文档大型管理系统的需求分析.docx

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1、文档大型管理系统的需求分析摘要随着企业的发展，以文件的需求越来越多，文件保密性、共享性、流通性有待提高。电子文件的管理急需一套完善的需求分析方案。此次需求通过各个企业对文件管理的要求进行分析，发展方向是B/S端，达到灵活性。通过文件管理需求分析达到企业要求，为满足企业文件管理信息化建设的需要，提供了本地化部署、安全可控的私有化解决方案。企业可以有效管理成员对文件的预览、编辑、上传、下载、删除和共享等权限。革新的体制系统确保了企业公司内部文件管理的保密性和安全性，同时可以对外部进行文件的分享。关键词：文档管理；管理员；需求分析；企业第一章文档管理系统概述1.1 宗旨以及意义由于公司的不断成长，电

2、子文档的数量也在增加。随着科技的发展，电子文件管理已经成为企业管理的重要组成部分，它不仅可以提高工作效率，而且可以缩短工作时间，因此，越来越多的企业开始将纸质文件作业过程转化为电子文件作业过程，以满足网络时代计算机信息管理的需求，实现文件数字化管理。目前,在公司企业之间和公司企业内部之间交换的文件使用的都是电子文件的格式。通过采用WEB技术，我们能够实现对电子文件的快捷、安全、便捷的访问、查阅、更新、备份和检索，从而有效地减少了企业的人力成本，极大地提升了工作效率，同时，这种技术的精确度和保密性也比传统的纸质文档有着显著的优势*!未找到引用.O文件管理系统将这些电子文件尽量集中起来以便公司企业

3、使用；通过提供全面的信息，帮助公司领导更好地了解各部门的工作进展，并协助他们组织和管理文件，以满足不断变化的需求。电子文件管理系统不仅为企业提供了大量的信息资产，而且还能够持续提升企业的竞争力，因此，它具有巨大的应用潜力和重要意义，值得企业在实践中充分利用和推广。通过电子文件管理系统，可以对计算机中的文件进行有效的分类和管理，并且可以清晰地显示出文件的名称、类型和路径等信息，从而使用户可以轻松地查询和利用，同时也可以在大数据处理中发挥出自身的功能，从而更好地满足用户的需求,在使用它同时还能够进行资料的数据共享,也能够自由改变管理架构,以适应于各个单位、各个部门的用户,以及不同类型、不同部门或者

4、各个地区的同一企业之间,它的主要优点就是充分保障了整个系统的硬件、软件以及网络资源的安全性,更关键的地方则是保存了所有使用者现在的数据信息*怵找则用“。文件管理系统在提供大量数据存储的根本上，提供了完备的科学的保密机制，使它可以在极高的安全性下对用户可以最大程度的开放。为了更好地管理和保护重要的信息，我们提供了一个完善的系统，它可以根据组织架构授予不同的权限，并且可以自定义各种类型的文件的字段，包括文件名、所属项目、关键字、新建日期以及修改等属性，还可以支持文件检索、浏览、下载和恢复等功能。因此，构建一个完善的文件管理系统对于企业和组织的发展至关重要未找测用1.2 当前，企业中普遍存在的问题是

5、什么由于计算机科学的发展以及大范围的软硬件开发，电子文档的存储空间正在迅速扩大。电子文件自由存储在个人用户的个人电脑中（难以查找）通过提供便捷的电子文档更新功能，使得文档的版本可以自由更新，避免了变更混乱和版本混乱的问题。每个文件轻易行成数据“孤岛”（数据相关性差）旧的管理模式不适合现在的电子文件管理（安全性、保密性存在问题）1.3 通过使用文档管理系统，企业可以获得许多好处将个人文件转化为企业单位文件：通过采用出色的软件技术，将原本分开在各个员工电脑上的电子文件聚集地安全地存储起来，使其成为企业的宝贵财富，为了确保文件的完整性和可靠性，我们将指派专门的人员进行监督和管理。为了提高文件资产的安

