机关档案内控制度和管理规定.docx

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1、机关档案内控制度和管理规定*县统计局综合档案室工作职责1、负责做好本单位文书、业务、会计、基建、特种载体等档案集中统一管理,维护档案完整和安全。定期收集、接受各科室的文件材料,定期进行鉴定和组卷归档。2、认真、规范整理档案、做好档案分类、立卷、案卷排列和编制档案目录。3、加强档案保管、库房管理做到“八防”、“三无”,确保档案安全。4、开展档案利用、编研工作,为改革开放、经济建设服务,定期将具有长期保存价值的档案向档案管理机构移交。*县统计局档案管理人员岗位职责一、认真学习贯彻档案法和上级有关档案工作的方针、政策、规定,严格遵守单位的各项规章制度。二、热爱档案工作,认真学习档案业务知识,不断提高

2、业务水平和工作能力,确保档案工作顺利完成。三、集中统一管理单位的全部档案,负责各种文件资料的收集登记、整理、处理、归档、保存等工作、同时对各科室的档案工作进行监督和指导。四、严格遵守党和国家的保密制度,维护档案的完整和安全。五、定期检查档案保管情况,对破损或褪变的档案要及时修复,配置必要的检查工具。六、积极开发档案信息资源和利用,为领导科学化决策、科学化管理提供依据。七、热情接待,为查询单位和个人提供方便,并积极做好档案利用效果的统计工作。*县统计局档案立卷归档制度一、立卷归档文件要完整、准确、系统,能反映本单位工作活动和历史面貌,要求字迹工整、图样清晰、制成材料耐久,利于长期保存。二、立卷归

3、档范围:凡是本单位工作中形成的,上级下发与本单位职能有关并要执行的,具有保存价值的文件材料。三、归档时间(一)文书档案应在次年6月底前归档完毕,移交综合档案室。(二)会计类档案应在次年6月底前归档完毕,由财务部门自行保管一年后,移交综合档案室。(三)基建类档案应在工程通过竣工验收合格后6个月内归档,移交综合档案室。(四)设备类档案应在设备安装、调试、运行后一个月内,将设备购置合同、装箱单、说明书、图纸操作规程等一并整理、立卷,移交综合档案室。(五)特种载体类档案应在相关活动结束或段落终结时及时归档,移交综合档案室。* *县统计局档案借阅利用制度一、凡利用已存库房档案,应按规定办理利用手续,须填

4、写档案借阅登记表,利用者只能查阅指定利用内容,不得任意翻阅其他档案资料。外来人员如需摘录或复制档案资料,必须经分管领导批准。二、利用结束后,利用者应如实填写档案利用效果登记表,及时交档案管理员存档。三、利用者要爱护档案,不得涂改、圈划、撕拆、污损、丢失档案,违者按档案法及有关规定,视情节追究相关责任。四、严守档案机密,查阅档案时涉及到的机密内容不许外传。五、利用库房档案一般在档案阅览室进行,原则上不可外借,特殊情况要办理借阅手续,须经分管领导批准,并限期归还。利用者要确保档案的安全,归还时档案员需当场验收,办好归还手续。六、单位人员需利用档案由处室负责人审批,利用机密以上档案须经分管领导批准;

5、外来利用者必须持合法证明,说明利用内容、目的,经分管领导批准后利用。* *县统计局档案库房管理制度一、定期检查库房的防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠、无霉变情况,采取有效预防措施和配置必需设备。二、每周记载库房内的温度和湿度,并根据季节和天气及时调节库房内温湿度,温度保持14241,相对湿度保持45一60%o三、库房内应保持整洁,做到窗明、门洁、地净、箱柜无灰尘。四、档案箱柜内应及时放入和更换防虫药物。库房内严禁存放个人物品或堆放杂物,严禁烟火。五、库房档案要分类存放,箱、柜、架必须排列整齐,并编上号码。六、库房门窗必须紧闭,库房钥匙应专人保管,非档案管理人员严禁入内。* *

6、县统计局档案统计制度一、定期对档案工作的规模、水平、结构及档案的形成规模等进行统计,主要有:档案工作情况统计表,档案数量、提供利用及效果统计表等,为制定档案工作计划、总结提供数据。二、保证统计数据的准确性,坚持实事求是的原则,如实反映情况。严肃认真对待每一个数字,确保统计数字的准确性,符合客观事实。三、及时统计文件资料的收进、移出、保管、利用等情况,做到库底清楚。按时按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。四、定期检查各处室的档案及档案统计工作情况,及时进行统计分析。五、档案统计工作必须遵守国家统计工作要求,执行中华人民共和国统计法,使档案统计工作规范化和科学化。* *县统计局档案保密制度

7、1、档案工作人员要自觉学习档案法、保密法等有关法律法规,确保档案安全。2、非档案工作人员不得随便进入档案库房,离库时注意关好门窗。3、接待查阅档案者,要严格按照规定办理手续。对机密以上档案只限本单位领导和主要人员查阅,其他人一般不予提供。本单位档案材料,未经领导批准,任何部门或个人不得外传。4、定期进行保密检查,发现失密、泄密情况应立即报告,并采取补救办法,对严重泄漏党和国家秘密事件,要严肃处理。*县统计局档案鉴定销毁制度1、成立档案鉴定小组,负责档案的鉴定销毁工作,即负责对档案保管期限的审查,对已到保管期限的档案作出存毁意见。2、鉴定小组按有关档案保管期限的规定,制定本单位档案保管期限表,定期对档案的保管期限和密级进行评审。3、经过鉴定,凡是无需继续保存的档案,应由本单位档案部门提出销毁意见,会同档案产生部门共同鉴定,严格审查,经鉴定小组审核后对应销毁的档案造册,提出销毁报告,报单位领导批准,并报同级档案行政管理部门备案后销毁。4、档案销毁要履行审批手续,任何部门和个人不得擅自销毁。5、销毁档案时应与本单位负责保密、保卫的同志取得联系,由单位领导指定两人以上专人负责监销。监销人员在销毁档案时,应认真清点核对,销毁后在销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告本单位分管领导。

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