XX企业基建项目档案管理规定.docx

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1、Q/CSG中国南方电网责任有限公司企业管理管控制度Q/CSG2三058-2011中国南方电网责任有限公司基建相关项目档案管理管控规定2011-01-31 发布2011-01-31实施中国南方电网责任有限公司发布中国南方电网责任有限公司基建相关项目档案管理管控规定11总则12规范性引用文件13术语和定义14职责25管理管控合适的内容与方法36附则11附录A：基建相关项目档案工作交底记录12附录B：基建相关项目文件归档范围、分类、保管期限参照表14附录C：案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背43附录D：科技档案分类目录47附录E：档号章48附录F：相关项目文件材料中间检查情况表49附录G：相关

2、项目文件材料中间检查整改情况反馈表50附录H：基建相关项目文件归档审查表51附录I：基建相关项目档案移交表52附录K：基建相关项目档案移交清册封面53附录L：建设单位基建相关项目档案管理管控流程55中国南方电网责任有限公司基建相关项目档案管理管控规定-总则1.1 为加强和规范南方电网公司（以下简称公司）基建工程相关项目档案管理管控，确保基建相关项目档案的完整、准确和系统，实现公司系统基建档案一体化管理管控，按照国家和行业有关规定、南方电网公司基建管理管控规定和一体化管理管控制度编制规范，特制定本规定。1.2 本规定明确了公司系统基建档案管理管控的职责、合适的内容、方法和程序，适用于公司系统基建

3、档案管理管控。1.3 基建相关项目档案管理管控必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。二规范性引用文件中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令1987第58号）中华人民共和国档案法实施办法（国家档案局令第5号）国家重大建设相关项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T1八22-2008）重大建设相关项目档案验收办法（档发20062号）建设相关项目（工程）档案验收办法（国档发19928号）电子文件归档与管理管控规范（GB/T一八894-2002）照片档案管理管控规范（GBT1-A21-2002）中国南方电网XX电子文件归档与整理规范

4、（Q/CSG2八04-2009）三术语和定义3.1相关项目文件相关项目文件指建设相关项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价等相关项目管理管控过程中形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。3. 2相关项目档案相关项目档案是指经过鉴定、整理并归档的相关项目文件，包括相关项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。3.3 电子文件本规范所指的电子文件，是指在工程建设过程中形成的，依赖计算机等电子设备生成、交换或存储的具有凭证效力的各类记录，包括相关项目前期文件、相关项目施工文件、相关项目监理文件、相关项目竣工图和相关项目竣工验收

5、文件等在内的各类相关项目文件电子版。3.4相关项目文件归档相关项目建设单位各机构和各参建单位将相关项目各阶段形成并经过整理的相关项目文件向建设单位档案管理管控机构移交。3.5 相关项目电子文件归档相关项目建设单位各部门和各参建单位通过内网、电子档案管理管控信息系统或其他脱机存储介质向建设单位档案管理管控部门移交经整理的相关项目电子文件。四职责四.1各级职能部门职责4.1.1各级办公室部门是公司建设相关项目档案的归口管理管控部门，负责本单位作为相关项目法人或建设单位的基建相关项目档案管理管控，负责对职责范围内基建相关项目档案工作进行统一领导、组织协调、指导、监督、检查。4.1.2各级相关计划发展

6、部门负责职责范围内的相关项目规划前期文件、后评价文件的收集、整理、移交。4.1.3各级基建部门负责职责范围内的相关项目建设过程管理管控文件的收集、整理、移交,负责组织协调、督促参建单位收集、整理、移交相关项目文件。会同办公室部门完成基建相关项目档案管理管控工作标准和业务规范的制定和执行检查。4.1.4各级物资部门负责职责范围内的物资采购过程文件、购货合同合约的收集、整理、移交。四2建设单位各职能部门职责4.2.1办公室部门负责培训、指导、监督和考核各业务职能部门对相关项目文件的收集、整理和移交，负责审核接收各业务职能部门经整理后移交的相关项目文件，审核接收各参建单位经归档审查合格后的相关项目文

7、件，汇总整理基建相关项目档案。参加工程竣工验收、相关项目文件归档审查工作。牵头组织建设相关项目档案的验收工作。4.2.2相关计划发展部门负责相关项目前期文件、后评价文件的收集、整理和移交，并向基建部门复制移交一套完整的相关项目前期文件；配合办公室部门开展相关项目档案内部验收工作。4.2.3基建部门负责对相关项目建设过程管理管控文件、招投标文件、结算文件进行收集、整理和移交；负责督促业主相关项目部完成相关项目管理管控文件的收集、整理，督促业主相关项目部牵头组织对参建单位相关项目文件的归档审查；配合办公室部门开展相关项目档案内部验收工作；组织向运行单位移交相关档案。4.2.4物资部门负责职责范围内

8、相关项目物资采购过程文件、订货合同合约及协议的收集、整理和移交；配合办公室部门开展相关项目档案内部验收工作。4.2.5财务部门负责财务决算报告的收集、整理和移交；配合办公室部门开展相关项目档案内部验收工作。4.2.6审计部门负责财务决算审计报告的收集、整理和移交；配合办公室部门开展相关项目档案内部验收工作。4.2.7生产运行部门负责生产试运行文件的收集、整理和移交；参加相关项目文件归档审查工作；配合办公室部门开展相关项目档案内部验收工作。四3业主相关项目部职责4. 3.1业主相关项目部负责对职责范围内形成的相关项目建设过程管理管控文件进行收集、整理和移交；负责协调和督促参建单位完成职责范围内相

