集团公司接待管理规定.docx

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1、集团公司接待管理规定1目的规范接待工作,统一客户及来宾外出招待标准,提高接待水平,树立企业良好形象。2范围适用于集团公司所属各企业及部门。3程序活动3.1接待程序通过OA系统申请接待服务,标明来访单位、时间、人员、人数,来访目的及公司陪同人员等;总部办制定接待方案,经公司领导签批后(根据实际情况确定参加领导),安排具体事宜;重要接待活动需提前一周申请。审批程序:申请单位一一单位领导一一分管副总裁一一执行总裁一一总裁3.2服务车辆接待3.2.1 服务车辆由总部办统一管理,统一调度,未经总部办许可,任何部门或个人不得擅自安排使用车辆。各部门、单位因公用车,应事先通过OA系统向总部办提出用车申请,审

2、批流程如下:省内:申请人一一单位领导一一分管副总裁一一总部办省外:申请人一一单位领导一一分管副总裁一一总裁办总部办3.2.2 服务车辆应首先保障集团公司用车,各企业、单位用车酌情安排。3.2.3 特殊情况用车不能及时办理手续的,经总部办负责人同意可先安排车辆,事后补办手续。3.3会务接待1.1.1 1保持会议室卫生清洁,门窗玻璃干净,桌椅、接待器具摆放整齐,桌面、地面每天清理,确保无杂物、灰尘。1.1.2 未接到总部办通知不得随意开放使用(特殊情况除外)。水果间应保持清洁,保证水果新鲜,上水果时应清洗干净,摆放合理,客人走后立即清理垃圾。1.1.3 对前来开会、视察的领导热情相待,事先做好接待

3、准备工作,如:饮料、水果、餐巾等物品,并做好会议期间的服务工作。1.1.4 做好外来客人及公司领导使用会议室的情况记录。3.4招待所接待3.4.1 客户或其他来宾来公司考察或办理业务的,原则上一律由总部办统一安排在总部招待所餐饮。3.4.2 招待所工作人员必须坚守工作岗位,经常对餐厅、客房进行清理打扫,做到室内设施摆放有序,床单、被套干净、整洁,并定期消毒。3.4.3 需要安排餐饮接待的单位、部门与总部办联系,总部办根据接待需求、规格,安排到招待所或定点饭店就餐。(定点饭店:胶管厂饭店),费用由公司报销,发票按各企业分别开。3.4.4 工作人员工作日中午一律不准饮酒。公务活动餐饮接待要本着节约

4、的原则,陪餐人员要做到热情大方、周至U,陪酒不劝酒。3.5接待管理3.5.1 接待工作由总部办统一管理和协调,原则上由总部办接待,对口单位部门派员予以配合。3.5.2 节假日实行部门领导轮流值班制度,负责接待工作的安排调度。3.5.3 特殊情况需到诸由观镇外招待的,经办单位需提交“外出招待申请单”,内容包括:酒店名称、接待单位、来宾单位、来宾人数、接待类别、接待标准、结算签字人;接待类别包括宴请、住宿、食宿三种,审批流程如下:诸由观镇外招待(宴请):申请单位一一单位领导一一分管副总裁一一总部办诸由观镇外招待(包含住宿、食宿)申请单位一一单位领导一一分管副总裁一一总裁一一总部办3.5.4 发票传递和结算付款,由总部办统一办理。涉及销售业务有销售薪酬的,外出招待总部办可以协助联系,费用由销售员(部门)个人承担。3.5.5 企业负责人、分管副总裁不在时,由经办人电话请示,总部办主任电话核实后在申请单上签字。3.5.6 发票按企业分别开具,具体由总部办同酒店协商办理;财务部记帐后将外出招待申请单统一撤除。4相关记录接待服务申请外出招待申请单5附则本规定自颁布之日起实施,解释权归总部办。

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