XX股分企业档案管理程序研讨.docx

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1、北京首信XX档案管理管控文书归档工作程序工作内容工 作 程 总裁办公室各业务部门工 作 标 准平 时 归 卷 准1、熟悉公司的机构设 置及职能、归档文件的 范围。2、购置必要的装具。/r.t r Mr r z t-. r a i r-根据本部门的业务情 况及上年形成文件情 况，准备好本部门平 时归卷的类目卷夹。每年一月份 完成当年文 件材料归卷 的准备工-XU. r-1平 时 归 卷1、文件管理管控员将 本部门的各类文件 分类归入相应的类 目卷盒。2、合同合约、协议签 完一周内向总裁办1 将审批完的呈批件 及时退各部门文件_ 管理管控员。2、将以股份公司名义XaJ_-a z 1 ,z.r *

2、a1、归卷准确及 时。2、每季有检 查。编号：时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第2页共20页文 件 材 料 的 整 理第2 i调整后的案卷 符合质量要求 （详见质量标 准）。1、按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。2、剔除不需归档的文件和重份文件。3、排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷（每卷在150页以内）。4、按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。5、拆除文件上的金属物。6、对无装订线的窄边文件进行加宽。7、修总破堀十件。编号：时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第4页共20页附件二关于归档案卷的质量

3、要求总的质量要求：遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点：一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数,均应齐全完整。二、遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在归档的文材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起，不得分开；一个相关项目的材料，要把相关项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理管控等各项活动的真实合适的内容和历史过程,尽量做到一

4、事一卷。中国最大的资料库下载三、卷内文件的排列：卷内文件材料应保持文件之间的有机联系，区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即:批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列，会议文件要按文件的重要程度顺序排列，重要的在前；一般工作形成的材料，结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同合约应按销售产品种类组卷，再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷，卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。四、区分不同价值：各类文件根据其不同的合适的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量

5、根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。五、跨年度材料的处理：除产品、相关项目、设备、仪表、基建相关项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。六.具有长期保存的案卷，卷内文件有圆笔和铅笔字迹，要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印，连同原件一同归档。七.卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”，并将件号和每件文件的页数填写清

6、楚。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。八、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。九、卷内目录的填写：凡是组成的案卷，都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。序号：填写文件的件号。文号：填写文件制发机关的发文字号,合同合约可填写合同合约号。责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件合适的内容的标题，应根据文件合适的内容自拟标题，外加（）；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要合适的内容。合同合约、协议在此

7、栏内填写合同合约合适的内容及对方单位。日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。页号：填写每份文件的页数。十、备考表的填写：每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明，都应填在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人姓名填上，检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件合适的内容拟写题名。题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心合适的内容）和文种。也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司内部

8、文件，可以省略文件制发机关。十二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的合适的内容，摄制人。照片要连同底片一起归档。十三.归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。股份公司档案实体体系图首信XX档案全宗说明：股份公司的党群工作类档案主要是各种协会的管理管控、其它方面由集团总部管理管控。附件三档案实体分类编号办法1总则1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的工业企业档案分类试行规则和邮电工业档案实体分类编号办法，提高档案管理管控的科学化、规范化和标准化水平，更好地为企业经营生产、管理管控工作服务、特制定本办法。1.2 档案分类原则

9、，是以公司全部档案为对象，根据管理管控职能,结合档案合适的内容和形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理管控和开发利用。2档案类别的设置2.1 档案的类别共设置十个大类，即：党群工作类、行政管理管控类、经营管理管控类、生产技术管理管控类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。2.2 根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目（属类），不设置三级类目（详见附表）。2.3 录音、录像、照片、计算机软盘（磁盘）和其它非纸质载体形式的档案,其形成和反映的合适的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，不单独设置类目，视其合适的内容特征同纸质

10、载体档案对应分类编号。2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷，以利于分类标识和管理管控。3分类标识方法3.1 企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。3.3 2.1党群工作类（八）,行政管理管控类（B）、经营管理管控类（C）.生产技术管理管控类（D）的案卷排架，按大类一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列）,案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时，重新从“1”

11、另行编号，并用案卷目录号加以区别。档案编号（档号）由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成（全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识）。档案编号（档号）标识举例示意：Al.A12.010III1案卷顺序号IIIII1分类二级类目（属类代号）I1分类一级类目（大类代号）1目录号（A类的第一本目录）3.2.2产品类（E）、科研类（F）.基本建设类（G）.设备仪器类（三）的案卷排架a）根据公司产品特点，产品档案原则上按大类一属类一相关项目进行排列,案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品），同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。对于相关项目少的产品，可以将多种属类混合流水编号,用分类

12、号加以区别，流水编号办法同前。b）设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架，各按技术性文件和管理管控性文件分别流水编号，不同属类用分类号区别，流水号编制办法同前类。C）产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、相关项目（型号）代号、案卷顺序号构成。举例示意：El.E21.C2000.OOlIIIIIIIII1案卷顺序号III1产品型号（相关项目代号）II,分类号二级类目（属类）I1分类号一级类目（大类）1目录号（产品档案第一本目录）3.2.3科学技术研究类按大类分科研课题排列，案卷顺序号按大类流水编号，流水编号办法同前四大类编制办法。档号（档案编号）由目录号，分类号，课题代号，案卷顺序号构

13、成。3.2.4会计档案的排架编号，按大类一属类一年度进行排列，案卷顺序号按属类流水编号，流水编制到“999”时，重新从“1”另行编号,用目录号加以区别。档号（档案编号）由目录号、分类号、案卷顺序号构成。3.2.5干部职工档案类，按干部档案工作条例的有关规定，分干部、工人顺序编号。3.2.6特殊载体档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）类别照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）顺序号标识。示例J:TZR001；TZZ001。4附贝!|本办法由总裁办负责实施并解释。附表：档案实体分类编号表档案实体分类编

14、号表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围党群工作类（八）党务综合All党委综合性工作，党委有关会议，党员代表大会，党委办公室及其他党务性工作等。组织工作A12党的组织建设，整党建党，党员及党员中层干部管理管控，党费管理管控，统战工作等。宣传工作A13理论教育，各种工作活动宣传，思想政治工作，精神文明建设等。纪检工作A14党风治理，党纪检查，案件审理工作等。工会工作A15职工代表大会，职工民主管理管控，劳动竞赛，劳动福利，女工工作，文体活动，组织建设，会费管理管控，先进职工管理管控，技术比赛。共青团工作A16组织建设，思想政治工作，团员大会，团员管理管控，团费管理管控，青少年工作等。协会工作A17协会业务综合性管理管控工作，各专业学会，协会工作，各群众团体活动工作等。行政管理类(B)政务工作Bll综合性工作，政策法规，司务会议，经理办公室工作，文秘机要保密工作，干部会议，信息工作，机构设置。人事管理管控B12人事业务综合管理管控，干部、职工管理管控，干部考核任免、聘用，职称评定、聘任，奖惩、出国政审，劳务出口，离退休管理管控工作等。劳动管理管控B13劳资综合管理管控，定编定员、劳动调配，劳动工作相关计划与统计，工资管