物业管理投标书制作要点.docx

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1、物业管理投标书制作投标的一般程序1 .获取招标信息，决策是否参与投标2 .报送投标申请，接受资格审查3 .获取与熟悉招标文件并参与答疑和现场勘查4 .投标决策与编制投标书5 .报送投标书6 .参加开标及答辩会7 .中标和签订物业服务合同投标流程分解一、甄别招标信息8 .对招标方主体的需求分析（1）对招标方真实意图的了解、分析与把握是真招标还是走过场是重名誉还是重质量是比服务还是比价格（2）对竞争对手的分析可能竞争对手的筛选从招标书对投标企业的投标资格入手主要竞争对手特点的了解可能的竞争因素，是否有特殊的目的（3）对招标方主要负责人的了解分析未来招标方对物业管理的分管体制对物业管理的了解掌握程度

2、未来与其合作的难易与融洽分析2、企业对履约可行性的分析是否符合企业发展空间是否具有同类型物业的相对优势是否有相应的关键人员储备二、获取招标文件1 .物业管理企业在获得投标信息后，即可收集相关信息，并按企业的拓展计划，确定投标意向。2 .物业服务企业在确定参与招标活动后,应组织相关人员在对招标物业项目基本情况分析和物业管理模式确定的基础上，制定切实可行的物业服务方案。3 .获取招标文件后，应迅速落实公司经营资质的有关资料和证件，详细阅读文件内容，熟知各项要求，特别是对招标文件中投标保证书、履约书、奖罚措施等项应仔细分析研讨，并向招标单位确认投标书中不清楚事项，以便作准备。三、考察物业现场投标单位

3、组织人员到物业现场进行现场实地考察，对照招标文件有关内容、仔细分析，从而为管理方案的构想奠定基础。四、编制投标书（一）、成本测算1 .投标制作人需了解最新岗位薪资；2 .了解配备各类物资的市场价格行情。对需要按年折旧或摊销的费用，测算周期不应超过合同期限;3 .根据拟承接物业的管理服务范围、类型、档次、标准等进行专题分析，作出较为精确的测算。在确定单价时，要从竞争战略高度和战术要求上去推敲，单价确定后与工作量相乘，便可得出管理服务费总标价。4 .对于竞争性较强的项目，可考虑适当的价格优惠措施，以增加本企业获标的胜算度。（一）编制标书方案1 .介绍投标企业的概况和经历首先介绍投标单位的位置、规模

4、、经营资质等级、企业性质、机构、资本、人员结构等基本情况，着重介绍现辖物业类型、名称、管理面积及历年获得的效绩、成果、经验。在介绍公司优势时要突出重点，宣传公司“人无我有，人有我强”的特色。2 .分析所投标的物业管理特点项目简介通常包括如下内容：（1）顾客基本情况。如业主（或物业使用人）清单、顾客基本特征（年龄、职业、籍贯等）。（2）物业基本情况。如物业的地理位置、占地面积、建筑面积、物业类型、机电设备清单、配套设施清单等。（3）项目开发情况。如开发建设单位、设计单位、承建商、施工单位、项目开发及交付的进度、主要户型、售价等。（4）项目周边情况。水、电、气、暖、有线电视、电话、宽带等生活服务单

5、位的分支机构、联系方式；医院、学校、公交站、超市、银行、邮局等服务网点的分布；派出所、居委会等联系方式。（5）竞争对手情况。如对周边同类项目的调研（物业服务企业、提供的服务项目及标准、物业服务费价格、顾客评价等）。通过对投标物业建筑架构、配套设施、周边环境、居民结构等方面进行分析、综合其布局、功能上的特点，列出管理上的难点，提出相应的管理措施。3 .拟定质量管理目标和采用的管理方式质量管理目标，是指管理单位在合同期内应取得怎样的社会效益、经济效益、环境效益、其质量考核标准以国家职能部门和当地主管部门制定的相关法规文件为依据。管理方式，是指管理单位对投标物业在管理运作、综合服务等方面拟采用的方式

