采购资金审批流程.docx

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1、采购资金审批流程一、流程图:二、流程说明：1、资金申请的前提：(I)预付款：A、核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；B、合法合同规定有预付款内容。(2)正常采购：A、核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；B、合法合同规定的正常采购内容；C、对应货到票到。(3)代销联销：A、核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；B、合法合同规定的代销联销内容；C、代销联销销售单；D、对应发票收到。2、职责说明：(1)业务员：A、填制“资金使用申请单二填列申请部门、申请日期、供应商名称及相关资料、目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均

2、售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目等，并按合同规定的方式标明支付方式。必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。B、保证预付款金额与合同规定相符，并在发票栏标明“预付款”。负责预付款后的进货、发票按合同规定到达，前批次预付款的货票未到位不能再申请预付款。C、按合同规定结帐期拉代销联销的销售单，保证按规定结算。I）、填写“返利结算登记表:真实准确地反映当期各种应收返利、补差、费用等，清晰准确填写“货物品类”“货物名称”“资金申请单编号”“应收金额”“结算方式”等内容。对于折扣折让中已填返利结算登记表但分次帐扣的，在“实收金额”“未收金额”栏注明，下次帐扣时在“备注”栏注明并写清上次“返利结算

3、登记表”编号。E、合同内容的修订，必须及时办理相关清帐、补充手续，并及时通知对应返利结算员，经销方式（经销、代销、联销）的变更必须及时更改合同资料信息，并反馈到往来主管。（2）业务科长：A、审核“目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目、支付方式”的真实准确性。B、库存结构的合理性控制。C、确认合同的准确执行，对合同的准确执行负责，没有签订合同的采购不能付款。D、供应商信用额度、帐期的审核。E、本部门采购资金排款计划的审核，合理安排、控制。（3）营销部经理：A、审核所填资金使用申请单

4、上内容的真实准确性，必须保证采购的必要性、应收的全面及时性、付款的合理性,对库存、销售、进货应扣帐项目的真实准确性负审核责任。B、确保采购资金排款计划的合理性、执行的准确性。C、对于超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，在与返利结算员沟通协调情况下，以文字注明方式作最后裁定，并对后期执行作出安排，负责最后的落实。D、负责协助执行财务结算制度、供应商往来帐管理（前帐不清后帐不结）等有关规定。（4）进货结算员（台帐）：A、审核前一笔预付款的进货、发票到位情况，保证前期预付款货票两清。B、保证发票及时入帐，按规定时间及时办理结算手续。C、审核正常采购、代销联销方式下的货票到位情况，保证付款金

5、额与发票金额的对应。D、发票上反映的正常折扣折让的必须以负数清晰地在进货栏单列，并填写“返利结算登记表反映折扣折让。E、销售退货的及时帐扣。F、对资金申请付款内容作出登记，并跟踪。（5）返利结算员：A、审核“资金使用申请单”及“返利结算登记表”上各种应收返利、补差、费用等的及时准确性，保证对应合同条款的执行。B、超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项,应及时与营销部经理沟通协调，在营销部经理作出与合同不符条款的处理决定后，有权要求营销部经理注明理由、安排落实；上述应帐扣项目的最后确认权在业务部门营销经理。返利结算员负责执行并登记跟踪。C、审核“返利结算登记表”填列内容的完整性，并在“合计

6、栏”填写大写金额。审核折扣折让中已填返利结算登记表但分次帐扣的是否在“实收金额”“未收金额”或“备注”栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。1）、及时开具相关费用发票，并跟踪已扣款部分（折扣折让）发票的及时回收。E、注意常规与非常规（特价机、包销买断、资本运作等）合同返利政策的区别。F、负责扣款后大写金额的确认填写。G、各种已收返利、补差、费用等登记工作，应收、已收及时与业务员信息共享。（6）往来主管：A、查看对应供应商的往来帐，并与往来对帐员协调，按规定要求供应商及时配合对帐，保证双方帐务准确对应，行使对往来结算中不符合公司规定的供应商行使拒付的权力。注意下列情况：a、执行往来结算前帐不清

7、后帐不结的规定。b、被列入往来黑名单的供应商，拒绝付款。c、改变经营方式的前帐不清后帐不结等。B、前一笔预付款的货票回收控制。C、统购分销、大盘合同结算点的控制。I）、经销方式（经销、代销、联销）、结算方式（预付款、正常付款）的控制。E、审核资金使用申请单票面清晰度，内容填列的标准齐全性。金额不得涂改、划线，发现有涂改、划线现象，必须要求当事人说明并在涂改、划线处签字确认。对于票面不清、涂改、划线严重的，可要求重填。F、审核大小金额计算的准确性、票据的齐全合规性；如与大小写合计不符，应及时按倒程序打回或要求重申请。往来主管不得更改大小写金额。(7)分公司总经理：A、负责采购、销售指导政策的出台

8、，并落实到资金结算的指导性操作。B、统筹分公司的资金计划、使用，保证资金周转和效益。C、计划内付款的审批：a、视听、手机、数码IT类：3万元及以上；b、小白、小黑类：5万及以上；c、彩电、空调、冰洗类：10万及以上d、所有预付款性质资金申请；e、结束合作品牌最后一次付款；f、黑名单上供应商恢复往来的第一次付款；g、分公司确定并报备案的审批范围。I)、计划外付款审批，必须严格计划外采购资金结算的必要性控制。E、公司整体利益的保证。(8)财务经理：A、财务手续的全面审核。B、资金计划、结算的整体把握。(9)结算主管：A、收集整理供应商结算资料(名称、对应品类、银行帐号、授权联系人、)。B、审核结算流程的执行环节是否到位，签字手续是否完备，有签字程序的最后确认权。C、审核“资金使用申请单”与“采购资金排款计划表”的对应性。1）、结算时间的控制，资金使用申请单上“付款日期”的确定。E、负责安排结算供应商身份的确认，安排办理付款确认书等结算手续，保证结算的安全准确。F、按公司结算规定合理安排资金，确定付款时间，保证及时准确按大写金额付款。G、采购资金排款计划表的执行登记并分析。