XX市it项目管理及课程设计.docx

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1、IT相关项目管理管控课程实践-A市大型投资经贸洽谈会相关项目案例分析小组名称：梦之队成员：李东辉，朱天伟，杨龙,李显光，高阳，赵旭,A市大型投资经贸洽谈会相关项目案例分析背景：A市近几年经济和社会各方面发展较快，但与沿海及其它发达地区相比，尚存在差距。其主要原因是：投资不足、观念滞后、缺乏创新的机制和环境。因此扩大开放，加大招商引资力度，改善投资环境，已成为促进本市经济快速发展的重要举措之一。在广泛听取多方意见的基础上，市政府决定2004年6月举行一次大型投资经贸洽谈会，这次会议集招商合作、产品展示、贸易洽谈、投资论坛及人才科技引进于一体。洽谈会将广邀海内外投资商到会洽谈合作，并邀请国家有关部

2、门领导和专家学者光临大会进行投资与发展专题研讨，同时还将会同中国科学院有关机构举行高级人才引进、成果合作交易等活动。（一）相关项目定义一、相关项目描述1 .相关项目名称：A市大型投资经贸洽谈会2 .相关项目目标（1）时间目标：从3月初开始启动本相关项目，7月中旬结束。具体的时间安排为2004.3.12004.7.15,共19周。（2）费用目标：相关项目总投资要求不超过500万元，市财政拨付400万元，缺额部分允许采用市场办法解决。（3）质量目标：本次会议组织与筹备将涉及客商邀请、相关项目推介、论坛组织、产品与成果展示、对外宣传等方面活动，要求这次会议集招商合作、产品展示、贸易洽谈、投资论坛及人

3、才科技引进于一体。洽谈会将广邀海内外投资商到会洽谈合作，并邀请国家有关部门领导和专家学者光临大会进行投资与发展专题研讨，同时还将会同中国科学院有关机构举行高级人才引进、成果合作交易等活动。二、相关项目可行性分析1、市场环境分析（1）宏观市场环境：该市属于大中型沿海城市，人口密度大、经济环境发展良好、技术发展较快、政治法律环境健全。（2）微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。（3）市场环境评价：采用SWoT分析法对内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析，均具有良好的发展空间。2、展会相关项目财务分析（1）成本预测举办一个展会的成本费用一般包括：1

4、）展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。2）展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3）招展和招商的费用。4）相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5）办公费用和人员费用。6）税收7）其他不可预测的费用预计总费用：470W（2）收入预测举办一个展会的收入一般包括:1）展位费收入：50W2）广告和企业赞助收入：100W3）其他相关收入：IOW现在相关

5、项目组估计的资金总和=政府财政400W+收入160W=560W根据以上财务分析，相关项目是可行的。三、相关项目风险管理管控风险管理管控的程序1、风险识别风险识别是进行风险管理管控的第一步，指的是确认哪些风险因素有可能会影响相关项目进展，并记录每个风险因素所具有的特点。2、风险分析风险分析的主要对象是单个的风险因素，主要包含以下几个方面的合适的内容：（1）在查明相关项目活动在哪些方面、哪些地方、什么时候可能存在风险的基础上，对识别出来的风险因素尽可能量化，估算风险事件发生的概率；（2）估计风险后果的大小，确定各风险因素的大小以及轻重缓急顺序；（3）对风险出现的时间和影响范围进行确认。3、风险评估

6、风险评估就是对各风险事件的后果进行评估，并确定不同风险的严重程度顺序。4、风险控制在完成风险分析与风险评估后，需要采取必要的应对措施来避免风险的发生或减少风险造成的损失。5、风险监控具体的风险应对相关计划如下：图表1-1风险应对相关计划风险种类风险合适的内容影响结果风险概率影响程度应对措施工期风险资金不到位人员的变更工期延迟高中高高适当用人，启用适合业务的人员通过合同合约约束费用风险市场价格变动工期推迟，费用增加中中相关计划中考虑，采取措施减少成本控制高高损失环境影响低低安全风险人身和机械设备安费用增加中中投保，转移风险全技术质量施工质量返工，费用增加，中中加强监督风险工期可能延长进度风险不能

7、按时交工工期延迟高高加强进度管理管控，实行责任制四、角色分析由于公司的工作性质和公司日常事务处理的需要决定了公司的性质为强矩阵型。强矩阵型：在这种组织中，拥有相当大权限的相关项目经理和职权的行政管理管控人员不再属于原来的职能部门，也不需要完成职能部门的工作，同样，相关项目组成员把主要时间投入相关项目中，相关项目经理比职能经理更具有领导权。强矩阵组织形式是矩阵型组织的一种形式，类似职能式组织形式的一个极端。在这种组织形式里，相关项目可能只有一个全职人员，即相关项目经理，相关项目成员不是直接从职能部门调派过来，而是利用他们在职能部门为相关项目提供服务。强矩阵组织结构（如图）基本保留相关项目的职能组