6、全性，我们将采取多种措施来实现这些目标：包括使用加密技术来保护数据的完整性，统一管理数据，并使用防病毒工具来保护数据。建立了完整的权限机制确保文件的安全：只有拥有权限的用户员工才能对文件进行控制和检索、浏览、删除等相关文件功能。为了维护用户的权益，我们将继续提供以下功能：文件预览、在线更新、历史记录保存、以及安全的登录密码验证，而且不需要繁琐的上传下载等操作。提供完备的电子文件操作日志记录，历史版本记录，可以限制文件的存储和复制，并且支持拖拽上传和批量导入上传。灵活性自定义审批流程：为用户定义的查看、文件下载、文件创建、文件编辑、文件删除和文件移动提供了完全的图形化审批权限。支持多种信息提示方

7、式：通过手机短信，钉钉提示，邮箱邮件。重点保护文档安全：利用云端和本地数据库的协同备份功能，确保文件的完整性町未找到引用O1.4 运行环境1.4.1 软件运行环境操作系统：MicrosoftWindowsServer2022支持环境：11S服务器数据库：MicrosoftSQ1.Server20191.4.2 硬件环境客户端：内存2G,GOogleChrome浏览器109.0.5414.120正式版以上服务器端：硬盘IT或更高，处理器英特尔四核主频2.5以上，内存：16G或更高第二章文档管理系统需求分析文档系统的设计是采用浏览器/客户端模型的，拥有先进的HMI,可以有效地集中管理电子文档，系统

8、的各个组成部分都能够满足企业的需求，实现高效率、高质量的管理,在整体体系中的功能划分清楚好海找到引用,O文档管理系统的文件结构如下：登录管理员企业账号图2.1系统文件架构示意图普通用户2.1 模块功能简介通过对三大用户类型及十二个模块的详细描述，本系统旨在满足不同的功能需求，下文将对每一种用户类型及其相应的模块进行详细的说明，以便更好地满足用户的需求债说!未找到引用O2.1.1 登录企业员工登录，由工号登录，默认密码，初次登录提示更换密码，管理员与普通用户一样，企业账号登录是默认专属账号登录。登录成功根据账号权限进入对应页面。有安全退出提示，退回登录页。2.1.2 企业空间企业空间根据企业账号

9、创建后默认创建。企业账号和管理员可以根据部门文件类型创建相应的文件夹，以便进行有效的管理。创建文件的时候设置文件大部分属性，包括文件名称、创建的日期、创建的、保密级别、文件类型、附件、文件权限、文件所属文件夹等等的初始值。文件提交后创建成功后，有相应权限的人员可以查阅。企业账号和管理员有文件夹的增删改查。在企业空间和文件夹下有使用范本操作，可以根据模板范本使用对应范本。2.1.3 我的文档管理员和普通用户有我的文档模块。我的文档属于是个人文档可以分享。在该用户离职的时候可以一键交接给其他人。2.1.4 我的收藏管理员和普通用户有我的收藏模块。有查阅权限的文件都可以收藏到收藏文件夹中。我的收藏文

10、件收藏的分享文件过期之后是不可查看文件详情，只保留该收藏记录。2.1.5 文件中转文件中转分为我收到的和我分享的我收到显示其他用户分享给我的文件。我分享的是我分享其他用户的文件，有取消分享和分享编辑操作。2.1.6 个人中心显示当前用户归属公司-部门显示用户头像、名称、职位。显示用户密码和修改密码操作。2.1.7 信息中心管理员和普通用户查看。通知文件夹和文件的操作信息。显示通知时间、通知内容以及分享到期通知2.1.8 日志管理管理员查看。显示用户操作过的记录留痕。可以通过时间、操作类型、操作人进行筛选。定期清理，每月一号清除半年之前的数据。2.2 管理员模块2.2.1 回收站管理员查看。用户

