档案著录规则.docx

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1、ICS01.140.20CCSA14A中华人民共和国档案行业标准DA/T182022代替DA/T181999档案著录规则Ru1.esforarchiva1.description2022-07-01实施2022-04-07发布本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第】部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草.本文件代替DA/T18-1999档案著录规则，与DA/T181999相比，除结构谓整和编田性改动外，主要技术变化如下：一更改了现甩性引用文件的内容（见第2章，1999年版的第2章）；-硒了术语.若录单元“.多级若录”“若录层级.”著录主体更改了.著录.著录项目“惊目“的定义都除

2、了“著录格式”著录目录（见第3章,1999年版的第3章）；一增加了总体原则和要求”一章（见第4章）；一晤加了多级著录模型一章（见第5章）；一堵加了著录项目清单.一章（见第6S）：一增加了相关档案材料与著录控制”大项,更改了著录项目的大顼及其构成，田原来的“港名与麦任说朗项、穗本与文种项、密级与保笆期限项、时间项,载体形态项.附注与提要项、排检与堀号项”7大项改为标识.B.内容与结构、直阅与利用控制、相关档案材料.附注、著录控制”7大项（见第6章中表1.1999年版的第4章）；一增加了S录层圾组织机构沿革/人物生平,他g保首沿革人名”计K机文件大小计算机文件腐,生成方式”整理情况销毁情况.公开属

3、世开放标识语言或文字存储位st-原件存放位sr1坦制1播放位Ir相关著录单元”著录者”著录日期”等著录项目t第6京中表1）；一更改了著录项目的名称,将“提要改为“范围和提要”（见9.1,1999年出的9.6.2）;一蒯除了1电子文档号”著录项目（见199阵版的9.7.4）;一捌旗了著录用标识符（见1999年版的第5章）、著录条目格式（见1999年板的第6章）、“若录用文字（见1999年版的第7章）和.若录信息源“（见1999年版的第8盘）4章；一更改了相关著录项目的若录细则（见第7章第10京、第12章，1999年板的第9）：一增加了文件级若录项目”案卷级若录项目”类别级著录项目全宗级著录项目*

4、著录条目示例5个奥科性附录（见附录A附录E）.i注僦本文件的某些内容可能涉及专利.本文件的发布机构不承担识别专利的责任.本文件由国家档案局提出并归口.本文件起草单位：国家档案局档案科学技术研究所.本文件主要起墓人:悬曼影、张淑育、王黑、县杰、魏伶你J、陈吉.本文件的历次版本发布情况为：一1999年首次发布为DA/T181999；一本次为第一次修订.档案著录规则1苑图本文件确立了档案多级著录模型和原则，明确了档案著录项目及其约束性、著录层圾及著录主体，规定了各著录项目的著录要求.本文件适用于档案馆（室）对各类档案的著量.2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规空性引用而构成本文件必不可少的条

5、款.其中,注日期的引用文件,仅谈日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件.GB/T4880（所有部分）语种名称代码GB/T4881中国语种代码GB/T15418档案分类标引规则DA/T13档号编制规则3术语和定义下列术语和定义适用于本文件.3.1著录description为洽索和管理档案费源,对档案内容.结构、背景或省理活动进行分析、选择、组织和记灵的过程.3.2著录单元UnitOfdeSCriPtion作为基本若录单位的一份文件或一个文件集合.3.3多级著录mu1.ti1.eve1.description从文件、案卷、类别到全宗分层级实施著录

6、的方法.3.4著录层级Ieve1.ofdescription著录单元在全宗内所处的层次位置.注：苦爱层皴包落文件5K.案誉侬.荚别侬.金宗瑕等.3.5著录项目e1.ementofdescription鬼示档案内容、结构.背景或管理活动的记录事项.3.6著录条目entryOfdescription一个著录单元所有著录项目的组合.注：手工舌录环境下,若隶条目的形式为若录卡片；计算机环境下，著录条目的形式为一条数据记录.3.7著录主体Subjectofdescription对著录工作负有责任的机构或部门.4总体原则和要求4.1层级性根据档案整理结果，从文件级到全宗级分级著录档案信息，以反映部分与整体

7、的层次结构.4.2相称性仅记录著录单元所在层级的相关信息.例如，当著录单元为全宗时，不提供案卷的详细内容佶息；当著录单元为文件时，仅著录文件信息；当著录单元的出任者是某个单位的分支机构或下属机构时，不提供该单位的组织机构沿2E信息.4.3关联性标识著录条目的著录层级，将其与上一级著录单元相连接，以明确著量单元在著录层级结构中的位置，限示各层级之间的有机联系.可采用相应著录层级的档号或其他方式进行连接.4.4动态性告录项目的内容发生变化时，应重新著录.根据实际需要，保留原著录内容或正新战值.例如，若录单元的开放审核点见发生变化时，开放标识项田新鼠佰；芒录单元的度级发生变更时，密级项在保留原著录内

8、容的基础上，补充变更情况.5多级著录模型图1给出了妥级著录的一股慢型,但未详尽所有可能的著录层级.类别圾一般著录一圾类别（档案门类）.图1档案多级著录一/S模型6著录项目清单档案著录项目分为标识、旨里、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注著录控制7个大项，35个小项.去1规定了著录项目及其约束性，指出了其适用的著录层级和著录主体.各著录层级的完整署录项目分别见附录A、附录B、附录C和附录D.表1著录项目清单着最项目约束性著录主体档案!8代码必著全宗线档素市送著文件吸.SfttR.类别吸档案值smes必善所书档案空、档案电标识档号必若所有档案空、档案EKS。著所有档案空、档案Wr文件娓

