安岳县档案局关于全县档案安全管理的报告.docx

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1、安岳县档案局关于全县档案安全管理的调研报告档案的保管利用是推动我县经济社会各项事业快速发展、保障社会和谐稳定等方面发挥着不可替代的重要作用，是围绕中心、服务大局工作的重要组成部分，是实现“四个全面，奋斗目标中必不可少的重要工作。加快推进档案安全管理工作，是我县推进各方面建设的必然要求，也是建设服务型政府的重要工作内容。经相关单位反馈，目前全县档案管理存在档案库房不足、承载力不够等现象，档案管理存在极大的安全隐患。我局根据上诉反馈，立即组织相关人员，分别到相关部门、单位、乡镇进行了现场勘查、调研，并与分管领导、相关工作人员、村（社区）干部、部分企业事业单位相关人员进行了座谈，广泛听取了各方面的情

2、况介绍和建议、意见。现将调研情况汇报如下：一、基本情况1992年以来，因县档案局硬件设施（老政府旧址）的限制，一直未能按照中华人民共和国档案法和四川省档案管理暂行办法的要求接收各机关、部门、乡镇的应移交档案，导致各机关、部门、乡镇的档案一直由本单位保管。日积月累，档案保管安全隐患逐渐凸显。（-X专业档案馆1、国土档案馆现状2、城建档案馆现状3、房管档案馆现状（二X县直部门（三X乡镇机关（四X县档案局二、存在困难和问题档案作为特殊的信息载体，有着原始性、真实性、完整性、严肃性和长期性的特点，档案的收集又涉及到各项工作的全领域和全过程，具有很强的程序性、规范化和权威性要求。虽然我县的档案管理工作已

3、经取得了一定的成绩，但与我县当前完成规划调整、重大工程项目推进，社会体制改革力度加大、基层组织民主自治水平提升，社会稳定要求提高的特殊时期档案管理现实要求还存在相当的差距。1、档案管理意识不够强一是部分领导干部对档案管理工作缺乏应有的重视和关注。对本职范围内档案工作职责不明确，较少过问档案工作,对有关档案的法律法规和业务知识了解不深，导致许多单位的档案管理问题得不到解决，人、财、物保障不足。二是部分单位之间档案管理工作不平衡。目前，我县的各类档案管理工作主要是根据业务线上的台帐要求来开展，各部门的档案管理标准不统一，除业务线上较重视的公文、财务、执法档案相对规范外，如科技类（包括科学研究、设备

4、仪器、基本建设、产品资料等文化类（包括各类文化活动、历史资料、非物质文化遗产等）及经济活动档案（如合同、会议纪要等重要文书）在现阶段发挥重要作用的档案管理问题较多。各部门档案管理水平高低不均，差距较大，并且有相当一部分领导和单位还没有意识到差距存在，没有及时落实措施加以改进，导致全县档案管理工作发展不平衡。三是档案工作宣传方法较少。档案管理是一项默默无闻的工作，是功在当代、利在千秋的工作，很难在短期内体现出业绩和作用。由于宣传的活动和载体不多，相关知识和新闻很少出现在各类媒体、简报上，宣传力度不强、氛围不浓。机关干部欠缺档案概念，自觉管理、依法收集的意识比较淡薄，全员参与和支持档案管理的良好氛

5、围尚未形成。2、档案管理体系不够完善一是档案管理组织网络不够健全。据了解，县档案局尚未完全担负起对全县档案工作实施监督指导的职能，与基层联系不多；部分单位的档案管理网络没有建立到具体科室和工作岗位，部分乡（镇村（社区）还未落实专兼职档案管理人员，组织网络未能到底到边；各部门的档案管理的指导协调职责还不明确，管理职能难以落实。二是档案管理队伍缺乏应有的专业知识和精力。档案管理作为一项具有专业性、系统性的工作，从业人员必须具备强烈的工作责任心，相应的专业知识，花费大量的工作精力。但目前，档案员队伍不稳定，变动频繁，有些单位一两年一换；档案员兼职过多，精力不足；档案员的业务素质和专业化水平总体不高，

