关单位和人员。其具体的作用因通知的种类不同而不同。指导、布置性通知，带有必须遵照执行、不得随意违反的强制性与约束力，有关单位可作为开展工作或活动、处理问题、安排事务的依据，具有指导、规范、宣传、教育作用。批转、转发性通知，或认可某一单位的好经验，或通过某一单位的某些情况，提醒有关单位和人员注意某些问题，或传达上级有关文件精神，其指导、宣传、教育的作用，也是十分明显

6、的。告知性通知与会议通知除了知照作用，还可作为凭据。 二、通知的写作 （二）通知的结构与内容（二）通知的结构与内容 通知一般包括标题、主送单位、正文、落款四部分。有的通知如发送的面较广，内容为告知事项或会议通知，也可不写主送单位。 、标题：、标题：一般由发文单位、事由和文种三部分组成，发文单位一般在文头上有，标题中不再出现。如关于开展评选思想政治工作创新奖的通知，关于举办学习党的十七大精神领导干部调训班的通知。除临时性的会议或告知性通知外，一般不单独用“通知”作标题。 二、通知的写作 、主送单位：、主送单位：即被通知的单位，在标题之下提行顶格书写。主送单位可以有几个，这几个单位如果是平级的，用

7、顿号隔开；不平级的可以从高到低，依次排列；不同类别间的单位用逗号隔开；同类单位都要通知的，可用“各”字概括。如市政公路管理局党委关于在党员中开展创先争优活动的通知要发到全局，主送单位是：局属各单位党委（总支、支部）。 二、通知的写作 、正文：、正文：通知的正文因类型不同，也不一样。贯彻执行类通知：上级机关对下级单位传达事项、布置工作时使用。这种通知必须具体明确、切实可行，要把道理讲清楚，任务提明确。具体写法是：开头：首先说明发本通知的原委、依据及发此通知的目的；然后，写明通知的事项、内容，即通知什么问题，一般是通过一个承上启下的过渡句式（如“为了现将有关事项通知如下：”；或“为此，特作如下通知

8、”），引起下文，写通知的事项和内容。这部分一般分条列项地说明具体办什么事和应该怎样执行各项要求，务必具体、可操作而不失空泛；正文末尾，一般有一个提出要求和希望的结语。 二、通知的写作 二、通知的写作 二、通知的写作 批示性通知：包括“批转”和“转发”两种形式。“批转”用于上级单位认为某一下级单位上报的报告或其他文件，具有普遍意义，于是对下级单位的文件加上批语，用通知的形式发给所属各下级单位，作工作借鉴、参考或执行。“转发”则是上级机关单位、同级机关单位或不相隶属机关单位发来的公文，对本机关所属下级机关单位具有指示、指导或参考作用，加上按语，用通知的形式转发给下级机关。被批转或转发的公文本身列在

9、通知后面作为附件。如关于印发*书记在2011年*公司第二次党委扩大会上讲话的通知。 二、通知的写作 一般告知性通知：这类通知是上级机关对有关事宜需要下级机关知道或办理时用的，内容着重写清楚通知的事项，或具体说明如何办理，达到什么目的。如启用印章、人事任免及机构设置等。 会议通知：这种通知应写清召开会议的有关事项，以便与会人员作好准备并如期赴会，开好会议。内容一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地址、报到地点、携带材料等。 二、通知的写作 三、报告的写作 （一）报告的概念与要求（一）报告的概念与要求报告是下级单位向上级机关单位或者业务主管部门汇报工作、反映情况、提出意见

10、或建议、答复上级机关的询问时使用的一种陈述性公文。它与开大会时领导同志作的报告或请先进人物作的报告是截然不同的两种文体。报告的主要作用是：反映情况、传递信息；汇报工作，争取支持；说明情况，答复询问。定期或不定期地向上级机关或上级主管部门汇报工作、反映情况、提出建议，是一个单位的职责。为了方便上级领导人阅读、办理，报告要尽量做到简明扼要，不宜展开过多的政策理论分析，或者说，不必在报告中给上级讲大道理、做思想工作，篇幅不宜过长，一般不要超过三千字。报告是向上级汇报工作的文种，上级领导可以只看不答复，因此在报告中不得夹杂请求上级答复的事项，以免贻误工作。 三、报告的写作 （二）报告的种类（二）报告的

11、种类报告可分为情况报告、事件报告和答复报告等，情况报告应写明做了哪些工作，取得哪些成果，然后概括出基本经验，再写明存在的主要问题和下步工作意见。对于事件报告，侧重写明事件发生的全过程及其来龙去脉，分析事件发生的原因，说明其后果，并提出解决问题的方法和措施。对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级机关的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。 三、报告的写作 （三）情况报告和事件报告写法（三）情况报告和事件报告写法 1、情况报告的写法 情况报告是就某一方面或一段时间内的工作或客观情况向上级做专题汇报时使用。它可以写于工作进行之中，也可以写于工作结束或告一段落之后。情况报告可以分为综合性情况报

