基于信息加工经济原则的A医院采购部流程优化研究.docx

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1、基于信息加工经济原则的A医院采购部流程优化研究Mi海量信息时代，如何有效发挥信息效能将其转化为企业的一肿资产，成为提升企业党争力的有效方法,对于医院而言，运用信息加工经济原则对海量采购信息逃行深度加工和助理,并在此基础上完善采购流程,将有助于医院内部运营效率的提升.为此.采用窠例分析的方法,以A医浣呆阴部订单处理工作为疾心内容,在分析其现有呆娣订单处理流程和方式的基比上，结合医院内部首理警要和各科室运行特点，从简化信息流通路径、强化信息技字能力、提升信息精准来达、优化信息复杂处理等方面提出具体的采购洸程优化路径。关健请I信息加工经济原则：采购流程：订单处理20234：.国家医疗保障局办公室发布

2、了关于归好2023年医药集中采购和价格管理工作的通知,其中就医疗机构筠品采购工作进行了明确规定要求医疗机构坚定不格推进药乩耗材集中指fa采购,并进一步完善医药价格形成机制,以促进医保、医疗、医药协同发展和治理,采购是保证企业正常生产经营活动的必要前提，也是侦求保证的正要环节,Eg院采购作业流程工作范出较广，涉及从提交需求计划到配送科室的一系列环节，采购工作的完成效率,将真接影响昔医院物资流通效率和科室工作效率U1.基于信息加工经济原则对医院来购渔程进行优化,借助有利的方式简化信息加工处理漉程,提升信息加工处理效率,并实现采购流程的规他，将有助于医院内部运行的提质增效.一、研究的理论背景目前受制

3、于市场激烈竞争的影响，企业在11常运行中往往更关注生产和铅竹等这些显性工作，而忽视流程优化、后台管理等隐性工作，号致内部管理难以匹配快逑发展的经济业务活动采购作为企业的一个“支柱”环节，其流程管理是否完善，直接影响各部门的常煽法作.以信息加工经济原则为前提,对企业采购流程进行优化.旨在确保信息质状和效果的基础上,尽可能使信息加JS与处理的经济效益最大化.近年来,基于市场般济快速发展的背景，越来越多的学者开始研究采购流程优化相关的问题，李爱群、何炜等（2018）在研究中从医院物资采购着，认为在新医改背景卜.，公立医院物资采购也要从粗放型向精细化转变，井持续加强内部控制流程垂构和风险评估管理。陆阳

4、、杨林（2023）认为公立医院医疗器械采购要破除区域壁垒、加快资金回流,并完善交易平台、注重产权保护张臂、李玉丹等（2023主要从医用耗材采物中廉政风险防范视角展开了研究，他们认为医用耗材采购事关医院的匕远发展,强化廉政风险管理，是提升果解效率和资金管理效率的曳要途径.在包埋中要应用智XS化数据管理工具，定期及时对耗材使用情况诳行监控，并构建闭环管理流程川.云冬玉（2020从信息加工经济原则觇角府医院采购工作进行了系统分析，他认为在信息加工经济原则下医院要对各类采取信息进行全面汇总,并利用数字技术对信息进行筛选和处理.从中提取疔价值的信息内容,从而根据这些信息资源规划采的活动.并认为通过如此的

5、操作.能梦规避大状无用信息的干扰,提升采购工作的效率”学者们从不同层面着手对医院采购工作进行了植理，并对信息加工经济原则进行了概述，对于本研究提供了有利的作用。二、A医院采购部滤程现状一）A医院前介A医院是本省踪合性二级甲等医院,目前有临床科室约S4个.住院楼4栋.手术室4（）余间，忠告数累鹿大.医院内部究杂的机构设置和大Jlt客户群体,要求其构建运行效率,能快速响应各科室需求的采购流程，以更好地满足各科室的发展需要，在口常采购工作中，医院采购部主要仇田采解订单搜集、采购数据整理、采购信息汇总以及招标管理等，井协助各科室进行来解信刖审批，最终完成采购活动.（一）A医院采购部流程现状A医院采购部

