2024年项目档案的管理制度.docx

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1、2024年项目档案的管理制度项目档案的管理制度11、项目设兼职资料员，负责文件的接收、发放、登记、回收等工作。由资料员负责建立项目的收文、发文登记。2、部门使用的资料由各部门专人发放并负责保管；长期保存的文件应需交由资料员统一保管。3、所有文件必须按照档案管理及项目有关规定进行收集、发放、整理、编目和保存。4、档案、资料要保持整洁，不允许在档案和文件上乱涂乱写。5、存档资料必须为原件。6、涉及到经济方面的设计变更其它形式的文件，必须向经营部门提供一份原件进行保存。7、合同文件由经营部门控制、保存和发放。8、不得私自借阅或让他人随意查看，不得随意携带外出。对档案文件内容不得随意向外泄露。9、对已

2、归档的文件借阅时，必须办借阅手续，限期归还。如超过借阅时间，须重新办理手续。10、作废文件不统一收回，但应在替换文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。I1.管理人员因工作调动或其他原因不在项目工作时，应有职能部门资料员收回其持有的所有文件。12、工程竣工验收后，项目应及时将工程交工资料整理、汇总，交由武汉项目工程部归档。项目档案的管理制度2为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照建设工程文件归档整理规范等文件的有关要求结合本公司实际情况和公司领导对档案菅理的相关要求特制订本档案管理制度。一、归档范围主要为工程和设备档案资料1、工程档案是指各类报批文件（对政府各行政部门的各类报批文件、回复的

3、批示文件、对外发文、对外接收的文件）、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。2、设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来

4、往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检3、验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。二

5、、档案保密制度1、档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要直阅者，须经本公司主管领导批准。3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密。4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。三、档案工作人员岗位职责1、热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。2、负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作，积极提供利用，为各

6、项工作服务。3、按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。4、积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。5、办理领导交办的其他档案业务工作。四、档案管理制度1、m赠案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。2、档案柜内的档案要进行系统排列存放,不准堆放与档案无关的东西，做到完整安全，存放有序，查找方便3、做好档案柜内六防（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。4、对档案柜所藏档案要进行经常检查,发现问题及时采取有斓施。5、凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设

7、备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。6、档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料,要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。五、档案安全制度1.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。2、每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。六、档案资料查阅利用制度1、本单位人员借阅

8、档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。2、档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时须经主管领导同意后方可进行。3、档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。4、杳阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等

9、，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。七、档案的收集1、档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。2、工程档案资料按项目收集档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。3、设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。4、应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。5、勘察、设计、施工、监

10、理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。6、项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。7、本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。项目档案的管理制度3一、目的为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。二、工程项目档案归档范围本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录

11、像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同,工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。三、资料员及其职责部门经理三定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；2、档案材料的保管;3、档案材料的查借阅、催还；4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。四、档案的立卷、收集、整理1、以工程项目为单位，分别立卷，

12、一项目一卷。2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。5、在档案的次页设合同概要、主要事件备要，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。五、档案的管理1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。2、每月对档案进行一次清理。3、清除

13、不必要保存的材料。4、对礴和褪色的材料进行修补和复制。六、档案要求1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。3、传真件应复印一份归档。七、档案的保管1、档案管理人员应妥善保萱，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。2、所有档案应专柜存放，加锁。3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。八、档案的查借阅1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可直阅。2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字同意，方可带出，用毕即归还。3、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。4、借出档案材料，因

14、保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项目经理及时处理。九、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：1、毁损、丢失或擅自销毁档案。2、擅自向外界提供、抄摘档案。3、涂改、伪造档案。4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。5、未按手续借阅、外带及越级借阅。项目档案的管理制度4一、目的为了更有效的.的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料，特制定本菅理办法。二、档案管理内容1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学

15、历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。三、档案相关规定1、基础管理1.l原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。1.2 员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假,可不予录用和解聘处理。1.3 对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于入职员工人事档案登记（见附件一）离职员工人事档案登记（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。1.4 当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。1.5 调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。1.6 对员工进行考察、考核、培i川、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料