机构编制大讲堂——如何当好办公室主任.docx

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1、“机构编制大讲堂”如何当好办公室主任近日,市委编办举办第二期机构编制大讲堂,综合科负责人XX从承办有章、参谋有度、管理有方、协调有术四个方面为大家阐述如何当好办公室主任。以下是课件主要内容,供大家分享。前言办公室主任的概念在我国任何一个机关、团体和企事业单位都有一个为领导工作、机关工作、基层工作和员工服务的办事机构,它作为党政机关的一个内设机构,是沟通上下、联络左右、协调各方,保证机关工作正常有序运转的枢纽。在不同层次的机构中其名称也不同,中央和省部级称办公厅;地市县级和较大的企事业单位称为办公室;还有的称为文秘科、综合科等等。机构的名称不同其称谓也不相同,有的叫办公厅主任,有的叫办公室主任,

2、有的叫秘书长或着科长。在实际工作中,办公室主任既是本单位、本部门的指挥员,又是战斗员;既是兵头,又是将尾;既要将领导的意图细化为具体的工作方案,又要负责方案的组织实施;既要直接承办具体业务工作,又要组织办公室工作人员一道,共同完成工作任务。办公室主任作为一种具体的职务出现,古已有之,只是叫法不同。古代各级官署,都有直属首长的办公室主任,虽然秩卑官小,却占据着稽核汇总机关事务正常运转的关键环节。这个角色的设置和相关的制度演变,最能体现古代官场人事的特色。古时的办公室主任叫主簿,秘书叫参军。世说新语记载:东晋桓(huan)温任荆州刺史,最亲信记室参军都(xi)超和主簿王琦(xun)两人。民间编了个

3、顺口溜:髯(ran)参军,短主簿,能令公喜,能令公怒。原意是说王恂和都超多智术,能操纵桓温的感情,使其喜、怒。办公室主任的定位战略上,办公室主任一定要敢于当领导的领导,战术上首先要服从领导的领导。日常工作中,不能把领导神化,他们也是人。领导分工,具体情况不一定完全掌握,一些思路、一些认识、一些决策仍有许多需要别人补充完善。当领导没有思路的时候,办公室主任要给拿思路;当领导有思路的时候,办公室主任要给补充完善思路。在领导身边工作一定要站的高一点,从大局着眼,随时给领导拾遗补缺。一、办公室主任的职责是服务第一:认清主次,突出政务服务第二:知轻知重,突出重点服务第三:小中见大,突出要事服务第四:胸怀

4、全局,突出整体服务第五:超前把握,突出决策服务第一认清主次,突出政务服务政务服务和事务服务各有其重要性,都是整体工作的一部分。但二者并不是平分秋色,等量齐观。对办公室主任来讲,政务服务重于事务服务。政务服务是纲,纲举目张。政务服务是主要矛盾。做到超前谋划,周密安排,迅速落实,准确反馈,在纷繁复杂的工作中理出头绪,从容应付,争取工作的主动权。第二知轻知重,突出重点服务什么是重点?领导关注的热点就是重点,推进工作的难点就是重点。在重大决策前,掌握实情,大胆谏言就是重点;在贯彻落实中,积极协调,真督实查就是重点;在落实后,认真总结,掌握规律,及时反馈就是重点。抓不住重点就没有工作效率,服务也就难以到

5、位。第三小中见大,突出要事服务对上服务的全过程中,貌似小事未必是小事,也可能出现大的缆漏。所谓小,既是我们容易忽略的地方,也是需要格外小心的地方。细节决定成败一书中说:芸芸众生能做大事的实在太少,多数人的多数情况总还只能做一些具体的事、琐碎的事、单调的事,也许过于平淡,也许鸡毛蒜皮,但这就是工作,是生活,是成就大事的不可缺少的基础。吃透上级政策,吃透领导意图,创造性贯彻执行,不忽视任何事情,特别是对领导关注的事情,事关全局的事情要盯住不放,一抓到底。把工作放在全局中去考虑,去谋划。增强工作的敏感性,善于发现和抓住一滴水见太阳的东西,举一反三,做好大局文章。第四胸怀全局,突出整体服务胸怀全局,从

