如何用分类思维管好素材？.docx

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1、如何用分类思维管好素材？讲到积累素材，很多人都笃信“手中有粮，心里不慌”这句话，可是，手中“有”素材就万事大吉了吗？我看不尽然。倘若你只懂找材料，不懂管材料，那么，时间一久、材料一多，问题就来了，写时要么忘了曾经“有”过，要么压根儿不知存到了哪里，叫啥名，只能凭感觉在素材库里“翻箱倒柜”，像在大海里捞针，结果呢？不一定“淘”到，翻个三五遍仍不见踪影，心里的焦虑感便油然而生。你说，这能叫“不慌”吗？我说：不能。这就像一个人只会挣钱，不会理财一样，辛苦半天，连自己有多少钱、存在哪家银行都搞不清，哪咋行？你不理财，财不理你嘛！写作素材的管理也是这个理儿，麻烦还是其次，关键是“二次查找”也很浪费时间、

2、降低效率，还徒增烦恼。可以说，你找材料所浪费掉的时间，都是存材料时偷的懒；你平时积累所产生的红利，都被后期管理的缺位对冲掉了，没有了管理，积累也失去了应有的意义！所以啊，管好素材，很重要！问题是，怎样管？如何让你的素材乖乖听话，对想要的材料，信手拈来、调用自如？笔者通过近20年的亲身实践感到，存储时千万不能偷懒，不经加工，不管萝卜、白菜，还是大葱，胡乱地往库里一扔了事，明智的做法是，先分拣，后装框，用分类思维，分门别类地存储。下面，笔者提供八种分类维度，供大家参考。这八种方法都是笔者坚持多年屡试不爽的，不妨一试。一、从形态维度分类这是从素材的外在表现形态考虑，把素材按形态划分为若干类别，建立“

3、类型库”。素材的表现形态有三种分法:1 .按载体分大致有四类。一类是手写资料，是在阅读中亲手记录、摘抄而形成的资料，这类资料最好用专门的记录本，可按内容准备不同的本子。第二类是剪辑资料，是从报刊杂志或其他纸质资料上裁剪下来粘贴汇集而成的资料，为便于管理，最好准备专门的剪辑本，条件允许时，还可以按刊物类型分类。第三类是电子资料，是在电脑中复制而成的资料，这种资料是本文探讨的主要对象。第四类是网络资料，是在手机或电脑里通过“收藏”功能保存下来的资料。2 .按内容分大致也有四类。即文字、图片、音频和视频。这几种素材，要数文字资料数量最大，可以说是素材中的绝对主角，是文字工作者的主要武器。而图片、音频

4、和视频资料通常只作为痕迹资料保存，通常用来辅助记忆。譬如，在某种场合，由于领导讲话语速快、记录不方便等原因，手写跟不上，难以保证记录的完整性和准确性，这种情况下，就会用设备先录下来，回来慢慢听。这些素材由于格式、大小不一，建议分门别类建立文件夹，分别存储。3 .按存在形式分有两种。以上几种划分，不管是手写、剪辑、电子、网络，或是文字、图片、音频、视频，归根结底就两种形态。一类是实物形态，如读书笔记、工作笔记、剪贴本、复印件等，以物质的形式存在。另一类是虚拟形态，主要是指电子版本、网络链接等，以虚拟的形式存在。在当今信息技术越来越发达的今天，虚拟形态的资料越来越占主流，值得我们深入研究其管理方法

5、。二、从业务维度分类这是从机构和职能的角度考虑，把素材归入单位、部门或具体职能之下，建立“业务库”。业务划分有三个层次：1 .单位层次。一个单位的文字工作者要管理好自己单位的资料，首先要站在全单位的高度，以单位名称建立一个根目录，用这个根目录来统领所有部门的资料。如果从外单位收集的资料数量多、规律性强，为防止与本单位资料混淆，不妨给外单位也建立素材库，如“省商务厅文件”“某某市政府文件”等。2 .部门层次。每个单位都有自己的组织结构体系，分为若干层级和组成部门，如办公室，人事部、财务部、市场部、技术部等，每个部门必然会产生很多资料。若是作为单位的综合文稿起草者，意味着每个单位的资料都不能放过，

