office办公软件培训课件.ppt

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1、PowerPointWord电脑电脑常见见故障排除办公软件操作技巧办公软件操作技巧officeExcel10%10%70%excelexcelwordwordl全程培训计划本次培本次培训训全程全程6H6H08:30-14:3008:30-14:30每隔每隔过过一一课时课时休息休息5 5分分钟钟课时课时PowerPoint10%电脑电脑基本知识识培训的方法讲解1演练2每讲结束小结3复述上节重点4第一讲 EXCEL篇第一章EXCEL中综合性精华小技巧的应用 本章内容皆选自网络论谈精华篇及微软Office技巧大赛获奖作品 空白单元格中输入空白单元格中输入50，选定此单元格，选择，选定此单元格，选择“

2、编辑编辑”“复制复制”。选取想修改的单元格。选取想修改的单元格区域，例如从区域，例如从E2到到E150。然后选择：“编辑”“选择性粘贴”“加”运算“确定” 最后删除空白单元格中输入的50。如何快速地批量修改数据？如何快速地批量修改数据？“选择性粘贴”命令的应用 例如:你希望将批量数字取负 空单元格中输入“-1”，并点击“编辑复制”命令，选择目标单元格。点击“编辑选择性粘贴” 选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘确定，所有数字将与-1相乘。亦可用该方法将数值缩小或放大任何倍数将批量数据完成一个处理结果将批量数据完成一个处理结果 “选择性粘贴”命令的应用 1问题在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务

3、软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事 答案在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了巧变文本为数字巧变文本为数字 2“选择性粘贴”命令的应用 快速输入数据小技巧快速输入数据小技巧1、快速输入前面带0的数字3、另有妙用的 号4、一次输入多个单元格以字符2、快速输入分数用“设置单元格格式”，把属性改为“文本”太慢啦！ 在带0的数字前加单引号如“001”即可 “0 3/4”（注意：中间有一个空格） 无空格

4、结果是日期（3月4日）输入“3/4”该怎么办？ 在输入11位及以上数字，在数字前面加上一个英文状态下的“”，即能正常显示，反之以科学计数法显示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能排序，不能用于函数计算按住Ctrl键，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如），然后按下“Ctrl+Enter”键，可将该文本同时输入上述选定的单元格中快速输入特殊符号vALT+41420 vALT+41409 vALT+178 M vALT+179 M！必需使用小键盘输入数字自动打开工作簿自动打开工作簿将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:Pr

5、ograrn FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹中，以后每次启动时，文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动都会自动打开相应工作簿打开相应工作簿变为变为变为变为变为变为椭圆形Shift在绘制线段及图形中的作用绘制线段及图形中的作用 直线圆形正方形矩形斜线 若要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻烦而且容易出错 问题问题点点查看查看Excel中相距较远的两列数据中相距较远的两列数据 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上指针便会变成双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部

6、，则工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据解解决决方法方法按住Shift键拖滚动条,数据列会快速滚动直到定位你想要看的数据列 Excel中快速定位中快速定位 鲜为人知的鲜为人知的EXCEL快捷键快捷键1、快速定位到单元格 按 F52、Ctrl*的功用根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域3、不同单元格中快速输入同一内容 Ctrl+entet4、右键拖动填充柄出现菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充 5、快速重复上一次操

7、作 按 F4数据的排序数据的排序 1、对数据清单进行排序2、创建自定义排序如何设置输入信息的有效性 用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步骤如下。 选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单项，打开【数据有效性】对话框。切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文本框中分别输入“2”和“100”。 单击 按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求的数据时，就会弹出【Microsoft Excel】对话框，提示所输入的信息有误如何

8、在同一个窗口中打开多个表格 当用户想要在同一窗口中看到两个或者多个表格，以便进行数据比较和交换时，可以采用以下方法来实现。打开当前工作簿中的一个工作表，单击打开当前工作簿中的一个工作表，单击【窗口窗口】|【新建窗口新建窗口】菜菜单项，此时打开一个新的工作簿，此工作簿是在已打开工作簿的基础单项，此时打开一个新的工作簿，此工作簿是在已打开工作簿的基础上建立的。单击上建立的。单击【窗口窗口】|【重排窗口重排窗口】菜单项弹出菜单项弹出【重排窗口重排窗口】对对话框，在话框，在【排列方式排列方式】组合框中选中组合框中选中【垂直排列垂直排列】复选框。复选框。单击 按钮，此时工作表便以垂直排列形式显示出来，若

9、想继续添加则重复上述操作即可。用户可以切换任意一个工作簿中的工作表，以方便对照。ABC如何导入外部数据 选择【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项。 随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框中选择需要导入的文件。单击”打开” 按钮弹出【文本导入向导3步骤之1】对话框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单选按钮。 D单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导3步骤之2】对话框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。EFG如何打印批注如何打印批注 如果用户需要打印工作表中的批注，则必须将批注显示出来，然后对其进行打

