公司公文管理办法.docx

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1、1为了统一文件、资料的管理与归档，提升公司形象，特制定本管理办法。本办法适用于集团内所有文件、资料（包括图纸、电子光盘）的编制。2公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范形式的公务文书。2.1 文件的阅办2.1.1 外来的公文由集团总裁办公室负责签收，并于接件当日填写文件阅办单按领导批示的要求送达有关部门，办好文件承与工作。属急件的，应在接件后即时报送。内部传递的文件或相关业务往来（技术）文件由承接部门和对口单位负责签收，及时按文件要求办理。2.1.2 文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，一般应在2个工作日内办理完毕,并将办理情况反馈至总裁办公室（或分公司人事行政部门）。2个工作

2、日内不能办理完毕的，应说明原因，调整阅办时间。2.2公文的拟定、签批、下发2.2.1集团公司的各类规章制度、会议纪要、通知、决议等文件由总裁办根据规范要求进行拟定和编制。各分公司的此类公文由其人事行政部门进行拟定和编制，各项基本制度、高层管理人员的任命、董事会决议等重要文件签批后的正稿须报集团公司总裁办备案。2.2.2一般业务文件如：填报业务报表、对外业务中申报相关资料以及在执行已经正式下发的文件时所拟发的相关业务文件，由相关部门自行拟稿。2.2.3公文审批权限2.2.3.1以公司董事会的名义对内、对外的正式公文、重要的决议及以公司的名义进行的所有担保文书等须报集团董事长签批。2.2.3.2以

3、公司名义对外的正式公文（公函）、公司基本人事行政制度、薪酬财务制度、高管任免决定等审批权限为集团董事长。2.2.3.3各分公司的人事行政职能部门以公司名义对外单位申报社会保险（不包括个别员工的异动报表）、申报社保年检材料、以公司名义提供本单位人事劳资信息等，无论是否加盖公章，在报送前均须经集团总裁审核后方能报出。2.2.3.4以公司的名义对内或在集团内跨公司传递的正式公文签批程序为：部门（部长）总监f分管副总f董事长（总裁）。2.2.3.5一般业务文件：如对外业务中使用的已按程序审批的文件其配套资料、执行已经正式下发的文件时所拟发的仅供集团内部使用的业务文件、实施细则时，由部门总监f分管副总裁

4、签批。2.3拟稿部门根据文件类型填写文件审批单（一事一单）后，需报送董事长批复的文件按程序经其部门负责人审批后，再交由各公司行政办公室统一报送其董事长批复。2.4所有报送集团董事长审批的文件在各分公司总经理签批后，统一交集团总裁办公室送签，审批后的审批单原件及文件复印件留存办公室，审批单复印件及文件原件交经办部门，如属领导直接签发的文件，签发件原件一份留存办公室，其他原件或复印件交经办部门。涉及用印的见公司印章管理规定。2.5签批后，由各办公室负责归档及下发的批复文件。属于密级文件的，核稿人应注明“符号”字样，并确定报送范围。密级文件按保密规定，应由专人印制、报送。送件人应把文件内容、报送日期

5、、部门、接件人等事项登记备案。2.6其它业务文件、部门文件按编制和审批权限报相关领导审批后，由责任职能部门完成印制、报送和归档等工作。3公文印制及传送要求3.1 文件印制须符合以下基本要求：3.1.1 准确：公文格式、文号、签阅登记、校对成文，都要做到准确无误；3.L2及时：文件印制必须快捷，紧急文件马上印制，有时限要求的文件要按规定从快印制；3.L3经济：文件印制要注意节约，要充分权衡印制方式、数量、时效、费用，讲求经济实用。各类公文在未经有最终审批权限领导签署之前，应控制印制的份数，待审批完成后再按所需的份数印制；3.2 打印文件、发传真均需按规定在打印、传真记录本上逐项登记，以备查验。严

6、禁擅自为私人打印、复印材料，违反者视情节轻重给予罚款处理。3.3 文印人员必须及时完成各项打字、传真、复印、阅办传递任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚，因积压延误而给公司造成损失的，追究当事人的责任。3. 4文件由拟稿人校对，按程序审批后方能盖章、复印、下发。下发正式文件时应填写文件发放回收登记表，要求接收部门签字。4. 4审批单原件、经签发的文件原稿、签收单原件均存集团总裁办。4文件的保密4.1 密级代号：绝密用,机密用秘密用,一般文件无5. 2所有接触到公司内部机密文件的工作人员，应自觉做好保密措施，若发生泄密情况,将按公司奖惩

7、条例的规定追究其责任。4.3保密：文件印制完毕未对外发行期间，要合理界定发放范围，遵守保密规定。4. 4集团总裁办定期组织对集团各部门和各分公司的公文管理情况进行检查，并将检查结果纳入公文管理人员及相关领导的考核指标。5文件编号4.1 公司代码，三位，前两位一般取公司名称中业务名称的拼音首字母，第三位统一用字母“G”，代表公司。例：JYG,广州精益实业集团有限公司JQG，广州精益汽车空调有限公司JBG,广州精博制冷设备有限公司JJG,广州精益大酒店有限公司JXG,广州精益汽车修理厂4.2 部门代码，三位，大写，前两位取部门名称拼音首字母，第三位统一用“B”字母,代表部门（各部门代号如下）。部门