11、删除文件保存到回收站。可以通过时间、操作人进行筛选。定期清理，每月一号清除半年之前的数据。2.2.2 模板管理管理员查看。新建文件夹和文件模板，在企业空间中使用直接生成对应的文件夹和文件，可以多层文件夹。2.2.3 企业中心显示当前企业账号公司显示企业头像、名称。显示企业密码和修改密码操作。2.3 管理员模块2.3.1 设置组织架构企业账号有权限管理企业应当根据实际情况设置组织架构，以实现统一管理和便捷运营。2.3.2 设置管理员企业账号有权限管理根据组织架构、成员设置管理员对管理员增加、删除操作。2.3.3 管理员中心显示当前管理员归属公司部门显示用户头像、名称、职位。显示用户密码和修改密码

12、操作。显示当前管理员权限。第三章文档管理系统流程的分析本文将详细描述一个基于浏览器/服务器模式的电子文件管理系统的构建,它可以支持从创建文件夹到上传、修复、检索、授予用户权限以及监督整个系统的运行，从而使用户可以轻松地访问、操作、共享、共享、共享等多种功能*!未找到引用.,下面是文件管理系统的流程图：图3.1系统流程示意图文件管理3.1 登录功能的设计系统中的用户可以根据其对文件操作权限的不同，划分为企业账号、系统管理员和普通用户三大类，以满足不同的需求和要求。企业帐号由企业自行创建生成，系统管理员和用户由企业帐号添加保存。员工录入后，默认生成员工信息和工号，由企业账号管理。系统在未登录的时候

13、打开的是登录页面，根据用户员工权限进入到企业空间页面。该系统的入口部分包括登录界面。在这里，用户可以通过输入自己的工号和密码来启动后续的功能。系统将通过与用户的工号相匹配的数据来确定您的访问权限，并允许您访问不同的企业空间。在登录模块中，会根据用户员工数据信息对比。登录时会查询用户数据表，确定输写的用户工号信息是否存在，如果存在工号，则会进入到相应的页面。图3.2登录模块流程示意图3.2 用户文件模块的设计企业空间模块提供了普通用户和管理员用户可以访问的第一个页面，以便他们进行操作和管理，页面分为三个部分，第一部分是搜索和文件夹、文件的新建功能区，普通用户是看不到文件夹的新建功能；第二部分是当

14、前的路径区域；第三部分是文件列表区域。管理员进入页面后，可以执行以下操作：创建部门文件夹、创建文件、查看文件、修改文件、删除文件、修改密码、发送通知。管理员新建文件后，系统会自动向具有查看权限的普通用户员工发送通知消息。在创建文件的过程中，需要填写文件的初始信息。在这个模块中，管理员拥有创建文件查看相应的变量、修改相应的文件，然后将相应的更改存储到数据库中。这样，文件的历史操作记录就可以保存下来，文件的操作者也可以查阅所有已创建的文件信息。普通用户可通过该界面进行查看文件、修改密码、查看信息通知等操作。这个模块的核心功能包括：创建一个新的部门文件夹，添加和删除所有文件；查看和处理所有文件；发送

15、和接收信息；更改用户的密码，实现安全的退出。本文将深入探讨公共文件模块的多种功能，并给出它们的设计原则、实施步骤及其相互关联的结果。此外，还可以通过流程图来更好地了解该模块的运行机制：图3.3文档提交模块流程图3.2.1 新建文件使用文件管理系统，您可以轻松获取一个新的文件，包括其名称、类别、版本号、作者的个人信息、创建时间、上传位置、主题及正文，这样就能够迅速、精确地完成任务。因为这个文件是第一次提交，因此默认的版本号为1.O0不需要在文件信息中填写文件编号，所以由系统自动生成文件编号。因此，在系统设计中设置不同部门组织的系统管理员，系统管理员可以自行创建部门文件，而当用户登录系统时，我们将会将他们的个人信息存储在浏览器数据库中，以便更好地管理和维护系统的运行状态，例如:用户员工名字、用户员工类型等等,信息可以用于以下的操作,所以当提交文件时创建文件的用户员工不需要用户员工填写,可以确保文件的可靠行,创建文件的用户员工不用填写创建日期,创建日期由数据库根据插入时间创建。由于文件的体积通常较大，因此我们采用附件的形式进行上传，并且在后台采用分片