企业档案管理制度-5套.docx
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1、公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化,使档案管理更有效地为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本制度.一、.总则(一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据。-)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司行政部与总经理统一负责,统一管理。(三)公司档案具体工作由行政部进行日常管理,其他各部门在工作和业务经营
2、活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理,各部门不得分散保存。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。.三、术语和定义I、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理:指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责(一)行政部门1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理;2、建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;3、收集
3、、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料:4、负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全,指导公司的档案管理工作;5、提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通:6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。(二)其他各部门相关人员1、负贡在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政部门;2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件;3、负责本部门文件资料或合同复印件的口常收集、标识、贮存、保管、利用、归档:4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。(三)各部门主管人员1、批准对闩己部门资料或合同复印件的处置。(四)总经理1、负责
4、对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序(一)档案资料的收集1、各部门相关人员负贡对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门文件(合同)管理记录目录;2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制移交目录每季度向行政部门移交;A、归档范围及移交时间B、档案资料的标识(五)档案交接1、部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的,要填写档案移交清单,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字,行政部见证。(六)档案移交公司的流程1、经办部门检查文件或档案,编制移交清单:2、行政部根据移交清单,查收案卷与文件,并与部门每月提交的档案清单核对:3、档案完整、齐全
5、且符合公司要求,移交双方在移交清单上(一式两份)签字,双方各保存一份。(七)档案保管1、档案编号a)档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊:b)档案分类各级名称经确定后,应参照档案分类编号表,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序一次排列,以便查阅:c)档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用:d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求,组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改:e)建立档案目录存于案卷盒内,便于查阅。(八)附则:本办法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资
6、料管理制度(备用)1、工具资料书籍的购买,由员工提出,经部门经理汇总后报总经理审批,然后由行政部统一订购;2、期刊、杂志等的订阅,由行政部汇总各部门征订清单,报总经理审批后向有关发行部门订购:3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号,统一保管:4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续:5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理,用完收存:6、员工离开本公司时,应归还所借用的图书资料。六、相关记录1、文件(合同)管理记录目录2、文件档案移交目录3、档案移交清单表4、档案借阅审批单5、档案分类编号表单位档案管理制度第一章:总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业文书档案管理,推动资
7、料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展。本制度的制定和实施,遵循中华人民共和国档案法及其他相关法律法规和管理制度的要求,并参考行业标准和内部管理实践。第二条适用范围本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作。第三条术语和定义1、文书档案:指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录,包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等。2、档案保管期限:各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限。第二章:文书档案管理的组织与职责第四条职责分工1、公司管理部门负责文书档案的制定、审核、归档及保存;2、
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