9、号有则必若文件娘档案常日期必著所有档家宝、档案0背景责任者必著所有搭卖空、档案馆坦织机构沿革/人将生平选著全宗级档案室、档案消档案保tr沿革必若全宗级档案室、档案EiSW文件ts三W.OJe档案官.档案市运度和提要送着所有档案空、档案培AS送著文件场.案卷级档案交槁本选着文件级档案空文种选若文件级铛案空附件送著文件娘档案家政体形态有则必若文件级档案室内容与培病造著家卷级.类别级.全宗级搭案空、档案E计I1.yI文件大小选着文件级,案卷缴档案空、档案E计籁机文科格式选若文用a.案卷缀搭案室、档案E生成方式送著文件a.三w档Sg1.档案馆修理管况送著类别序.全宗ta档案宝、档案施像管期椒必工文件级

10、.案卷缴档案空、档案电销毁R况打则必若文他a.案卷级档案空、档案E注阅与利用控制e有则必若文杵级档案空、档案Wr公开属性有则必菩文件娘档案常开放标识必著文件场.案糕级档家宝、档案0语言或文字iX文件级色案空主收词或关键词选著文件喙铛案空表】著录项目清单（续）著录项目约束性若聚层级著及主体百肾与利用控制分类号送著文用.SW档3B事.档案市缩微号所有档案宏.档案市存价位,造著所有档案空.档案值相关档案材料原件存放位置送著所有档案空.拴SESiHHfrJKOB选若所有档案室，档Mtft相关苦及飨元送著类即a.金钊a档3r.档案市对注的注送著所有档案空.档寞馆若及控制著信者送著所有档案宝.档案市名录B

11、期选著所有搭案室.拴MfB7标识项著录结则7. 1档案馆代码档案馆代码是国家档案主管部门为姆个档案馆迎予的唯一代码.档案馆代码应照实著录.示例:4420027.2著录层级记录著录单元的著录层级.示例：文件银案卷级类别级全宗级7.3档号7.3.1档号是以字符形式赋予档案的一组唯一代码,用于反映、固定和识别档案排列履序.DA/T13规定了按卷整理的档号结梅：全宗号-类别号-案卷号/组号/阳号-件号/页号，以及技件整理的档号结构:全宗号-类别号件号.应按照DA/T13的规则,对各若录层级赋予不同的档号：a）全宗级档号取全宗号；示例1：X033（说明：全宗皴档号，全宗号）b）类别级档号取类别号及其上位

12、类代码，即全宗号-类别号;示例2：XO33-ZP（说明.炎别皴档号，金宗号侬类别号）C）案卷级档号取案卷号/蛆号/用号及其所有上位类代码，即“全宗号-类别号-案卷号/姐号/国号”；示例3：X033-ZP2008-001说明：案卷圆档号，全宗号类别号案卷号）d）文件级档号取件号/页号及其所有上位类代码，即“全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号”或“全宗号-类别号书号”.示例4：XO33-ZP2008001-00006（说叨：文件级档号.全宗号-类别号-案卷号-杵号）示例5：A002-WS2019y-0001瞠班：文杵皴落号，全宗号-类别号杵号）7.3.2在档案第（室）内告理档案时，采用

13、档号作为档案的唯一标识；馆际交流时，宜采用“档案滔代码-档号”作为档案的唯一标识；国际交流时,宜采用“国家代码-档案馆代码-档号”作为档案的推一标识.示例1436001-043-U-2011-016-0038（说明他标交流）示例2：CN-436001043IX-2011Y0160038（说明IajS交流）7.4题名7.4.1JS名的界定以名，又称标as、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称,可以是文件迎名、案卷地名、类别以名、全宗逊名.文件地名一般指正题名，也可能同时存在并列IS名、副题名或说照地名文字.7.4.2正题名7.4.2.1正题名是档案的主要款名.应在相应的著录层级上,拟可或照原

14、文记录著录单元的正题名.7.4.2.2文件船名的著录应符合以下要求：a）有船名时,一般照原文名录；b）原联名不能揭示内容或过于冗长时，原融名照录，并根据文件内容另拟题名附后,加；示例1：通知（共青团中央关于纪念一二九的通知I示例2：*!iS人委国东资本主义办公空关于*某日七月十一日某工字第辱六号来函所矍向JS的答复IXXiK人委国容更本壬义办公空关于对XS!只划分个体手工业户.衣业户的标准的复文）C）原理名中出现人名但人名不全时，直补全缺少的人名，有别名的宜注明常用名；示例3：I毛浮尿）（拾Ji旭东.萩林彩蔡和京）并在宏渚友会（说明：文件原魏名为绐弟也乐、茶痔衫弁在法诸友会）d）无视名时依据文件内容拟写物名，并加.7.4.2.3案卷逝名一般宜照原文著录.案卷题名不能用示内容或过于冗长时，应更新拟写,将原地名修改好后再著录.7.4.2.4类别题名一般包括责任者、问顼和材料形式，问题可反映职能、活动.主凝、地点等.