6、流程相对较为繁琐,具体梳理如下：第一，各科室主任每周定期对本科室日常所Si物资进行统计、盘点,针对需要采购的物资填写采购申请用，并提交至医院内网：笫二采购工作者通过内网对各科室的采购申请单据进行搜柒、汇总，以表格方式对其中的采购信息进行逐项整理，并制定采购计划；第三制定好采购计划之后，将其上传至医院官网，或者发送至医院长期合作的供应商群，开展招标活动：第四，投标供应商提交纸质文件，采购部进行审核,并纲织竞标活动,在竞标活动结束之后将竞标结果通知于中标供应商：第五，采购部制作合同初稿，在羟过关联部门确认无误之后发送至供应商，供应商确认之后打印签字并邮寄至医院采附部：第六，采购部在接收到合同之后，

7、由本部和资产部、财务部等进行审核彩字；笫七，档案管理部门对己锭字完成的纸质合同进行归档保存，采购部对流转的电子合同进行保管，并及时按照合同中的信息完善条曲表格，做好来购数据统ih第八，采购人员制作会签的文档,并招制作好的会签单打印出来.交给资产部、财务部及采购院长等进行逐层签字,并根据签字后的单据及供应商提供的产品信息,对报价表诳行更新：第九，供应商按照最终的总据准的物资,并诳行配送,医院物资中心在接收到物资之后按照单蛎进行清点，并将己清点完成的公格产品信息登记完整，最终交给财务部进行审核。三)医院采购部流程分析根据上述描述发现，A医院采购流程属于传统.旗义卜的工作模式,整个采购过程较为争琐.

8、这种繁杂的采映流程,大大降低了采购效率,且会导致医院出现巾.场信息不灵敏、信息化水平过低、库存贵过大、资金占用多等问区.制约整体的运转效率，具体而言，其果购流程中的问题主要表现在下面三个部分：是系统不兼容，信息流转慢，在采购流程中，好一个环节都与下一个环节相互关联，只有完成本环节的工作，才能开始卜一环节的工作，而上一环节工作延误很容易导致产一环节工作出现无效等待的问题.或者导致转移时间浪费.从而拖延了采购流程,A医院会签单的签字采用线下方式,各科室系统兼容性差,露要打印出来由采期部、资产部等多部门流转签字，由于日常工作繁忙，部门管理行某些时候无暇签字，会导致会签单在部门停留多日，进而影响下个部

9、门的签字,最终拉长签字时效。并且采购部电子合同无法及时流转至财务部、资产部等，导致这线部门时电子合同的使用较为亚杂，影响工作进度。二是信息冗余，存在大量重发性工作。A医院采购工作中存在很多重发性工作，如在资质审核环节,不仅需要在招标阶段对供陶商资防进行审核,而且在合同制定、物资验收等环节也辐要进行资质审核，这种看似准确把控了供应商资质，但多次更复性审核会导致资源浪决，也会使采购流程进度被拖慢，进而影响采购效率，同时采购订单需要多部门反红粘贴使用，例如采购部在制作好订单计划之后，财务部、资产部等需要填写登记相关表格，并对订单进行多次粘贴，系统无法一键导入，存孜工作反更。三是信息辨识度低，辨认耗时

10、,在A医院采购流程中涉及多部门之间文件和数据的流转,各部门只有和互紧密配合,才能完成采购活动.由于各郃门只乏独立的辨识符号,再加之系统不装容，相关工作者需要花费较多的时间去搜集数据和信息，在全面分析之后才能作出判断和决?ft,在很大程度上影响了流转效率。三、信息加工短济JKJii下A医院采购部流程优化的实it(一)倚化佶息渡镇路径，推进流程运转的高效性1 .实现内外网连通，简化外部信息流通内外网连通是促进信息高效流转的重要途径,医院应结合运行需要适当提升内部系统的兼容性，使之与外网相连通，实现整体流程的离效运转，例如，就文档改与保存工作，原本A医院采购部文档修改与保存主要涉及四工作，即入库、维

11、网、合同归档、记账，三要供应商、采购部进行多次信息传递，目要兼顾内外网之间的时间差，导致流程繁琐.时此就不必要的流程进行删减处理,通过对系统升级维护实现内外网互通.在文档修改与保存中采陶部、其他部门以及供应商可以及时递过系统进行信息查看,从而降低流通中的时间浪费.2 .设定院长审核制，简化内部信,&流通目前医院采购部还存在审核链条长的问题，由于院长审核所有订总会导致审核效率低下、工作负担大等问题，时此要对审核信息进行重新分配，并设定30万元作为限额，使单笔来的金额低于30万元的采的订单直接由采啕那进行审核.而单笔金额高于30万元的采购项目由资产部、财务部及采购院长等共同在系统中进行审核签字.同