6、把它们笼统地堆在一起显然不行，最好还是按部门、层次，为每个部门建立一个资料库，归口管理为宜。3 .职能层次。但凡一个部门都有具体的职能职责，都要负责一些非常具体的工作任务。每种职能和任务都意味着一系列的材料，要把它们管好，还不能忽略这一茬。比如，办公室有文稿起草、文件收发、档案管理、后勤服务、财务管理等职能，在管理资料时，要细化到职能职责这个层面才行，对其他部门来说，也是一样的道理。三、从作者维度分类这是从素材的著作权的角度考虑，把素材按权属分别归入作者的名下，建立“作者库”。按作者分，通常有三类：1 .上级领导资料。不管在什么单位工作，也不管是在机关或企业，通常情况下，都会面对多位领导，要为

7、他们起草文稿、处理大量文件、资料，时间一长，管理的难度必然增大，若不分类管理，多个领导的资料混在一起，必然乱套。所以，笔者建议不要怕麻烦，尽量为每一位领导建立一个资料库，直接以他的姓名来命名，每个领导下面，再按其他标准进行必要的分类。2 .领导上级资料。在机关写材料的人都知道，要想写好自己上级领导的稿子，必然要大量收集研读领导的领导讲过的稿子、发表过的文章或讲过的话。所以，笔者也建议，对于一些重要领导，有必要专门建立素材库，将这些素材集中起来管理。3 .专家学者资料。有时，写好材料，还会大量学习借鉴行业领域内专家学者的研究成果，而这些成果与领导的文稿有所区别，不适宜归为一类。这种情况下，若某位

8、专家的资料过多，可以为他专门建库；若资料不多，可把所有专家资料集中起来，建立“专家学者资料库”。四、从事理维度分类这是从事物发展的规律和过程来考虑，把素材按基本流程排列起来，归入到关键环节中，建立“事理库”O这种方法分三步骤：首先，理清发展脉络。俗话说的好，劈柴不照纹，累死劈材人。要做好任何事情都要遵循事物发展的基本规律，把基本脉络理清楚,明白先干什么、后干什么，然后再按规律来做，才会做的顺畅，管理材料也是这个道理，不能颠倒了次序。其次，把握关键节点。如果脉络是线的话，节点则是线上的关键，关键点上的素材最多，也最重要。所以要善于从脉络上把关键点找出来。以项目管理为例，从头到尾，关键点就是方案策

9、划、规划设计、行政审批、工程建设、投产见效、运营发展等，必须做到心中有数。最后，建立管理目录。在梳理清楚发展脉络和关键环节后，就可以沿着发展脉络，依次在关键环节上建立素材库了。譬如，笔者近年来收集了大量的写作经验文章，我先梳理了写作的基本流程，最后在调研、构思、提纲、写作、修改、校对等六个关键节点上分别建立了“调研资料库”“构思资料库”“提纲资料库”等六个库，非常清爽。五、从时间维度分类从时间演变的角度考虑，把工作过程分为若干时间段或时间点，按先后顺序排列起来，就像资治通鉴一样，以时间为线索，形成一套“编年体”素材。时间的划分有两种：1 .时间“段”。工作中，每天都会产生大量的材料，时间越长，

10、资料越多，若不把它们按照一定的时间段来管理，在无限的时间里，资料也会无限堆积，没有个止境。所以，最好将工作过程分割为一个个的时间段，如年、季、月等，一个时间段建一个阶段库，管理起来就容易多了。不瞒大家说，笔者就是这样管理素材的，我一般每年元旦后，都会习惯性地在电脑硬盘中建一个新文件夹，比如2017年过后，就建个“2018年资料”2018年过了，就建个“2019年资料”以此类推，每过一年，就按相同结构复制一个，这种方法我坚持了十多年，到现在，什么文件大概存在什么地方，都能记个八九不离十。2 .时间“点”。现在很多单位都会定期召开一些专题会议，组织开展大型活动，如党委和政府每年开全会、人大政协开“

11、两会”，一些地区定期举办会展、论坛，另外还有一些专题例会。这些都会产生一系列的文件资料，若不把它们集中起来管理，下一次会议或活动时，查阅资料就很不方便，往往会挂一漏万，找不全面。所以，最好以届、次、期等为节点，每进行一次就建立一个库，把资料全收起来，依次排列，如“第九次党代会资料”“第十次党代会资料”，一目了然。六、从空间维度分类从素材所在空间的纵、横双向考虑，把素材划分为不同的级别、层次、区域，建立“级别库”“区域库”。1 .纵向分层。在实际工作中，与单位相关的上级和下级都有大量的文件资料，对上级来说，要层层掌握下级工作进展；对下级来说，要层层贯彻上级精神。这就需要对同一件事情从上到下建立不