6、，如实行”一体化管理“、“以区养区，推行ISo9。2质量体系规范化运作等方式。4 .拟定管理服务内容包括开发建设期间将提供的管理服务内容、物业竣工验收期间的管理服务内容、住户入住及装修期间的管理服务内容、实质运作期间的管理服务内容。重点是实质运作的管理服务内容，大体分为为房屋管理、保安、清结、维修、绿化、社区文化活动等七大服务，内容力求周详。5 .物资装备计划本着合理配置、保障利用的原则，对员工住房、管理办公用房以及各类设备和用具,拟出一个周密的计划，计划中应确切列出住房面积、物品分类单价及金额。6 .管理人员配备根据物业实际需求设置管理骨干、专业人员、，力求精简高效，在管理层、操作层人员的年

7、龄、学历、职称（技术人员）、用工类型上均要按一定比例配置。对各岗位人员应制订出相应的岗位职责和条件。但基本的原则是：组织架构扁平化、高效运作、能快速响应业主需求。7 .管理规章制度包括管理单位员工内部制度和约束各方的公共契约，各项制度均要以国家法律为准绳，以地方政府相关法律为依据，结合实际而定，使之具有合法性、实用性和可操作性,也才能产生约束力。8 .档案建立与管理的设立应按标准化、电脑化建立档案管理流程，将系统收集环境资料（图片）、建筑工程资料、图纸、住户档案资料、装修维修记录、文书档案、财务报表、小区荣誉等各类资料进行整理、分类、编目进入电脑储存，以备检查利用。9 .经费收支预算根据招标文

8、件中提供的数据，以及实地考察了解到的材料进行测算，制定经费收支测算表。10 .提出经营、管理、服务的新思路为提高管理水平，投标者可依据所投物业的实情，重视社会热点，在创建安全文明单位、实施科学化、规范化管理、开展增收节支、服务承诺等诸方面提出即务实又能体现创新的大思路，以确保管理目标的实现。11 .应急方案的编写：方案要做到“几定”：定人、定责、定时、定器具社区文化与便民服务针对招标物业的客户群体状况，制定适宜该社区的社区文化安排与便民措施。这是直接服务于业主的内容，因而会受到评委们的重视。13标书文字稿和表格编写完成后，对拟订的物业服务方案进行审核、校对、调整、排版、印制、装帧、盖章封装等工

9、作审核：如企业法人或委托代理人是否按照规定签字或盖章，是否按规定加盖单位公章；投标人单位名称是否与资格审查时的单位名称相符；投标书中的甲方单位名称是否正确；授权书、承诺函等格式是否与招标文件要求格式一致，文字打印是否有错字；投标书日期是否正确，是否与封面所示吻合目录编号、页码、标题是否与内容编号、页码（内容首页）、标题一致;目录内容从顺序到文字表述是否与招标文件要求一致；报价表格式是否按照招标文件要求格式，子目排序是否正确，单价X数量与是否等于总计金额，报价明细总计是否与投标报价函金额一致；所承诺的内容与投标书其他有关内容是否一致；“组织机构图”、“人员简历”及拟入职务等是否吻合，主要技术及管

10、理负责人简历、经历、年限是否满足招标文件强制标准;投标文件的纸张大小、页面设置、页边距、页眉、页脚、字体、字号、字型等是否按规定统一。五、报送投标书应注意的问题1.投标文件的送达。投标人熟记招标文件中的递交投标书的时间和地点，按照招标文件规定的地点，在规定的时间内送达投标文件。六、参加开标及答辩会投标现场是展示投标企业自身实力，从众多投标人中脱颖而出的关键环节，在答辩中，述标人应做到：1 .保持仪表：着装整洁、举止大方、眼睛专注有神、展现自信；2 ,对投标书的内容做到了如指掌，包含：涉及到的作业常识、技术指标、测算依据、保障机制、承诺条件等；3 .语言表达能力：清晰、简练、重点突出有条理、音量