6、在调研单位中大部分档案员都未经过专业培训后持档案管理证件上岗，档案业务知识培训很少，近两年来绝大部分档案管理员参加的业务培训不超过一次，特别是针对基层村（社）档案管理人员的培训指导几乎没有。三是档案收集、管理规范和标准不够明细。一方面，县级层面缺少有针对性和可操作性的档案分类方法和归档范围标准，各部门虽然有归档的意识，但对哪些要归档、如何归档没有具体的标准。另一方面，省、市制订的许多专业档案管理规范、标准未能得到贯彻落实,乡（镇X街道和村（社）领导、档案管理人员不知道规范存在，或是没有完全按照这些规范开展工作。更重要的，特殊时期、临时机构和重大建设项目的档案管理缺乏指导性意见。城市化建设开发大

7、幅推进的重要时期，这个时期机构变动大、人员流动频繁、临时机构多、资料依据性强、工作要求高，本身就存在着许多不利于档案收集管理的困难问题，同时，这些特殊时期和重大项目档案与政府、群众利益密切相关、具有非常重要的现实意义和保存要求，但目前，政府对这些档案管理还缺少明确的管理规范标准方面的要求，已经出现有的重要资料遗失，有的重要资料收集不全，有的交接制度不明确，有的档案资料收集程序缺失等种种问题，工作隐患严重。如，有的重大工程项目由于缺少必要的档案资料接收程序，致使建设档案中部分承包单位的资料不齐全，且补充完善的难度较大，直接影响了工程后期权证的办理等。3、档案管理硬件建设还难以适应工作需要随着档案

8、库存量的急剧增加，馆室紧张、建设简陋的问题在全县各个职能部门都普遍存在，这已经成为影响和制约全县档案管理工作发展的突出问题，具体表现在：一是库房容量不足。目前县档案局馆新址达到国家档案库房承载力要求的只有2455平方米，库存紧张，根本无法完全接收专业档案馆的专业档案；各机关、部门、乡镇按规定应当将2007年之前的文书档案收入县档案馆，由于全县到期应移交档案数量的统计工作还未完成，现阶段只能留在原单位，绝大部分单位和职能部门也普遍存在库房紧张的问题。二是档案馆室建设不规范。有的档案室建设不标准、不规范，三室不分，基础条件很差，如住建局档案馆，面积只有180余平方米,确存放了XXX档案，地方小、通

9、风差，八防措施无法落实；有些单位存档、阅档、整理、办公同室，完全不符合人事档案管理标准；有些单位因办公条件限制，无法落实专用档案库室，有些单位档案分散在各职能科室，如县疾控中心、岳阳镇幼儿园。三是村（社区）档案室建设滞后。随着各项城市建设、政策活动的开展，村（社区）经济活动越来越多、村务公开要求越来越高，与群众利益密切相关的档案资料也越来越多，村（社区）档案已经成为维护基层社会稳定的重要依据。但目前，绝大多数行政村和撤村建居社区的资料保管，多半是凭着村（社区）领导或者会计的个人判断，或者是遇到实际问题后才注意收集，基本未实现集中、规范化管理，档案分散、不健全，没有专门的管理人员和库室，有些重要

10、资料甚至是由村书记自己保管的，或是分散在各个岗位或工作人员手中。4、信息化档案管理工作相对滞后。档案信息化建设是提高档案管理效率、整合档案管理资源的重要手段，按照全省档案工作部署要求，档案信息化建设的任务很重、时间也很紧。但政府发展的偏向、资金的缺乏、档案信息化管理软硬件配置不到位、标准不统一，信息化工作量巨大等原因，各部门的档案信息化程度不高，发展极为缓慢。同时，随着政务集中办公、电子政务的推广，非纸质档案也越来越多，如人事、房管、国土等部门都通过大型数据库开展工作部门间通过OA办公系统完成公文往来,工程建设、重大活动、文化艺术类等工作以影像资料形式保存，如何实现这些特殊载体档案的长期保存和

