物业住宅小区档案管理制度.docx

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1、物业住宅小区档案管理制度第一章拟建立的规章制度一、拟建立的公众管理制度包含XXXX二、拟建立的内部管理制度包含人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重点事项决策管理制度、培训管理制度。认真内容此处略。三、拟建立的质量手册及程序文件包含质量手册、文件掌控程序文件、质量记录程序文件、管理评审程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、矫正防措施程序文件等。认真

2、内容此处略。四、拟建立的工作手册包含各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场合工作手册、营业文娱场合工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、住户看法的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。认真内容此处略。五、拟建

3、立的质量记录文件因数量达几百份，此处省略第二章档案的建立与管理一、物业档案建立的内容档案建立的内容包含:业主入伙资料；客户家庭资料；客户联系电话：包含：正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话，如家庭电话、单位电话、移动电话、呼机、email住址等；客户室内装修管理资料包含：装修申请表、装修过程情况记录、管线更改情况等；客户日常维护和修理资料包含：维护和修理、维护和修理回访等记录情况；客户反馈资料包含:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户看法征询、统计记录等。二、物业档案管理的具体措施客户档案资料是在客户入伙以后渐渐建立起来的，其内容包含客户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费

4、收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维护和修理情况等。1、客户档案的收集设立档案室，建立相应规章制度，对客户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要启程,扩大资料来源，从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档，实行客户一户一档。2、客户权籍资料管理从客户入伙开始,应动手权籍资料的收集工作，权籍资料的收集、整理、归档，应做到条理清楚、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料，动态反映客户权籍情形，为客户需求供应服务。3、客户档案的整理各个业务范围上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，整理的重点依据资料内容、来源进行分类,做到条理清楚、便于查阅。4、客户档案的

5、归档凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员依照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保管，并输入计算机存档，运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。5、档案的利用为客户服务工作及时供应档案资料，直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。6、客户档案的管理客户档案的使用有严格的规定，借阅必需由具备规定条件的人员经登记后方可借出，归还时须由专人进行检查，如有破损，立刻修复,严重时追究有关人员的责任。客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，计算机使用时应防止电脑病毒侵入。第二节房屋管理与维护和修理养护1.主出入口设有小区平面示

6、意图，重要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。2 .无违反规划乱搭乱建,无擅自转变房屋用途现象。3 .房屋外观完好、乾净，外墙面砖、涂料等装饰料子无脱落、无污迹。4 .户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置，保持乾净、统一、美观,无安全隐患或破损。5 .封闭阳台统一有序，色调全都，不超出外墙面，除建筑设计有要求外，不得安装户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。6 .空调安装位置统一，冷凝水集中收集，支架无锈蚀Q7 .房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。1）住户装修申请表、装修责任书（见业主分户档案）2）装修现场巡查记录表（见工程巡查记录）第三节共用设施设

7、备管理1 .共用配套设施完好,无随便转变用途。2 .共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录，无事故隐患，专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。1）设备运行维护和修理工作程序2）设备巡查记录3）设备保养记录3 .室外共用管线统一入地或公共管道，无架空管线，无碍观瞻。4 .排水、排污管道通畅，无堵塞、外溢现象。5 .道路通畅，路面平整，井盖无缺块，无丢失，路面井盖不影响车辆行人通行。6 .订立供电系统管理措施并严格执行，记录完整,供电设备正常,配电室管理符合规定,路灯、楼道等公共照明完好。1）电室管理规定2）配电系统工作内容及操作程序3）路灯、楼道等公共照明设备完好第四节安防、消

8、防、车辆管理1.小区基本实行封闭式管理1）小区实行24小时封闭管理资料2）治安管理规定3）门卫管理规定2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度，护卫熟识小区的环境,文明值勤,训练有素、言语规范、认真负责。1）护卫部工作、内务条令2）护卫岗位职责3）各种工作记录、资料照片护卫值班记录护卫训练记录夜间巡查记录来访登记表（5）护卫培训日程、训练记录及资料（6）护卫工作考核、巡查、评分统计资料护卫基础知识考核答卷护卫文明值勤，装修巡查等资料7 .危及人身安全处有明显标识和具体的防范措施1）警示牌标识卡等2）突发事件及异常情况处理措施3）常见治安刑事案件及处理措施4）常见的几种可疑情况及处理措施5）紧

9、急情况记录表8 .消防设备设施完好无损，可随时起用，消防通道畅通，订立消防应急方案D消防管理制度2）火警、火灾应急方案3）消防通道畅通4）定期进行消防巡察,检查维护消防设施、器材等资料5）护卫随时巡查营业房消防设施6）义务消防队员消防演练9 .机动车停车场管理制度完善，管理责任明确，车辆进出有登记。1）机动车停车场管理规定2）机动车停车场登记3）护卫巡逻记录4）护卫工作考核标准5）交通指挥管理规范有序10 非机动车辆管理制度完善,按规定位置停放，管理有序。1）非机动车管理规定2）按规定位置停放、管理有序3）护卫工作考核标准第五节环境卫生管理1.环卫设备完备，设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站。1）

10、环卫设备台帐2）垃圾箱、果皮箱3）清洁工作清洁小区环境卫生资料2.清洁卫生实行责任制，有专职的清洁人员明确的责任范围，实行标准化保洁。1）清洁卫生工作标准及考核方法2）清洁卫生工作考核表3 .垃圾日产日清，定期进行卫生消毒灭杀1）消毒灭蝇工作资料2）定期投鼠药资料4 .房屋共用部位共用设施设备无蚁害。5 .小区内道路等共用场合无纸屑、烟头等废弃物,小区内卫生照片等资料。6 .房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画、无擅自占用和堆放杂物现象、楼梯扶栏、天台、公共玻璃等保持清洁。7 .商业网点管理有序，符合卫生标准，无乱设摊点、广告牌和无乱贴、乱画现象。8 .无违反规定饲养宠物、家禽、家畜。9 .排放

11、油烟、噪音等符合国家环保标准、外墙无污染。第六节绿化管理1.小区内绿地布局合理，花草树木与建筑小品配置恰当。10 绿地无转变使用用途和破坏、践踏、占用等现象。11 花草树木长势良好,修缮整齐美观，无病虫害，无折损现象、无斑秃。12 绿地无纸屑、烟头、石块等杂物。第七节精神文明建设1.意义，健康向上的社区文化活动，创造条件，乐观搭配，支持并参加社区文化建设。a提高业主自治自律行为宣传教育资料1)常常进行政府有关法律法规宣传教育资料2)建立业主产权区域建设，爱惜小区公共设施资料b小区安全文明消防宣传栏告示档案资料c小区住户参加文化娱乐活动资料d培训护卫消防安全知识，培训资料第八节管理效益1.管理服务费收缴率为98%以上1 )20xx年XX月至，收费报表2 .供应便民有偿服务，开展多种经营，便民服务项目资料及照片。1)20xx年XX月20xx年月的财务报告3.本小区物业管理经营情形。向小区住户公布物管费收支报告资料a业主档案资料的内容1业主情况登记表、照片、身份证复印件2业主临时公约承诺件3前期物业管理服务协议4室内装修管理协议书5消防安全责任书6业主装修检查记录表7室内装修申报表8装修申报所供应的平面图、管线图等9装修违规的整改通知书10业主与物业管理处达成的书面协议11业主在物业使用过程中产生的紧要的有影响的事件的记录12其它