行政前台-岗位职责及工作要求范文.docx

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1、行收Aiffit*现职务，行政,台上被主管：行政人手部经理工作对象：全可人0主*职责，I.日常到访客人的接待,出助公司鱼货人及所H部门经理做好日常公关办调工作.2 .公司电话的接听（转接代接）和记玳、楂达工作.3 .公司部件、部包的收发及相应微用的结。工作.4 .公司各类往家文件（电利梯件.ft的收发.处理和时档.5 .公司办公环境、家具、装修等的保持检查、处理.6 .对保洁、H1.粉株丸租丁等JC作的监仰和投会.7 .对世名遥控板.个人办公区域的管理，8 .公司办公用品、日用Aa的E1.常管理工作（采期.发放、管理）.9 .日常的打印、红印以及相关求备的检i.（日后涉及“使用笆理”）10 .

2、公司领导、员工.客户的住宿、出行、用*的预定和行程安持I11 .非长期性预订军制的管理制我用结算：12 .公司后勤管理.及各类费用的支付工作.包含：狗亚费、水电费、秒乍费、电话费、网费、家政.保沽等：与对应旗位.如保洁公司、物业公司.家政公司电信公司等保持良好的合作和沟通I13 .原存首理.用季度末.与行政人,X专员共同拉点做存.1.档案管理.仰季度末,向部门经理提拨H时的电子文档、文本文档列表：电子文档备存部门势理处.15 .本人工作笆理.按日提报工作写实，按季发提报本人季度工作报告及下季度工作总f,按年假报年度工作报告；通过定期对本”：作的总结.以完善和提充现有工作水平I16 .公司负责人

3、及部门势理文办的其他工作.工作，程和工作要求II.接气日常当坊喜人，的勒公司负It人及部门短理做好日常公关工作.工作流程tO客户进门起身迎接并由M来访M由.丁记，客户打访介记簿？.r解K访者身份和j图.若来访界未快妁或是初次弁访.不得将公司领导的各种我系方式HiiS告诉素不相识的人：若“事宜，尽联选用转告方式.2如有必娈,安排来访多前往会客玄或等候处相坐片刻：3）准番招待茶水饮料：4）通知相关工作人员行人来访：5）短隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时41i道别；6客人离开后2分钟以内消现水杯及削灰缸，整理桌构、保拈公客空的察洁I7）若来i者要找的人不在.记录下家访存的我京方式、需转告事宜并在客

4、户来访登记簿2上嵬记.及时为划相关人员做回北I若来访乔表示下次再来则需在客户来访登记褥上注明：8）及时转告相关工作人员来访才的派素方式以及4由,并确保工作人G及时网红：9）及时将用完的客户来访登记的交由行政专员打档，注急事项；I）接待客户热情周到.及时的客户淞加茶水井在客户旃开后及时整理会客室：2）户来访登记簿3的佯削记录：并及时将使用完的记求打档；3）及时通知相关被访人员.若被访人防不在要及时塔告以砒保及时网史：4）不用随谈把公司领导及其他J：作人员的联系方式告诉第一人.2.公司电话的接听（转按、代按）,记录、转达工作.工作流程I1）电话响榜一声后.立即接听.“您好.彼时特沏流同时注意礼貌和

5、商务用用：2）接听电话时庖控制音朵，不应影响其他人的正常工作：但同时体现公司应好的M神面貌,谙古简练、态僮闻和；3）对方所要找的人不在时.应询问对方是否希以国力或用F回电号码,切忌立即挂断电话I4）通话之后.应轻轻并:断电话.并且尽可能等对方挂旧石再放下听筒：5）没有接听到的电话应根必来电口;及时卜”拔.汴先致It可询问刚才来电的目的：6）将需空转达的内容及时U1.录在电话记录上：7）记录后5分钟内及时通知被传达人.通知传达的程序见口头通知流程.并柿认对方接收侑总iE确无谟，8）及时将川完的来电记录衣归档.注意事项：D束电接听迅速,接听电话使用瞥通话,泮音莱和：2） 了解济金家电人的姑本信息以

