物业公司报刊、邮件收发规定.docx

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报刊、邮件收发规定为提高服务质量，确保报刊和邮件迅速、准确地投递到客户手中，特拟定如下规则：一、报刊类1、 完善登记分类：凡客户所订购报刊，须向客户索取报刊订阅收据的复印件。分类登记后，保存留底备查。2、 根据收据将客户所订阅的报刊分类登记后，制成分拣明细表，表内须有单元号、订阅份数、报刊代号、起止日期等项目。3、 杂志除按上述方法登记外，还需逐期登记，以便查找。二、邮件类1、 普通平信：分拣后直接投入信箱。（在正式信箱设立之前,逐户送交至客户签收）2、 挂号信、包裹单、包裹等特殊邮件：2.1 1在工作时间内（周一至周五）由邮件房领取，逐一核实登记后，送交客户做签收。2.2 非工作时间（下班后/周六/周日）由物业部代签收。2.3 大宗汇款单：除按上述规定办理外，还必须注明收件人身份证号码。三、对短缺报刊的处理1、 经清点，如有报刊短缺应及时与邮局联系，查明原因，第一时间内通知客户。2、 客户因短缺报刊提出投诉时，应作好登记，并妥善处理。四、对已损坏邮件、误投邮件的处理1、 对已损坏邮件，视其情况严重，及时与邮局进行协商，协商同意后，按邮局有关规定注明“收到如此”字样并加盖收发室印章及签字。2、 对误投信件，按邮政常规退回。在退回之前须有详细记录，挂号信、包裹单等特殊邮件必须注明信件号码、退回日期等，并在交与邮局时由其签收。以上诸条，在执行过程中进行明确分工，责任到人。