Excel会计应学35招秘技61758.docx

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1、或许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，或许你已利用EXCel函数实现过上千次的困难运算，或许你认为EXCel也不过如此，扶至了无新意。但我们平Fl里多数次亚复的得心应手的运用方法只不过是EXCel全部技巧的口分之一.本专题从Excel22中的一些鲜为人知的技巧入手,领会一下关于Excel的别样风情.一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的样性，利用“数据有效性”功能建了个分类下拉列表填充项.1 .在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业、商业企业”、个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库.2 .选中A列（“工业企业”名称所在列

2、）,在名称栏内，输入“工业企业”字符后，按【可车”犍进行确认.仿照上面的操作，将B、C列分别命名为商业企业”、个体企业”.3 .切换到Sheetl中,选中须要输入“企业类别”的列（如C列）,执行数据今有效性吩咐，打开数据有效性”对话框.在设置标签中，单击“允即右俯的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的来海”方框中，输入“工业企业”,“商业企业“个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开）.确定退出.再选中纪要输入企业名称的歹j（如D列），再打开“数据有效性”时话框，选中序歹Ir1选项后，在来源“方框中输入公式：=Indirect（CI）,确定退出.4 .选中C列随意单元格（如C4）.单击右侧下拉

3、按钮.选择相应的企业类别”填入单元格中.然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）,胞击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择纪要的企业名称埴入该单元格中。提示：在以后打印报表时，假如不须要打印“企业类别”列，可以选中该列，仃击以标，选隐蹂”选顶，郛该列能藏起来即可.二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中便利随时调用1 .在工具栏空白处右击鼠标，选”自定义”选项，打开“自定义”对话框.在吩咐标签中，选中类别”下的“新菜小”项，再将吩咐卜.面的新菜单”拖到菜单栏。按更改所选内容”按钿,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如1常用文档2 .

4、再在类别”下面任选项（如“插入选项），在右边“吩咐下面任选顶（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中,并仿照上面的操作对它进行命名（如工资表等）,建立第一个工作簿文档列表名称。由亚上面的操作,多添加几个文档列表名称,3 .选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如工资表等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“安排超链接今打开选项，打开安排超链接.对话框，通过按“住找危I胪右例的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如资xs等）文件夹.并选中该工作簿文档.克更上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档制鞋接起来.4 .以屈须娈打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要绽开常用文档菜单，附击其中的

5、相应选项即可提示：尽管我们将超越接”选项拖到了“常用文档”菜球中，但并不影响“插入菜单中超衽接菜单项和,常用”工具栏上的“插入超锥接”按钮的功能三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资衣中，假如想让大于等于2000元的工资总额以红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“然色”显示，低于IO（X）元的工资总额以“棕色”显示，儿它以“黑色”显示，我们可以这样设置.1 .打开“工资发”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式今条件格式”吩咐，打开“条件格式”对话框.单击其次个方框右IM的下拉按钮,选中“大干或等于”选项.在后面的方框中输入数值“2000”,单击“格式.按钮，打开“单元格格式”时话框

6、,将字体的颜色”设置为“红色，2 .按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件（大干等于1500.字体设置为“蓝色，小于100O字体设置为标色”），3 .设置完成后,按下“确定”按钿.看看工资表吧.工资总额的数贴是不是按你的要求以不同颜色显示出来r.四、制作专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常须要输入一些特殊的专业符号，为了便利输入，我们可以制作一个属于自己的专业符号”工具栏.1.执行”工具今宏今录制新宏”吩咐,打开录制新宏”对话框，输入宏名lfuhaol并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“输定”起先录制.选中“录制宏工具栏上的“相对引用按钮，然后将须要的特殊符号输入到某个单元格中，再

7、单击”录制宏”工具栏上的停止按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏、4 .打开“自定义”对话框，在“工具栏标签中，单击“新建按钮，弹出“新建工具栏”Xj活框，输入名称一-ae业符号确定后,即在工作区中出现一个工具条.切换到吩咐”标篮中，选中类别”下面的“宏，将吩咐下面的“自定义按钮“项拖到专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钿卜5 .选中其中一个咱定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4右击某个命名后的按钮，在的埼弹用的快捷菜单中，选指定宏选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如Ahaol等），确定退出.重笈此步操作，将按钮与相应的宏链接起

8、来。5.关闭“自定义对话框，以后可以像运用一般工具栏一样.运用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表常常须要打印其中不同的区域用“视面管理器”吧.1 .打开须要打印的工作表，用取标在不须要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击取标，在随后出现的快捷菜单中，选隐藏选项，将不须要打印的行（或列）隐藏起来。2 .执行“视图今祝面管理器”吩咐，打开“视而管理器”对话框，单击添加按钮，弹出添加视耐对话框，输入一个名称（如上报表）后，单击“确定按钮。3 .籽隐减的行（或列）显示出来并重复上述操作,“添加”好其它的打印觇面。4 .以后须要打印某种表