8、织结构的大部分主要特征，但在组织系统中为更好地实施相关项目，建立相应明确的相关项目管理管控班子。相关项目班子由各职能部门属下的职能人员或职能组所组成，这样针对某一相关项目就有对相关项目总体负责的相关项目管理管控班子。然而，在强矩阵组织结构中并未明确对相关项目目标负责的相关项目经理，即使有相关项目负责人，他的角色只不过是一个相关项目协调者或相关项目监督者，而不是一个管理管控者。领导层图1-1上级组织结构图图1-2相关项目组组织结构根据上述的组织结构，我们指定了角色分配合适的方案如表所示表1-2角色分配合适的方案表姓名角色职责李东辉相关项目经理协调全局，主要负责组织外联等工作的统筹朱天伟组织人员场

9、地,选址，组织会场筹集，资金，联系投资商杨龙人力资源人才招聘，培训高阳宣传人员宣传，广告，邀请函李显光外联人员联系国内投资者,联系国外投资者赵旭财务人员财务工作，资金结算（一）相关项目规划一、时间规划时间描述：选址第1周由组织人员选址，相关项目经理考察，并决定选择场地，预付定金，进行场地预约。拉赞助25周，为会议筹集资金。人员招聘25周，对洽谈会所需要的工作人员，进行招聘。贷款第2周，为会议筹集资金。联系厂商29周，联系入驻会场的厂商，主要以大型企业为主，持续时间较长，这样可以更多的联系到厂商。为大会提供更多的机会。联系国内投资商29周，派相关人员，到各公司洽谈联系国外投资商29周，发邀请函，

10、提前做好联系人员培训610周，对招聘的人员，按照工作分类，进行会前集中培训，为确保大会有序的进行，和培养出符合大会水平的高素质人才报纸广告914在各大知名报纸上刊登广告，为洽谈会宣传。网络广告914在网络上刊登广告，为洽谈会宣传。电视广告1014在电视台上刊登广告，为洽谈会宣传。邀请专家1012周正式的提前预约相关领域的专家学者，为洽谈会提供科技力量邀请领导1012周正式的邀请政府部门相关领导，检查会场，提供意见,并邀请出席会场布置13周会场工作如期进行商家进驻会场14周发布相关项目14周洽谈会开始，发布相关项目产品展示1417洽谈会开始，进行产品展示会场秩序1417维持会场秩序成果统计17周

11、新闻发布会18对这次洽谈会召开新闻发布会洽谈会结束19周会场清理，厂商撤出2QO142双代号网络相关计划窗图2-3工作相关计划甘特图根据相关项目的工作任务分解、时间相关计划安排，经过与公司各部门的详细协商，相关项目组编制了人力资源相关计划，整个相关项目的人力资源分为组织人员、招聘人员、外联人员、培训人员、宣传人员、布置人员。经贸洽谈会是以人力资源为主要资源需求的相关项目，所以好的人力资源相关计划对相关项目成功有至关重要的作用。1.相关项目人力资源估计以历史信息为基础，与相关项目利益相关各方协调，相关项目组对每项任务的工作需要的资源种类和数量进行了估算，确定了每种资源的费率和数量。资源量的预估是

12、做好费用预算的前提，经过经验丰富的相关项目经理和管理管控人员讨论制定的人力资源相关计划，如下表表21人力资源相关计划表序号工作时间（周）人力资源类型工作量估计（工日）平均每周工作量（工日）每周需安排人数18组织人员20025521组织人员1515334招聘人员12030647外联人员17525557外联人员17525567外联人员17525574培训人员6015386宣传人员6010292外联人员50255102外联人员50255111布置人员100100202.相关项目人力资源负荷图人力资源负荷图直观地表达了相关项目各个时间段所需的人力资源。人力资源负荷图可绘制为总的人力资源负荷图，也可以细

13、化为各种人力资源负荷图。本相关项目的主要人力资源是相关项目组的成员，下图反映了相关项目进程中人力资源的变化。口人数三、相关项目资源费用相关计划所谓资源费用相关计划是指相关项目组织根据人力资源使用相关计划和相关项目的费用分解结构表及甘特图，绘制出预算费用负荷图和相关项目累计费用曲线。通过图形，相关项目经理可以明确相关项目费用的需求状况，事先了解到什么时候需要什么资源，需要多少资源，以便提前做好安排。同时也使相关项目经理对费用的支付情况事前有个初步的预算安排，到什么时候需要多少费用，到某个时间点为止，总共相关计划支付多少费用，通过这些曲线可以一目了然。相关项目资源费用相关计划包括相关项目实施中需要的人力设备材料能源服务和各种设施等。相关项目资源相关计划涉及到选定什么样的资源（人力设备材料服务）以及多少资源将用于相关项目的每一项工作执行过程中，这些相关项目估计的基础。编制资源相关计划带的一般程序方法，如图所示。资源相关计划的输 入1 .工作分解结构 WBS2 .相关项目工作 进度相关计划3 .历史信息4 .相关项目范围 陈述资源相关计划的工具和方法1 .专家判定2 .利用头脑风暴法选择确认3 .数学模型4 .资源矩阵，数据表，甘特图5 .资源负荷图或资源需求曲线资源相关计划的输出1 .制定资源需求相关计戈U2 .资源相关计划需求表3