11、适中、对答如流;4 .脑子要活，嘴要严。明智选择哪些内容该讲，哪些内容不该讲，自信果断和技巧拖延相结合；5 .理要正，引用数据或政策法规；6 .话要甜，面带微笑，充满热情，使用敬语；答辩流程注意事项:1.在进入会场之前，答辩人还应检查自己的仪表是否符合标准。2 .进场和退场的形式：答辩场合大致分为两种：一是封闭式，即评委和招标方代表及其他有关人员在单独房间，答辩人在外等候，按排名先后依次进入；二是开放式，即评委和招标方代表及其他有关人员、答辩人在同一场所，之间没有封闭，大家在一起关注整个现场答辩过程。无论封闭式还是开放式场合，答辩人都要依次入场和退场，采取正确的进场和退场形式也能显示出答辩人的

12、素质。进场：现场答辩会场一般都设有大门。若门是关着，应先敲门（轻扣三下），得到应答许可后方可进入。进入答辩会场以后,答辩人应主动与评委和招标方代表打招呼、握手或微笑致意等。退场：对物业管理公司来说，一次答辩的圆满完成，退场是最后一道关卡。当答辩完成以后，在评委和招标方代表的示意下（如果采取的是封闭式答辩），主动退场,此时应起身向评委和招标方代表及有关人员致谢，并礼貌地与他们道别，出门礼仪与进场相同；出门后，应回身轻轻将房门关好。3 .介绍：一是由评标委员会工作人员介绍双方；二是由答辩人员做自我介绍。应当向评委和招标方代表致意，一般应起立或点头微笑。4 .在答辩场合，无论自己的知识多么丰富，能力

13、多么出众都切记不要和别人争辩，也不要借此来压倒评委和招标方代表使他们难堪。在他们愿意听取自己意见的时候，可以把知道的东西讲出来供他们参考；同时要声明讲出来只是给他们做参考，还要声明自己所知道的是极有限的，如果有错误，希望他们能够不客气地加以指正。在听到不利的意见的时候应不应该反驳呢？要区别以下几种情况分别对待：1）如果与评委和招标方代表刚认识，对他们的脾气、人格、作用、身世都不太清楚，那么对于不同意的意见最好不要反驳，也不必随声附和。如果他们问到时可以推说：“某人的话，也有他的道理，各人有各人的看法，所谓仁者见仁、智者见智，不能一概而论2）如果评委和招标方代表在答辩会上发表荒谬至极的意见，或散

14、布对本公司有害的谣言，那么就应该立即提出反驳。但是，在这种场合就多少需要一点说话的技巧,一方面要一针见血地揭示对方的错误，另一方面要轻松幽默地争取大家的同情；切忌感情用事、大喊大叫、谈吐不清，这不但会把气氛弄得非常紧张，而且也不能让人明白你的意思。七、中标和签订物业服务合同1.招标人在投标有效期截至时限3。日前确定中标人，评标委员会推荐的中标候选人应当限定在1-2人，并标明排序。招标人向中标人发出中标通知书，同时将中标结果进行公示，公示时间不得少于三个工作日；2招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起3。日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，并按招标方要求交履约担保金。3.招标人与

15、中标人签订合同后5个工作日内，应当向中标人和未中标人的投标人退还投标保证金。投标书的编写要点1.投标书编写的基本理念（1）针对性要强一一要真正悟透招标物业的特点及需求，而不是泛泛而谈；论述物业管理中的难点，并将此作为工作重点，全面精炼阐述物业管理服务方案（2）要说明本企业是最适合的，而不是论证本企业是最好的物业公司最忌讳一本标书打天下也不要认为标书越厚越精美越好编制和封送标书应注意的几个问题1、不要有硬伤：如：签字、盖章、计算、错别字等错误；所提供材料不全等问题。2、投标文件中的每一空白均需填写，如有空缺，则视为放弃意见。3、投标文件应字迹清楚、整洁、纸张统一，装帧美观大方，最好用打字方式。4、计算数字要准确无误，无论单价、合计、分部合计、总标价及其大写数字均应仔细核对。5、不得改变标书格式，方案必须响应并符合招标文件中对物业管理服务需求的规定，不得缺项或漏项、不得涂改（个别字句如经修改，应在修改处加盖投标单位负责人的印章）。招标投标法第三章第二十七条规定：“投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应”。这意味着投标者只要对招标文件中的某一条实质性要求遗漏，未做出响应，都将导致废标。6、严格按照招标文件要求包装封印，封套上写明送