采购业务流程及管理制度.docx

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1、采购业务流程及管理制度第一章采购内容第一条生产原材料采购：由采购专员负责办理。第二条日常办公用品采购：由行政专员负责办理。第三条对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购。第二章采购方式一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：第一条备库采购：凡具有共同性的材料，需按月以集中计划办理采购较为有利，采购前，每月30日由使用部门依计划提出请购，研发部门进行审核，采购部门集中办理采购。第二条新增物料采购：凡属于新增物料，由研发部门提出申请，采购部门选取供应商，采用比价原则，优选出供应商进行采购。第三条长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采

2、购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。第四条未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有主辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。第五条询价、议价结束后，需采购经理，公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。第六条采购合同签订由公司律师、财务审核人审核后签订，否则视为无效合同。第三章采购期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。第四章询价、比价、议价、付款第一条采购专

3、员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。第二条凡是最低采购量超过请购量的，采购专员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。第三条采购专员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。单次购买超过500元的产品需在钉钉审批时添加比价表，做到开源节流。第四条采购部门接到请购部门的紧急采购情况，采购专员先行询价、议价，待接到采购申请单后，按采购程序优先办理。第五条付款标准：超过3000元以上的产品需分三次支付：预

4、付款30%,货到验收合格后支付60%,产品应用三个月后没有任何质量问题支付10%o第六条调价标准：对于采购多次的厂家，采购量基于前一次超出20%的需要和供货方洽谈降幅比例，单次降幅应达到1%。第七条单次采购超过10万的产品需发布招标信息，寻找供货商，3家以上开标，质优价廉者中标。第五章审核及批准库管根据钉钉流程的物料领用单，与库房系统核查，如库房无货，应向采购专员提交经相关领导签批后的采购申请单，采购专员接单后进行采购。第六章订购第一条采购专员接到经批准的“采购申请单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话微信确定交货（到货）日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“采购申请单编号”及“包装方式

5、”，材料需按款号标明分包包装。第二条若属分批交货者，采购专员应在“采购申请单”上署名“分批交货”以供识别。第三条采购专员应在钉钉的付款流程里提交采购申请，经批准后财务付款进行采购。第七章报销第一条货物收到后应交品质检验，及时交库管验收入库，购货发票及入库单一起交由财务部报销；第二条超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。第三条财务部门有权对采购价格及合同内容进行复核。第八章价格复核与市场行情资料提供第一条采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。第二条采购部门应就公司生产所需的材料，建立标准BOM库，以此作为采购批准的依据。第九章异常处理审查作业中，若发现异常情况，财务部门应立即附异常情况报告资料，通知公司有关领导处理。第十章其他第一条本办法经总经理批准后实施，增设修订亦同。第二条本办法自XX年X月X日期开始实施。