6、及意R1.及时在来电记录表上记录来电时间、内容.信息接收入等，富要访接的及时将电话转蛤相关工作人员：3）窗遇储总接收人不在.吨采取通知的方式及时转达俏息（乃知方法详见通知流程”：严就郭蹊：1）来电接听不主动.不及时,接听电话用语机仆；2）未及时和徉细记录来电信.忘记转达、转达不及时或传达信息错i%3） 来电记录表,按年度不及时归档.1公司事件、郎包的收发及枷S费用的饴算工作I作流程（邺忤笠发及於川结口）ID总部各类体件、物品寄出前应由寄件人自行H好或包装好,在1.P1.部件发送式记衣3上电记后,交行政诃台统寄出.2）介同.蔡粼等公司明要文件及各类物品的寄送应按（1.P1.1.W件发送登记衣3的

7、备注相关规定.填巧详细的俗目.以备H后期踪核近.3）需要通过长途汽车托运部件、物品的,寄件人应先按察求填写CP1.部件发送登记表3,再自行将出，井在表格“备注”中注明托送，自行寄出”。4）根靠抵件发送游的和快迅，能政底处.按月收。快递，知政公司清算责川.不都出现付款金颔，实以发件金SS不符的情况.5）对未按期收到邮件的情况做以记戏.C解朦因：月度妞过2次小件后应汇报部门经理.提H1.解决办法.工作潦程（邮件签收）：I）公司急部收取的各类!件、物从统一由行政前台在1.P1.邮件笠收存记在）（附件2）上笠收（J记后，再分发至各收件人处。2）收件人在收到行政附台分发的怖件后,应在（1.P1.RI；件

8、笏收登记我3上答字确认.3）却件、物品姓签收,叁收入即对公司Bi件、物品承担保管贯任：如内笙收入保笆不当造成公司文件.SIJKa物品等丢失的，笠收人承担相应击任.4） 如行政前台无人在公司时，应交办本部门其他人员代做此项工作C5）加收件人不在公司.行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为熊松：加本部门大他同事也无人在同时行政人骈SC应电话告知收件人.按凡要求保管邮忤.物品或塔久他人.6）代收文件后，提牧人的第一时间通知收件人，及时处理凰件、物品.否则，捉收人粒承担因北延谀的福美责任.7）对公司丢失文件忸况做以记录.了就IS因.耳上汇报酢门经理,提出解决办法.产鳍事项1I）收件

9、人未在1.P1.IB件签收登记表签收文件,就擅自领走文件.2）行政前台在未亲门将文件交予本人或绽收人手中t抓自将文件放at在办公桌上.3）不得出现付款金领与实际发件金瓶不符的忸况.公句各类往来文件（电子件、传JD的收发、处理和归档.工作流程（非电子邮件类）I）航台收/发文件应及时在收攵明细/发文明细3中登记文件收/发攵件的时间.收/发的位、项H名株.收/发内存等I并生字.发文中还需要求收件人翁字I2）旃台向收/发件审位确定所收/发文件雷转交对&.并要求收发件人卷字.如需本部保存的.需要及时上1档：3）的台成（电话的认或网络钱询笄方式）确保本人钱办的文件对方已收到；将收文明细3/4发文明细分别按

10、项目分类1档.注诋部艰：1）洋姐加笃收文明灿：，/发史明细，并要求相关姓分人笠字，以便公司能查的每一份收/发文件的R体内容I2）及时转交给相关人员I3）按项目分类归档.工作流程（电子部件类）1）航台需谢向所收/发攵件的相关内容,项目名称，需代交对象等I2）在电IK上建立新文件夹.h1年月日收发文件”,在该文件夫中建立个-收”/“发”的文件夹.然后在收/“发-的文件宾中建一个“月日一项目名称”的文件夹：3）将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中,并同样在收文明飙/发文明缜中记/，收/发方式在备注中注明；I）及时将文件转传好相关项目仇击人.并德认对方收到，5）当天工作结束后.将推收，发送的文件