12、同层级的素材库。若是企业，可以把总公司的文件归为一类，把分公司的文件归为一类，依次排列起来；若是党政机关，则可以把国家级的文件归为一类，省级的文件归为一类，依此类推，一直到市、县、区乃至乡镇（街道）。如此，每个层级都有相应管理目录，从上到下的素材就显得井井有条了。2 .横向分块。考虑了纵向分级后，还有个横向的关系。比方说，在市级党委办公室工作的人，本级的文件资料里，除了党群口工作外，必然还要收集人大、政协、政府、纪检监察等部门的资料，再细一点，还会涉及直属各部委办局、各县市区，另外，还会借鉴一些先进发达地区兄弟单位的经验材料。这样的情况下，要在横向上进行分块，按单位、部门名称或地名来建库。如，

13、“A县领导讲话”“B县领导讲话”“C县领导讲话”，“人大资料”“政协资料”“纪委资料”等。七、从文种维度分类从文种类别的角度考虑，把素材按文种分类，建立“文种库”。一般来说，文种可分为两类：1 .“法定性”公文。所谓“法定性”即党政机关公文处理工作条例规定的决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个文种。这类文件规范性强、从纸张、版面、落款、字体、字号等都有极强的规范性，非常讲究细节，也很容易出错。所以有必要按文种类别收集范文来集中研究突破。2 .“事务性”公文。这类公文虽然不在15种公文之列，却在机关公文写作中占有很大的分量。如领导讲话

14、稿、汇报材料、信息简报、调研报告、心得体会、工作计划、工作总结、新闻发布稿、理论文章等，如家常便饭，随时都要写，数量多、难度大，若不建立专门的库来学习借鉴，很难高效快捷地完成起草任务。八、从要素维度分类从文稿内容的组成要素考虑，把素材细分为若干组成要素，建立“要素库”。笔者经验，不妨分为七类要素：1 .政治思想类。主要管理领导在各种场合的重要讲话、工作报告、理论文章、理论书籍等资料，着重积累思想、观点和言论。2 .政策文件类。主要管理各级各部门发布的规章制度、规划文本、指导意见、实施方案等政策文件，着重积累政策理论水平。3 .基础情况类。主要收集单位的概况、工作总结、信息简报、工作进展情况、工

15、作报表等基础性资料，着重积累写作基本数据、工作措施和典型案例。4 .经验做法类。主要管理本单位和外单位抓工作落实的好思路、好经验、好措施、好政策，以及同行写作的经验、体会和技法，着重积累创新方法。5 .名言警句类。主要管理古今中外与工作有关的名言警句、诗词歌赋、俗语、俚语，以及优秀文稿的精彩句子、精彩标题等，着重语言表达的技巧。6 .事例典故类。主要管理具有启发意义的历史人物、历史现象、历史规律，历史故事等，着重积累典型案例。7 .科学理论类。主要管理与工作相关的科学原理、研究成果、学术观点等，着重积累说理的依据。最后，笔者再强调几点，以便大家更好掌握这种方法。第一，规划为先。在我看来，管理素

16、材还管理一个公司是一样的，首先得有科学合理的体制机制，否则一但运作起来就会有“路径依赖”，尾大不掉，想改都改不了，“改革”成本是很高的。我们农村有句俗话叫：先分水果后装框。这对于素材管理很有借鉴意义，建议大家在收集素材之前，先规划设计好素材的管理体制，这叫“以规划为龙头”。对于当前在电脑中存储电子资料而言，就是先在硬盘里建好管理目录，像军队建制一样，纵向分几个层次，每层横向又分为几个板块，给后期管理提供一个“思维导图”、“虚拟书架”o目录建起了后，当素材到手，你才知道该去哪儿，时间长了，你也不会再有“素材，都去哪儿了？”的烦恼了。第二，灵活搭配。运用之妙，在于一心。上面虽然讲了八个维度，但在运用过程中可以根据自己的需要和习惯来选择，可在同一个素材库的不同层级，不同维度搭配起来用，譬如第一层按领导姓名来建库，下面可按资料形成时间来细分，或按文种