10、印。选择【文件】|【页面设置】菜单项，弹出【页面设置】对话框，切换到【工作表】选项卡中，然后在【批注】下拉列表中选择【如同工作表的显示】选项即可如何将不相邻的列打印到相邻的位置上如何将不相邻的列打印到相邻的位置上 选中不需要打印的列，然后选择【格式】|【列】|【隐藏】菜单项将其隐藏。设置一个包含所有列的打印区域，其中也包含隐藏的列，然后执行选定区域的打印操作即可。用用EXCEL做工资表头做工资表头 在工资汇总表里，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.)，想输出成工资条的形式。怎么做？ 先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后

11、在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。Excel中双击格式刷的妙用中双击格式刷的妙用 提出问题:如何点选一次格式刷,实现多次应用答案:双击格式刷即可,不用时按”ESC”退出即可首先在首先在Word中选中要复制的内容，然后单击中选中要复制的内容，然后单击“编辑编辑复制复制”命令，进入命令，进入Excel中，按住中，按住Shift键，单击键，单击“编辑编辑粘贴图片粘贴图片”命令，即可命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把修改。

12、利用这种方法也可以把“记事本记事本”等等其他程序中的内容以图片格式粘贴到其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。中。 Word内容以图片形式插入到内容以图片形式插入到Excel 以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel第二章 图表篇图表背景的处理为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂我们可以利用辅助数据对其进行处理如下图示：创建动态图表1、自动筛选的方法2、利用函数创建绘制多斜线单元格 利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线 该怎么做呢?“直线”-“绘图”绘制多斜线表头绘制多斜线表头 只要画法正确，斜线可随单元格自动伸

13、长或缩短。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。或是适当调整单元格属性也可达到目的!快速创建图表通过一次按键创建一个通过一次按键创建一个Excel图表图表 这这是一个非常老套的是一个非常老套的Excel窍门。要想窍门。要想使用键盘快速创建一个图表，选择使用键盘快速创建一个图表，选择你需要绘制的数据并按下你需要绘制的数据并按下F11键。键。Excel将自动为你创建图表。另外，在将自动为你创建图表。另外，在选好单元格后按下选好单元格后按下“Alt+F1”，你将，你将得到相同的结果。得到相同的结果。 数据透视

14、表 创建数据透视表 编辑数据透视表认识函数:函数Excel预先定义好的特殊公式SUM(number1,number2,.)公式用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式=SUM(E1:H1)*A1+26第三章 函数篇 查找引用函数简介第一章函数学习目录学习目录基础概念认识单元格引用认识数组常用引用函数OFFSET函数INDEX函数函数综合应用基础概念引用 认识工作表区域 单元格引用方式相对引用、绝对引用入混合引用 单元格引用的分类一维引用 ：A1：A10、A2：G2二维引用 ：A1：C5三维引用：sheel1:sheel3!A1基础概念数组 数组的概念数组的概念由文本、数值、日期、逻辑值等元素

15、组成的集合常量数组和内存数组 数组的分类数组的分类一维数组：行数组，列数组1，2，3 “A”；“B”；“C”二维数组：多行多列数组0，“差”；60，“中”；80，“良”；90，“优” 内存数组内存数组引用函数语法介绍 OFFSET 函数中文解释函数中文解释:偏移量偏移量将源引用根据指定的行、列偏移来产生新的单元格引用 OFFSET函数语法OFFSET（基点，行数，列数，高度，宽度） 函数特征函数特征“引用基点”只能是单元格引用而不能是数组高度，宽度用于指定目标单元格尺寸大小，如不指定则目标单元格与源引用相同高度，宽度允许用户使用负数来表示表示参数 （左负右正，上负下正）演示演示实例应用之求平均

16、值演示INDEX函数语法:INDEX(数据表,行号,列号 ,区域序号)说明:1、数据表为引用时，结果返回为单元格引用 2、当数据表使用联合区域时，还可以通过区域号返回子区域 3、INDEX（数组，行号， 列号 ） 4、数据表为数组时，结果返回为数组中的具体值注意事项：1、通常情况下，行号、列号参数不支持使用数组INDEX中文释意:索引 MATCH函数简介定位函数MATCH 中文释意:相配匹配 MATCH（查找值，查找范围，匹配条件 匹配条件有三个参数，-1=降序排列，0=无序排列，1=升序排列 比起VLOOKUP它可以实现从右向左查找演示用Sheet1的D8单元格的内容乘以40，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表 将2的计算结果显示在Sheet3的A8单元格中 则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:=Sheet1!D840Sheet2!B860。跨表操作数据跨表操作数据 单元格引用方式：单元格引用方式：相对引用、绝对引用、混合引用相对引用、绝对引用、混合引用使用使用“$”号来锁定引用号来锁定引用“F4”变相对