9、格时，打开视而管理器”，选中须要打印的表格名称,单击“显示按钮.工作表即刻按事先设定好的界面显示出来.荷洁设置、排版一下,按下工具栏上的“打印1按钿，一切就OK了.六、让数据按需排序假如你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音依次，也不是按笔画依次,怎么办?可采纳自定义序列来排序.1 .执行格式今选项“吩咐，打开“选项”对话枢，进入自定义序列”标箱中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队,一车间,二车间,三车间等）.单击添加和确定按钿退出。2 .选中“部门”列中随意一个单元格.执行数据一持序”吩咐,打开排序”对话框，单击选项按钮，弹出排序选项

10、”对话框,按其中的下拉按钮选中刚才自定义的序列,按两次“确定”按钿返回,全部数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让包读者查阅，只好将它隐藏起来了.i选中须要圈藏内容的单元格（区域）,执行格式一单元格吩咐，打开单元格格式”对话框.在数字标签的“分类下面选中自定义”选项，然后在右边“类型下面的方框中输入“：”（三个英文状态下的分号）3 .再切换到“爱护”标签下,选中其中的“陷藏选项,按确定按钮退出.4 .执行”工具今爱护今爱护工作表”吩咐，打开爱护工作表话框，设置好密码后，确定”返网.经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是运用EXCel的透亮

11、功能也不能让其现形.提示：在鞭护标签下，清不要清除“锁定”前面复选框中的V”号，这样可以防止别人删除你渔藏起来的数据.八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑我格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不便利，何不设置一下，让输入法智能化地圜整呢？选中须要输入中文的单元格区域，执行“数据今有效性”吩咐，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下.按“模式”右偏的下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定”退出以后当选中须要输入中文的单元格区域中随.意个圆元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开,当选中其它单元格时.中文输入法自动关闭.九、让“

12、自动史正”输入统一的文本你是不是常常为输入某些固定的文本，如名电脑报3而苦恼呢?那就往下看吧，1 .执行“工具今自动更正“吩咐，打开“自动更正”对话框。2 .在“替换”下面的方框中输入pcw（也可以是其他字符，“pew1用小写）,在“替换为”下面的方框中临入-电脑报明再单击添加和确定按钮”3 .以后线如须要谕入上述文本时只要输入“pcw”字符此时可以不考虑pew的大小写，然后确认一下就成了。十、在EXCel中自定义函数EXCel函数果然丰富.但并不能满意我们的全部须要.我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运尊。卜面，我们就来自定义一个计算梯形面枳的函数：1.执行*工具-宏今ViSUalBa

13、sic埔辑潺”菜单吩咐（或按AlfFll快捷健）,打开VisualBasic漏辑窗口.4 .在窗II中.执行插入今模块”菜单吩咐,插入一个新的模块一一模块1.5 .在右边的代码窗口中输入以下代码:FunctionV（a,bzh）V三h（ab）2EndFunction6 .关闭窗II,自定义函数完成.以后可以像运用内汽函数样运用自定义函数.提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作例中运用.十一、表头下面衬张图片为工作我添加的背景，是村在整个工作发下面的，能不能只衬在表头下面呢？1 .执行“格式今工作表T背景吩咐，打开“工作表背景”对话框，选中须要作为背景的图片后，按产插入按钮，物图片衬于

14、整个工作表下面.2 .在按住Ctrl键的同时，用Ia标在不须要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些胞元格（区域）.3 .按“格式工具栏上的埴充颜色仃何的卜拉按钮，在随后出现的“调色板中.选中“白色久经过这样的设置以后，留下的中元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）.提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的.十二、用连字符&来合并文本祖如我10想将多列的内容合并到一列中,不须要利用函数.一个小小的连字符就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到列中），1 .在D列后面插入两个空列（E、F列）,然后在DI单元格中输入公式：=B1&C1&

15、D12 .再次选中Dl雎元格,用“填充柄”将上述公式受制到D列下面的单元格中B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中.3 .选中E列.执行现制”操作,然后选中F列,执行“编辑）选择性粘贴吩咐，打开选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下确定按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中，4 .将4、C、D、E列瓢除，完成合并工作。提示：完成笫1、2步的操作，合并效果已经实现但此时假如删除B*C、D列,公式会出现网识.故须迸行第3步操作，将公式转换为不变的“值J十三、快速打印学生成果条常有堂友问“如何打印成果条这样的问遂，有不少人实行录制宏或VBA的方法来实现，这时于初学者来说有肯定难度。出于此种考虑.我在这里给出一种用函数实现的简便方法.此处假定学生成果保存在Sheeti工作表的Al至664单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。1 .切换到Sheet2工作表中，选中Al单元格,输入公式：=IF(MoD(ROW(),3)=0,”,IF(OMODRO