6、整体上去谋划服务工作。办公室主任大忌:不在其位,不谋其政的思想。整体服务上档次、上水平必须处理好三个关系:一是服从于主要领导和服务于其他领导成员的关系。二是处理好急务、杂务和中心工作的关系。三是处理好上下左右之间的关系。第五超前把握,突出决策服务两难:不居高位要高位谋划,服务到位又不能越位,分寸很难。既处理日常事务,又超脱谋大事,既深入基层掌握实情,又提出深度建议,操作上不易。放胆和吃苦突破两难:政治敏锐,见一叶而知秋,发现易忽略的环节;情况熟悉,眼观六路,耳听八方,知领导所未知;反馈及时,落实情况动态反映有价值的信息;督办有力,保证快速推进,维护决策的权威性。二、办公室主任的任务是参谋第一:

7、胸有成竹第二:脑有思路第三:口有实物第四:耳有缝隙第五:手有成果第六:参有奇谋第一胸有成竹指对领导决策所需情况和有关政策了然于胸,是办公室主任充分发挥参谋作用的基础。着力培养三种能力:一是深入调研,不断积累。丰富自己基层一线情况和知识。二是深入分析,去伪存真。学会对获得的直接情况进行精细加工,剔除表面现象,牢牢抓住事物和问题的本质。三是把握趋势,预知结果。要在掌握本质的基础上,依据事物的发展规律,准确预测事物的发展方向和结果,夯实参谋的基础。江西九江都昌县蔡岭镇400多年古树,树中竹根攀上古树腹部长出4根参天翠竹,成胸有成竹奇观。第二脑有思路把握好分析、梳理和推断三个环节。要理清哪些是问题产生

8、的原因,哪些是原因的结果,哪些是制约和影响问题的主要因素,哪些是次要因素,制定决策首先应干什么,随后再干什么。这些问题综合起来,依据科学的逻辑推理,找出解决问题的正确思路,就是做到脑中有路。第三口有实物要心能谋之,口能言之,把自己对领导决策的参谋思路准确无误地表达出来,不能茶壶里煮饺子,肚里有货倒不出来。要讲究口才,讲究语言艺术,做到言之有物,一语中的,言简意赅。力戒两种现象:L不管心中没有思路,总是徐庶进曹营一言不发:徐庶投靠刘备后,接连数次打败曹军大将曹仁,并且夺得樊城。曹仁与副将李典逃回许昌后,去见曹操,告知了刘备主要依靠单福取胜的消息。曹操的谋士程昱笑道:此人不是单福,而是颖州徐庶。单

9、福是其假托之名。程昱还告诉曹操徐庶才能比他高了许多,并向曹操献策争取徐庶入曹。原来,徐庶为人至孝,幼年丧父,家中只有老母,而其弟徐康已亡,老母无人奉养;程昱于是教曹操把徐庶的老母赚至许昌,然后命其写书信招徐庶来归。为此,徐庶不得不离开刘备,投入了曹营。然而,曹操虽然得到了徐庶,徐庶却从不为他出谋划策。原因一是徐庶笃于对刘备的情义,回到曹营不是出于本心;二是其回到曹营之后,真相大白,老母愤而自缢。徐庶自知被骗,故而深恨曹操,发誓不为曹操设一计谋。这就是著名的徐庶进曹营,一言不发的故事。2.参谋意见的表述是零碎的,片面的,不做准备,没有层次,弄得领导搞不明白你想说什么。第四耳有缝隙数从何而来?耳听

10、八方,广纳博收,做到耳中有隙,就是不断扩充内存。切忌两耳不闻窗外事,那样会使自己与其他部门、基层员工绝缘,也就谈不上为领导当好参谋了。1953年2月18日,农历正月初五,毛泽东一行登上了武昌蛇山,路旁正好有位老人卖炸豆腐,毛泽东停下脚步,和他聊了起来新中国成立后,毛泽东经常深入农村、企业、部队、机关、学校、街道进行调查研究,到群众中去倾听他们的呼声,了解他们的疾苦,他那朴实无华、真挚坦诚的人民情怀,终生不变。第五手有成果没有调查就没有发言权。采取深入调研和督查的方式,印证决策,把决策的实施结果迅速掌握到手中,为修正和完善决策进行新的参谋。切忌手中无果的半程式参谋,只负责决策前参谋,决策形成后就