8、代码部门代码财务审计部CSB制造中心ZZB总裁办ZCB技术中心JSB人事行政部RXB营销中心YXB供应链GYB年份5. 3文件编号方法1）文件编号原则：JYG-CSB-HT-16001顺序号文件代号部门代号公司代号I流水号2）表单编号原则：TYG-CSB-QRl001I1I表单代号I部门代号I一公司代号5. 4“QR”表单序列号“QR”已确定此类文件的类型为通用表格、单据，表单序列号使用“QR”为表单统一版本号，各分公司、各部门统一使用的编号方法例如：表单名为,JYG指广州精益实业集团有限公司财务审计部使用的表单，CSB指编制表单的部门为财务审计部，QR16001指财务审计部的第一份表单。5.

9、5文件序列号使用5位数，前2位为年份码，后3位数字为该类文件在本年度按顺序排列的序列号。表单记录顺序号不使用年份。5. 6文件类别代码如下表：QR各类（格式）表单BJ各类报告、总结、工作计划ZD各类制度、办法、流程TC投资策划方案ZT招投标文件HR人力资源专用文件TZ图纸HY会议纪要HT各类经济合同、协议CS财务审计专用文件CK参考资料（包括书籍等）FY公司各类证照复印件6文件版次：5.1 文件采用版次来辨别是否为最新版本，以确保有效性管制。版次由一个字母和一个数字组成。如：“A/0”为初版，版次变更程序依次是“A/0”、“A/l”、“A/2”、依次类推，版次最多只能变到“A/9”.若文件发生

10、了大的变化，则版次应变为“B/0”至至/1、“B/2”至/9”等；5.2 一份文件各页次可不同，面页版次代表该份文件之版次，当任一页版次变更时，封面页版次皆需变更。7红头文件7.1红头文件分为5类，分别为董办、董内、文办、文内、公函。7.2红头文件使用固定格式，其电子文件的编码、存盘原则参照本规定。7. 3集团内所有董办、董内文件，集团公司的文办、文内、公函文件均由集团总裁办专人负责编制。7.4 分公司文办、文内、公函文件由公司人事行政部门专人负责编制。8文档格式7.5 页眉：集团内部管理文件中使用页眉，对外单位的公文中不使用。带目录的文件，页眉显示在目录页。页眉如图（或使用集团公司文件模板）

11、：慝S,所有文件加入INGYl7.6 页边距：文档上方页边距为2.5cm。成册装订的文件，下方、左、右页边距各为2.2cm,装订线为ICm（超过50页以上厚页文件使用L5cm）。无须成册装订的文件，文档上方页边距为2.5cm,下方为2.2Cnb左右页边距为系统默认值：3.17cmo成册文件须双面打印时，页边距（页码范围）应设置为对称页边距，单面打印时不设置（即为默认的普通）。7.7 目录：目录标题格式同文件主标题格式，目录条目：宋体、四号、加粗、左对齐，2倍行距。8. 4文件主标题：黑体、小二、加粗、居中。标题上方空两行，标题与正文之间空两行，均以小二号字体空行。8.5 公文使用章节标题：宋体

12、，小三，加粗、居中，章节标题与上章正文之间空三行、与当章正文之间空两行，均以小三号字体空行。合同不使用章节标题，采用一级条款的形式：宋体，小四（字号同合同正文），加粗，一级条款与上一条款正文之间以正文字号空一行，与当条正文之间不空行。8.6 正文题号：正文题号采取分级编号，正文题号均为阿拉伯数字，使用TimesNewRoman体，从一级题号起代表条款顺序的数字以英文半角”号承接。例如制度文件中题号为“1.1.3”指第一章第一条第三项条款，再如合同中“4.5.6.8指第四条第五项第六款第八点条款。8.7 正文条栏目字体加粗并与上一级条栏目正文之间空一行，其余同正文。8.8 正文：中文使用宋体，英

13、文使用TimesNewRoman体，首行左缩进2字符，行距L5倍。制度、合同、会议纪要、内部管理等档案文件字号用小四，对外公函、报告、通知等字号用四号，行距为1.5倍（特殊情况可适当调整行距）。8. 9署名/日期：字号同正文、宋体、加粗。810页码标于正文下方外侧，使用阿拉伯数字。8.4 从节约和适用原则出发，集团内部使用的文件页数大于4页时应使用双面打印功能（双面打印的文件在页面设置中应将页边距设置成对称页边距）。收集的大篇幅资料、参考文件，在打印时正文采用小五号字体，不使用页眉页脚。8.5 正式制度、重要合同等有必要使用封面时，制度的具体格式见本文件封面模板，合同封面见附件一。8.6 对外

14、报送的正式文件或有特殊规定文件的按其要求编制。9本文件管理办法解释权在集团总裁办。附各类但丈人后，靖参阅。专见公文（曲、请示、报告、通知、规定）写作格去与箝丈一、函的写作格式函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问

15、或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。2、主送机关。（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。撰写函