9、关项目文件的收集、整理；牵头协调办公室部门并组织参建单位、运行单位对参建单位收集整理的相关项目文件进行归档审查;负责督促参建单位履行归档职责，完成归档工作；协助办公室部门开展相关项目档案验收工作。五管理管控合适的内容与方法公司基建相关项目档案管理管控遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理管控、统一标准”的原则，实行“前期准备、过程控制、同步归档、分阶段移交”的管理管控方式。确保建设相关项目档案的完整、准确、有序、规范及安全。5.1管理管控合适的内容公司基建相关项目档案管理管控以单项工程为管理管控单位，收集保存从相关项目立项直至竣工投产、评优及相关项目后评价的全套工程档案资料。按相

10、关项目档案管理管控过程分为相关项目文件管理管控前期准备、相关项目文件收集、相关项目文件整理、相关项目文件中间检查、相关项目文件归档审查、相关项目文件移交归档、相关项目档案验收七个方面的合适的内容。5. 2基本要求5.2.1 相关项目档案的管理管控工作，必须贯穿于工程建设始终，做到相关项目档案管理管控与相关项目建设进度同步。5.2.2 各级基建部门应切实重视档案工作，建立和落实相关项目档案工作责任制，建立相关项目档案管理管控网络，将相关项目文件的归档情况作为业绩考核的重要合适的内容。5.2.3 建设单位在与参建单位签订相关项目有关设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务的合同合约、协

11、议时，应明确关于档案工作的条约条款，具体要求见本规定5.3.1.Io5.2.4 建设单位应向参建单位进行档案工作交底，并采取相关项目档案中间检查、相关项目文件归档审查、相关项目档案验收等措施，积极主动地控制相关项目档案质量，保证基建相关项目档案的完整、真实、系统、准确。经参建单位申请，建设单位可为其相关业务人员提供档案业务相关培训。5.2.5向建设相关项目的设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等参建单位付款时，一次性付款及尾款支付需经建设单位办公室部门签字盖章，证明参建单位已按归档要求移交相关项目文件。5.2.6各基建相关项目应统筹安排基建相关项目档案管理管控所需资金，在工程管

12、理管控费用中明确必要的档案管理管控经费，用于档案培训、档案整理、设施及设备购置费、专项验收等开支。5.3相关项目档案管理管控方法及工作流程5.3.1相关项目文件管理管控前期准备5.3.1.1明确合同合约关于档案工作的条约条款。建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等合同合约时，应在合同合约条约条款中明确规定档案工作的合适的内容，包括：(1)在合同合约中明确约定对参建单位的归档要求：要求各参建单位必须严格执行国家重大建设相关项目文件归档要求与档案整理规范(DT28-2002),完成各自职责范围或合同合约规定的相关项目文件的编制和整理、归档工作，确保相关项目文

13、件完整、准确、系统。明确相关项目文件编制整理的套数、深度、质量要求、电子化要求及移交时间。（2）在合同合约中明确约定参建单位的归档职责：监理单位负责监督、检查相关项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件；负责工程相关项目监理文件的收集、整理；负责监督、检查施工、设计单位形成的相关项目施工、竣工文件的收集、整理、归档情况；参加建设单位（业主相关项目部）组织的相关项目文件归档审查；按合同合约条约条款要求向建设单位办公室部门移交经归档审查合格的相关项目文件；参加相关项目档案验收工作。设计单位负责相关项目设计文件的收集、整理；参加建设单位（业主相关项目部）组织的相关项目文件归

14、档审查，按合同合约条约条款要求向建设单位办公室部门移交归档审查合格的相关项目文件；参加相关项目档案验收工作。施工单位负责工程相关项目施工文件、设备文件的收集、整理；参加建设单位（业主相关项目部）组织的相关项目文件归档审查，按合同合约条约条款要求向建设单位办公室部门移交归档审查合格的相关项目文件；参加相关项目档案验收工作。其他参建单位负责合同合约范围内的管理管控文件、材料的收集、整理，经建设单位业务职能部门审核合格后，向建设单位办公室移交。（3）在合同合约中明确约定参建单位的归档流程：参建单位应在相关项目竣工投产一个月内提供相关项目文件原件至建设单位接受归档审查，同时应提交与文字、图纸档案目录相

15、一致的电子文件。相关项目文件经基建部门归档审查合格后，工程竣工投产45天内，各参建单位要将整理完毕的全部档案（含竣工图）向建设单位办公室部门移交归档。（4）在合同合约中明确约定参建单位完成归档工作与支付工程款的对应关系：在合同合约中明确约定参建单位移交的归档文件材料必须经建设单位审查合格并确认归档后，方可向参建单位支付一次性工程款或工程尾款。5.3.1.2相关项目文件现场保管条件建设单位、参建单位在相关项目建设过程中应配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并在文件保管场所采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保相关项目文件的安全。相关项目电子文件应及时备份，并进行离线存储。5.3.L3档案工作交底建设单位办公室部门在工程立项后应对业主相关项目部进行档案工作交底，业主相关项目部在工程开工后应对参建单位进行档案工作交底，参建单位办公室部门在工程开工后对其工程相关项目部进行交底。档案工作交底记录样式详见附录Ao5.3.L4业务培训相关项目立项后，建设单位办公室部门组织对业主相关项目部、相关职能部门文件管理管控人员进行档案业务培训。相关项目开工后，经参建单位申请，业主相关项目部可组织参建单位的相关项目文件管理管控人员档案业务培训。培训合适的内容包括相关项目文件管理管控人员的工作职责、文件的归档