Excel表格的使用秘技.docx

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1、EXCE1.使用秒技也许你已经在EXCe1.中完成过上百张财务报表，也许你已利用Exce1.函数实现过上千次的烫杂运算，也许你认为Exce1.也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Exce1.全部技巧的百分之一。本专题从Exce1.的最高版本2002中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Exce1.的别样风情。一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Shee1.2中，将企业名称按类别（如“工业企业”、商业企业”、”个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企

2、业名称数据库。2.选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C列分别命名为商业企业”、个体企业”3切换到Sheet1.中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数据一有效性”命令，翻开“数据有效性对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。再选中需要输入企业名称的列（如D列），再翻开“数据有效性”对话框，选中“序列M选项后，在“来源”方框中输入公式：=Indirect（ci

3、）,确定退出。4.选中C列任意单元格（如C4）,单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）,单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个常用文档”菜单，将常用的工作等文档添加到其中，方便随时调用。1 .在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，翻开“自定义”对话框。在“命令标签中，选中类别下的新菜单”项，再将“命令”下面的新菜单”拖到菜单栏。按“更改所

4、选内容”按钮，在弹出菜单的“命名框中输入一个名称（如“常用文档）o2 .再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作德文档列表名称。重及上面的操作，多添加几个文档列表名称。3 .选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接一翻开“选项，翻开“分配超链接对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作德（如“工资x1.s”等）文件夹，并选中该工作簿文档。重及上面的操作，将菜单项和与它对应的工作德文档

5、超链接起来。4 .以后需要翻开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接按钮的功能。三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1 .翻开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式一条件格式”命令，翻开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下

6、拉按钮，选中“大于或等于选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击格式M按钮，翻开“单元格格式”对话框，将字体的颜色设置为红色。2 .按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500.字体设置为“蓝色”；小于IO00,字体设置为“棕色”）03 .设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的专业符号工具栏。1 .执行“工具一宏一录制新宏”命令，翻开“录制新宏”对话框，输入宏名如“fuhao1.”并将宏保存在“个

7、人宏工作等”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。2 .翻开“自定义”对话框，在工具栏”标签中，单击“新建按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称一一“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别下面的宏”，将命令”下面的“自定义按钮”项拖到专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。3 .选中其中一个自定义按钮，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4 .右击某个命名后的按钮，

8、在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，翻开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fuhao1.等），确定退出。重及此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5 .关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1 .翻开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隙藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。2 .执行”视图T视面管理器”命令，翻开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹

9、出“添加视面”对话框，输入一个名称（如上报表”）后，单击“确定”按钮。3 .将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。4 .以后需要打印某种表格时，翻开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称,单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办？可采用自定义序列来排序。1 .执行”格式T选项”命令，翻开“选项”对话框，进入“自定义序列标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序

10、列（如“机关，车队，一车间，二车间，三车间等），单击“添加”和确定”按钮退出。2 .选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据一排序”命令，翻开排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚刚自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表局部单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式一单元格命令，翻开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的分类”下面选中自定义”选项，然后在右边类型下面的方框中输入“；”（三个英文状态下的分号2 .再切换到“保护标签下，选中其

11、中的“隙藏”选项，按“确定”按钮退出。3 .执行“工具一保护T保护工作表”命令，翻开“保护工作表对话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Exce1.的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要去除“锁定”前面复选框中的V”号，这样可以防止别人删除你隔藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据一有效性”命令，翻开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式标签下，按

12、“模式”右侧的下拉按钮，选中“翻开”选项后，确定”退出。以后中选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文揄入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动翻开，中选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如电脑报而烦恼呢？那就往下看吧。1.执行“工具T自动更正”命令，翻开“自动更正”对话框。2 .在“替换”下面的方框中输入“pew”（也可以是其他字符，pcw用小写）,在“替换为”下面的方框中输入“电脑报，再单击添加”和确定”按钮。3 .以后如果需要输入上述文本时，只要输入pc-字符此时可以不考虑“pew”的大小写，然后确认一下就

13、成了。十、在EXCe1.中自定义函数Exce1.函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数,来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1.执行“工具f宏一ViSUaIBaSiC编辑器*菜单命令(或按“A1.t+FU”快捷键),翻开ViSUa1.RaSiC编辑窗口。4 .在窗口中，执行“插入T模块菜单命令，插入一个新的模块模块1。5 .在右边的“代码窗口”中输入以下代码：FunctionV(a,b.h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只

14、能在相应的工作筹中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？1 .执行“格式工作表T背景”命令，翻开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2 .在按住CIr1.键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。3 .按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）。提示衬在单元格下面的图片是不支持

15、打印的。十二、用连字符“&来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1.单元格中输入公式：=B1&C1&D1.2 .再次选中D1.单元格，用“填充柄”将上述公式;复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3 .选中E列，执行“受制”操作，然后选中F列，执行“编辑一选择性粘贴命令，翻开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮,E列的内容（不是公式）即被受制到F列中。4 .将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列,公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。十三、快速打印学生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存在Sheet1.工作表的A1.至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。1.切换到Sheet2工作表中，选中A