11、有序管理，迫切需要探索和加强。三、建议意见为了进一步做好我县的档案管理工作，促使档案工作跟上我县经济和社会发展的步伐，并为全县各项事业实现“走在前列、争当示范”作出积极贡献，提出以下三点建议：1、进一步提高对档案管理工作的重视和关注程度一是要切实加强对档案工作的领导。要将档案事业的发展和档案软硬件建设列入国民经济和社会发展计划，摆入各级各部门的重要工作议程，从人、财、物方面给予保障。二是要切实转变档案管理工作观念。牢固树立档案管理法制观念，加大依法治档力度，从法律层面提高领导干部对档案管理工作的重视和关注程度。进一步解放思想,转变观念，适应新形势下的发展要求，要从单纯注重文书档案管理转变为同时

12、注重其他门类档案管理，从注重机关内部档案工作转变为同时注重所属单位档案工作，从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息管理，用改革的精神研究新情况，解决新问题，不断地把档案事业推向前进。三是要切实加强对档案工作的宣传。充分利用新闻媒体、橱窗、展板、传单、手册、教育基地、学术交流、法律宣传活动等载体和形式，向广大干部群众普及档案法律和业务知识，还要根据不同的环境、不同的人群，如领导干部、各业务部门、具体工作人员、广大人民群众等开展有针对性地宣传教育，通过多形式、多载体、多层面的档案工作宣传，着力提高全民档案意识。2、进一步完善档案管理体系一是完善档案管理组织网络。县档案局要加强自身建设,密切与基层

13、单位的联系，切实承担起监督指导的重要职能;将网络延伸到基层村（社），明确各村（社）的兼职档案管理人员，将他们纳入全区档案管理网络体系中，定期组织培训教育，提高基层档案管理水平；完善各镇、街道和职能部门内部组织网络，档案收集管理职能要明确到具体科室、具体个人，为档案工作全员参与营造氛围，打好基础。二是尽快完善档案管理相关规范。认真梳理现行各类档案管理具体规章制度和行业标准规范，有针对性地组织相关单位、基层机构学习掌握这些规范标准，进一步推动档案管理规范化;尽快制订出台区级层面的档案收集管理规范标准，特别要对镇、街道及村、社区的档案收集管理范围标准加以规范；进一步完善区档案局开展档案管理监督、检查

14、、指导的相关制度，加大考核奖惩力度，调动档案工作人员积极性；尽快明确在行政区划调整、机构变动、人员调整等重点时期、区内各类临时机构、重大建设项目的档案收集管理、移交机制，确保重要档案类目收集齐全、整理规范。三是加快硬件建设步伐。结合各单位办公场所的调整、重建，超前谋划、提前介入，切实做好各类新建档案库室的规划建设工作；改善设备、整合资源，有效缓解现存库室紧张、保管条件差的突出矛盾，对明显不符合档案管理标准的库室，要及时调整修缮,确保档案安全；高度重视基层村、社区档案库室的建设，力争做到全区所有村、社区档案库室全覆盖。四是切实加强档案管理队伍建设。及早落实档案局三定方案，充实档案局人员力量，切实

15、担负起对全区档案工作的指导、服务、监督职责，保障档案工作顺利开展；积极采取措施，稳定各级各部门档案管理人员队伍，保证兼职档案管理人员的业务素质和工作时间，确保档案工作的延续性、严肃性及权威性；切实加强对各级各部门档案管理人员的业务培训和教育，不断提高他们的业务能力。3、进一步推动档案信息化建设按照区政府设立信息公开中心要求，根据实际发展需要,配备和更新必要的信息化设备；进一步推进档案管理应用系统建设，实现区和镇、街道以及村（社区）档案信息化管理系统互通，资源共享；进一步提高档案库房和各种类型档案的智能化、规范化管理程度，特别要加强对电子类、数码影像类等新型档案载体保存规范的研究探索，保障新型档案保存的长久性和安全性；充分利用档案信息资源，切实推进政府信息公开化建设，利用信息技术，进一步提高政务公开力度，丰富专题汇编和编研成果，发挥档案部门参政、资政职能。