11、归档.日后雷要整理而存至服务i相应项H大件夹中.）注意事项：D了解所收/发文件内容,技收/发时间、JHH建立相应的文件夹,井妣好15面记录,便于货找；2）及时将收，发攵件杆给相关负贞人,并确认是否收到I3）按时将氐上大收/发的文件发给档案管理员,由共用理后存至服务挣相应项目文件夹中.5.公园办公环境、家具、装修的保持、检查、M1.工作流程：I）每天早上火00.中午13:20和F午17,55检找公司所芍办公场所包括各办公室.会议室*卫生间等!面、地面等）的卫生和办公家具的援放情况,及时收第理.保持各奥椅将齐.央面,地面清沽无杂物I下班行.保证门.窗的关闭,电脑、空调等电源的切断：2）保i办公冢具

12、、装修堵面、地面等的完好，绿H检件并检记录办公区检表，如出现何烟,文刻予以性复：史大豺JM缶婴上报部门好理审批.3）总经理办公室的环曳保持及依iff4）保持办公区空气清新.公共办公区域和总任理办公里及各办公室开窗,以便空气流动：5）报刊整理整洁有序，废旧报刊、家具等处理及时处理费用定期上交财务部门）.计入用金流水帐德:6）做好消耗后翅用匿记）I.对保泊、植株摆租赁工作的航督和枪查工作流程：I）了解外用保洁、松为租嵬租赁的服务内容：2）对每次相关服务做好检比和监督工作,并做好相关记录，3）及时对依杳*髭。相应唯位沟通第决.并作出记录.定期归档.注诋部艰：1）对外M里也相关服务进行审核I2）搬好相

13、关记录,并及时上交存档.3）相关记录I植物租把维祚记录3.植物租杯更模记录.保沽情况记录表7.对设备拄板、个人办公区桐Hr理工作流程rD空调.投影答爆挖板生中管理，2）上、下班时松杳所有的电漏!开关：3）检俣所芍办公兔上的文件及办公用品的归类.注盘事IKrD湿拄板是否在各办公室使用后没有归还I2）人员下班后.办公室的电肺、空调、伏水机、灯的电瀚.是否断开：3）人员下班后，图纸、小察文件不得的应铺在办公桌上没衣收捡.&公司办公用金、日用品的日常”工作.（采购、发放、ff三）（主要内部发放、J1.于必冬品）工作端程1I）保证公司办公用品（办公文具、打印抵.CJA的匙等）.日用&（茶叶、饮用水、纸张

14、、抽抵、纸杯等）的充足.定期、及时补治：2）购买物品及时填写入库柒33）保证总经理办公室内的办公用品、日用品的补给，保证正常办公供应：4）依据办公用丛领用我1核发员工办公用dh5）按季H.与行政人琳专员共同点查办公用品、日用&.咋存.并答罪率存瞅介中.及时归档.6）严禁铺张浪费.9.日常的打印、翅印以及相关收备的检查.工作流程rI）打大早上上班时间依杳打印机、乂印机、老勤机、电话机等设福.如出现异常.第一时间要求信息枝术专员予以堆悔.2）保证办公区打印纸的及时补充：3）做好8类班张（财务中据、白解、再生纸、度般.红头文件的分类工作：4）及时做好废纸的箫算和处Ah（带盯期务数据和公司玳娈内容的纸

15、张必须通过碎纸机的毁）.注食事项I1 .熟萌悌作打卬史卬机.并及时补充用纸：2 .完成公司日菰的打印、红印工作,做到节妁济源：3,打印、乂印机等设名出现向Ja不得私自解决,应及时报修，并联系相关专业人员送行维爆t4 .节约资S1.液情纸张I10.公司导、员工、客户的住宿、车、用41的处和蝴I时性用车的车管理和It用结算.工作流程：1）A住宿预定Iffi定就，甯要了解住宿人员的住房耍求，内容涉及I酒店星级.地理位置,ItW,房间大小、房间配置.在无窗户.是否24小时热水、是否能绑上网、是否配的电依，是否含早瞥：客人是否需要无烟房.床大小的要求等：督用支付方式（仅颈定或挂账或代班等）：汨店是否需要现金或附R等.2）酒3预定后确认：WWftffiis（就率笠字）的传JK确认,以保证Ja定成功：3）酒房预定完毕后，常要短信或部件告知预定信息：R内存畚见第1条;B告知赴前台后报的佶息“C如何抵达酒店路规及酒