12、告和专题报告。综合性报告是就某一段时间内所做的工作、所发生的情况综合起来向上级作的汇报。它以时间为选材范围，如年终报告。正文一般写明以下几方面的内容： 三、报告的写作 开头说明这段时间里工作的总体情况，主要的成绩和问题。 主体部分一般横向分为若干层次，分述各个方面工作的进展情况。 根据实际情况，还可以对某些问题、趋势作总的说明和预测。 专题情况报告是就某一方面、某一项工作所发生的问题或情况，加以叙述和说明，向上级所作的专门汇报。 标题：由发文机关名称、事由加文种组成，如：xx单位关于“三个代表”专题教育情况的报告，有时发文机关可省略。 主送机关：顶格写在正文前第一行。 三、报告的写作 正文：主

13、要包括三点：一是基本情况；二是主要特点或收获；三是存在的主要问题，有时根据需要，扼要地写明今后的打算。 在这几部分中，主要特点或收获（即成绩）部分是重点。正文部分通常是归纳出几个小标题，依次分项来写。写时要紧扣标题，先概述，再细述；先综述，再分述，并用典型事例或数字说明基本观点。比如*公司关于深入学习实践科学发展观活动情况的报告在主要做法的表述上： 突出一个特色主题。这个主题就是：“强化职责，高效管理，做优做强铝加工产业”； 三、报告的写作 坚持两手抓两促进。一手抓学习实践活动，一手抓安全生产； 开展特色活动。 A、开展合理化建议活动， B、解放思想大讨论， C、从我做起为公司解难题； 领导干

14、部身体力行，带好头、做榜样； 抓好重点环节。方案，学习，调研，征求意见，撰写分析报告； 转化运用课题成果。 结尾惯用语：“特此报告”、“以上报告，请审阅”等。 三、报告的写作 2、事件报告的写法 事件一般指突发事件，如群体性上访，重大安全事故等。写法一般分成三部分内容：一是事件发生的全过程；二是对事件性质的分析；三是由事件总结出的教训，提出下一步的防范措施。写作时应把握以下几个问题： 一是事件发生后，应当在迅速处置的同时，及时向上级报告； 二是要真实反映事件发生的全过程。事件发生的时间、地点、原因、状态、趋势等基本情况，都要写清楚。如果对一些重要情节和事发原因不是很清楚，务必抓紧与有关方面核实

15、，千万不可凭主观推理、判断来反映情况； 三、报告的写作 三是分析问题要客观。就是说反映情况要实事求是，不带偏见。特别是涉及当事的双方，更要注意这一点。没有根据的，一句也不要讲；有根据的，也只能写实，并留有余地；问题没调查清楚的，不要讲决断的话； 四是要深入总结经验教训，提出下一步的防范措施。 四、请示的写作 （一）请示的概念与作用（一）请示的概念与作用请示是下级机关单位请求上级机关单位或业务主管机关单位对某项工作或某个问题给予指示、答复时使用的。 请示的意义和作用在于：陈述意见，请求指示；提出问题，请求帮助；说明情况，请求裁决；提出建议，请求解决。请示与报告都是下级单位呈送上级单位的上行文，在

16、格式和写法上有相似之处，但其区别也是明显的。 四、请示的写作 一是请示着重于提出问题和请求，报告着重于陈述情况和意见； 二是请示的内容只涉及一件事情，一事一文，篇幅需简短，报告涉及内容面较广泛，篇幅可较长； 三是请示必须事前行文，获得上级批复后方可行事，不得先斩后奏；报告一般是在工作进行中和过后行文； 四是请示一定要有请求事项，上级单位如果同意，必须行文批复；报告则主要是陈述情况或意见，供上级了解、掌握、参考，一般不提请求事项，即使有所请求，上级也不一定非得给予批复。 四、请示的写作 现实生活中，常有把请示与报告混为一谈的现象，有的甚至干脆写成“请示报告”，这是不对的。还有一些单位向不相隶属的同级或低一二级的单位联系公务，为了表示谦虚，取得对方的好感，特意使用“请示”，也是不合规范的。请示仅限于下级单位对直接上级单位使用，其他可以用“函”。请示的作用与报告基本上相同，即一方面下级单位通过请示，可以让上级单位了解自己的有关情况与请求；另一方面，上级单位可以利用下级单位呈送的请示，作为指导该单位和同类单位有关工作的依据。发文单位使用请示，一定要有其具体目的，收文单位收到请示后，也一定要及时