11、万事大吉,大功告成,那样,参谋的作用就没能得到完全发挥。第六参有奇谋参谋意见要体现对问题独到的见解。而不是简单的罗列和汇报。照本宣科,人云亦云,对领导的决策无益,还会扰乱领导视线,甚至误导领导决策。养成四种习惯,以便于做到参中有谋。一是擅于调研,发现问题;二是精于分析,掌握规律;三是广泛联系,独立思谋;四是谨慎进言,非谋不参。三、办公室主任的工作是办事第一:不以事小而不为(从小事做起)第二:不以事杂而乱为(要有条不紊)第三:不以事急而盲为(应沉着果断)第四:不以事难而怕为(不怕揽矛盾)第一:不以事小而不为(从小事做起)善于抓大事,但小事不抓,日积月累,就会酿成大事。知大知小。胸有全局,分清主次

12、大小难易,避免一团麻。小中见大。小事孕育着大事。值班、会议通知、座次安排、餐饮吃喝等这些小事,稍有不慎就会捅大漏子。举轻若重。看似小事的经常性工作,要建章立制,用巧功去抓,抓一项带动几项,管原则不管具体(要充分相信你的部下有能力把事情办好),督结果不查细节;用韧功夫去抓,明确专人,盯死不放,直到办完办妥为止;用细功夫去抓,按部就班,严细缜密,不出缆漏。第二:不以事杂而乱为(要有条不紊)不乱为,要知重知轻,避免重要工作没抓住,次要工作用过了劲,使过了头;不乱为,就要知上知下,吃透了上情,办事才有方向,才有主心骨。不乱为,就要知书知礼。知书,就是要多学习,提高理论水平高,通晓方方面面的知识,办事得

13、心应手。知礼,是指工作方法多、讲艺术。不仅办了事,还能使大家心悦诚服,各方面都满意;不乱为,就要知规知矩。没有规矩不成方圆。第三:不以事急而盲为(应沉着果断)处理急事和突发性事件是办公室主任的家常便饭,是第一知情者,处置的第一道工序。一是要沉着应付,切忌自乱阵脚。二是要胸有主见,切忌唯唯喏喏。在处理过程中既要必须胸有主见,也不能乱表态,乱许愿,以免为彻底解决问题埋下隐患。第四:不以事难而怕为(不怕揽矛盾)遇到难事一般有两种选择:一是上推下卸,绕着走;二是不怕揽矛盾,不怕受委屈,不怕得罪人,不怕找麻烦。后者才是选择。一是讲职责,不管多难,义无反顾,挺身而出。二是讲品质,身先士卒,代领导冲锋陷阵,

14、替领导分忧解愁。三是讲艺术,处世得体。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法,既讲原则,又讲灵活,因人因事施法。四是讲精神,敢于碰硬。柔中有刚,特别是在原则问题面前,要敢于碰硬。一味和为贵,别人不把你当回事,协调苍白无力,处理优柔寡断,就会什么问题也解决不了,什么事也办不成。四、如何当好办公室主任第一:承办有章第二:参谋有度第三:管理有方第四:协调有术第一:承办有章有章就是指有章法、有条理、有程序。1 .办文要有章法。公文处理要严格按照党政机关公文格式来执行,这样有利于进一步提高党政机关公文制作水平和质量,能够有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。2 .办事要有条理。做到帮忙不添乱

15、、解难不添忧、服务不误事。办公室事情往往很多,一般情况下,办事按照正常程序进行运作。有时这件事还未做完,另外一件事又来了,这个时候就必须区分主次和轻重缓急,视事情的重要性、紧急程度来进行,不能按部就班。3 .办会要有程序。会议是有制度的,是有一定的程序的。拿我办主任办公会来说,会议议题的提出与确定及会议召开按以下程序进行:第一步,各科(局)提出议题;第二步,办公室将各科(局)议题收集整理后,填写议题表,提交主任审核,正式列为会议议题;第三步,准备会议,办公室将会场提前布置好,并将召开会议的时间、地点、参加人员、主要内容等通知与会人员;第四步,开会,办公室要做好会议记录;第五步,按要求将会议决议事项分头落实好,将会议资料整理归档。这些程序都不能少,如果第一步和第二步不走,会议就不宜开,即使开,效果也不好。会前酝酿很重要,不可少,走程序还可以避免临时动议。第二:参谋有度大家都知道,办公室主任履行其参谋职责,有其独特的便利和优势:一是办公室主任工作与领导班子的工作同步运行与操作。二是办公室主任与领导班子之间具有经常接触的便利条件,可以随时找机会向领导陈述自己的见解和主张。三是办公室主任接触面大,信息较为灵通,对外联系广泛,

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