12、时为避免审核风险,针对50万元以下的订R.同时安排采购部2人作为审核主体，承担主要审核责任.在具体流程设置中，仍由采购部负货全部订单整理，在整理过程中将超出限额的订单及时公示于内网平台中，系统自动时订单进行流转。如此使内部信息流通变为使提，审核链条得到缩短，从而简化信思流通路径.二)强化信息共享能力，打通侑息流向的多雉性1 .升级全院内部系统采购部作为医院的重要部门与多部门存在出接关系.因此,为提升果期滞门运行效率.避免工作大瓜屯复,应升级全院内部系统.如基于各科室的日常系统运行状况构建信息共享平台,实现各科室一城共享信息，降低信息单向流动，实现iJrR实时查问.具体可以引入OA电子系统、打造

13、涵靛医院各科室的ERP系统等.同时，在系统中捌除不必要的信息我体转换,促进无纸化办公的同时提升信息流通效果，2 .促进关联倍息合并医院采购工作的开展需要对多种信息进行搜集和利用,面对红朵的伯息，应在进行部门共享的同时，时关联佶总进行合并打通信息流向的多维性，从而降低资源和时间浪费.例如，将原本需要资产部、财务部、采购院长会签的信息进行整合，对这些信息告并之后公布于电子平台，实现信息共享，各部门即可同时进行审核,降低纸质文件在各部门流程而产生的时间延误，以合同制作为例，A医院原本合同制作是由外网进行制作，然后打印为纸侦文件.随后执行线下合同流转及领导签字.而转化之后工作者可以直接在系统中提交合同

14、制作文件，并通过信息合并进行线上流转，使合同流转效率御到大幅提升，也能膨提升整个采购效率。（=）提升信息精濯表达，突出标织设计的识别性在医院采购部流程优化中，信息识别是一项关键工作，根据信息加工经济原则，通过对每一类信息设计标识，能师优化大脑对外界信息的筛选过程从而降低使用拧对信息的提取BfJ,71.对此,医院在采的流程优化中.可以通过对信息设计标识.降低相关人员对信息的识别时间,从而提升流程运转效率.1,拓展标识设计的信息广度在设计标识之前，对医院采购活动相关的各类信息进行全面梳理，并分解为纵向的信总矩阵，通过对年一类信息矩阵设计针对性的标识，提升辨识度。如将呆购信息按照科室进行分解.结合各

15、科室的H常业务活动设计标识：按照内部信息、外部信息设计标识.针对所有内部估恩设计一类标识，针对外部供应商信息设计一类标识等.3 .提升标识设计的信息深度在标识设计中通过运用多种形式提升信息深%Ife盛揩助相关人坊更准确地辨识信息内容和来源.一是运用文字形式，通过果体、宋体、新宋体等形式增强信息的辨识度；二是运用图形或图像影式，通过图形logo设计等提升辨识度：三是运用图文结合方式.通过在图形标识上添加辅助文字提升信总的辨识度.以A医院会签总审核为例,通过为每个部门设计标识，在其审核之后会签单上会自动显示部门标识，从而便于采照人员及时发现单据流转情况，明确哪个部n还未审核。四）优化信息复杂处理，

16、确保考核体系的系统性医院采购部流程优化还离不开完善的考核体系做支撑，为此，应结合采购部具体工作内容、运行流程等,通过优化信息更杂处理,构建针对性、系统性的考核体系.通过定期考核发现流程运转中存在的问即.明确后续的改进方向.1,确立考核指标医院采购部工作多为信息处理、转化等工作，因此传统的工作效率考核方案不适用该部门，在确立考核指标过程中，不仅要考虑传统的工作强度，还要将信息笈杂度作为主要考量因素.具体应构建包含信息处理史杂度、劳动强度、流程高效性、创新度等在内的指标体系.从不同层面对采购人员is.行考核,映射出医院整体果明流程中存在的问遨.4 .动态诩整考核体系由于医院处于不断变动中，会的着国家政策及行业运行而变化，这导致传统的采购部流程也会发生变化，因此饕在而各类信息进行优化处理的基础上，动态调整考核体系，使之具行连笈性、系统性、科学性.具体应由专业人员定期对采购部考核体系进行跟踪性词连