办公室实务（第2版） 案例 项目六 安全管理.docx

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1、项目六安全管理任务一值班工作一、阅读以下案例，并谈谈这位值班员的看法。有一天，X省委办公厅来电话通知：中央某部某领导，在X省的视察工作告一段落，定于次日乘飞机到N市，请接机，并请告知你省王书记，因某领导是他的老熟人，希望能在N市见面。接到通知后，值班员立即向机场问讯处查询航班时刻，问讯处答：正点是明天上午9时着陆，但可能停航。值班员接着即向王书记汇报。书记指示：明天我去接机。其他接待安排，请接待部门安排好，并把情况告诉我。结果王书记按时到机场接站，未接到客人，回来即查问怎么回事。经再次查询后方知：最近因故民航暂停。当天下午4时有一架军用飞机在N市机场着陆，某领导是乘军用飞机来的。王书记第二次到

2、机场才接到客人。答案电话值班员不能只做简单的传声简。不但要听清对方说什么事，还要用心思考有什么问题，查询清楚后，才能向有关部门和领导报告。如果该值班员接到X省委办公厅电话时，及时间清乘什么飞机、何时到达N市，或听到问讯处说可能停航时，提出疑问并追问清楚，就不会出现这次差错。二、阅读以下案例，说说值班人员犯了什么错误。某领导同志出差，秘书从外省给本单位值班室打来电话：某月某日将乘坐某车次回去，请与铁路部门联系，留一包厢。值班员只顾记下日期、车次，却少问一句：有事如何联系。值班人员与铁路部门联系后，得到的答复是所拟乘的车次包厢已经客满，只能改乘别的车次；此时再想向领导反馈请示，却到处寻不着领导的行

3、踪。他绞尽脑汁，对所有能想到的去处，一一去电查问，结果全部落空，无人知晓。一番折腾，不仅值班员落忙得又急又累，而且浪费不少电话费，最后还是误了领导的行程。答案作为值班人员，接到电话，应该问明情况，做好详细周全记录。本案例中的值班员在记录中没有把情况考虑全面，结果耽误了领导行程。三、请分析以下案例某年11月，某市一家棉花仓库大火足足烧了35个小时，经过500名消防战士的力救，大火才被扑灭，成了该市触目惊心的大新闻。火为什么会烧得这么大？火灾当天凌晨0：45,在离仓库不远的码头值班的孔某，最先发现仓库冒烟，孔某立即赶到仓库，告诉另一个值班人员陆某，两人随后到仓库察看，发现确有火情，便向值班干部吴某

4、报告。1：08,孔某打电话至科长家，称棉花仓库发现冒烟，问是否需要打119报警。科长表示要报警，同时，吴某打电话给书记,汇报灾情。宝贵的24分钟就在这样东请示西汇报的过程中悄悄溜走。1：09,消防部门接到报警，火速赶来，然而，星星之火已经燎原。待大火被扑灭，棉花仓库已经片瓦无存，给国家造成了巨额的损失。答案首先每一个值班人员应具有强烈的责任心，无论什么时间值班，都要保持饱满的工作状态；其次，值班人员应该有一定消防救灾等常识知识，遇火灾应首先报警，然后告知同事和领导，尽可能想办法扑火，降低损失。此次火灾损失严重，是因为值班人员没有及时报警，延误了最佳救援时机。（改编自复旦大学出版社孙荣等编著的秘

5、书工作案例）四、请阅读案例后设想一下，如果你是李秘书，你会怎么处理此事？某建材有限公司李秘书接到报告：下午两点多，五六个工作人员正在立窖前操作，可能是水泥把出口堵住了，窖内的一氧化碳过多引起了爆炸。五人当场受伤，其中两人伤情非常严重。答案如果我是李秘书，我会第一时间通知领导，然后根据领导的意见指示再做下一步安排。尽量把事情的严重性告之领导，努力安抚工作人员，暂时不要把事情外传，以防事故影响扩大化等。五、请帮助谢秘书分析一下遭到批评的原因，并帮他提出具体的解决办法。某县工商局办公室谢秘书是一名刚毕业的大学生，星期天值班。谢秘书一早就来到了办公室，并查看了前一天的值班记录。上午9点左右，业务部李明

6、利的一位外地同学张强来局里找李明利，谢秘书问明事由后，头也没抬就对张强说，今天休息，你明天再来吧。说罢就忙自己的事了。下午2点，他接到县委秘书处的一个会议通知，通知局长当天下午3：30到县里开会。谢秘书赶紧打电话告诉局长开会。局长问，哪个会议室？谢秘书一时语塞，他也不知道。局长不太满意。临近下班，快5点时，他又接到一个紧急电话。电话内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理。谢秘书听后急了，他一时不知道该怎么办，人命关天。他先是去隔壁办公室找同事老王说了这事，老王告诉他快请示领导，他才拿起电话向主管领导汇报，请领导亲自到

7、现场处理就这样，延误了十多分钟。星期一上班后，谢秘书遭到局长点名批评。答案案例中谢秘书作为一名值班人员，能够按时到岗，及时查看前一天的值班记录，做得很好。但是在后来的接待来访者和接听电话过程中做得很不好。对于接待来访和来电，谢秘书可以这样进行处理：1 .接待业务部李明利的外地同学张强时：谢秘书应态度热情，尽可能地给来访者提供帮助；同时应及时做好接待记录，把外来人员张强的姓名、来访日期、证件、联系事由等登记清楚。2 .在接听县委秘书处的电话时：谢秘书应在接听电话的同时，拿出值班电话记录本进行记录。要问明情况，对来电通知的会议地点、会议内容、会议类型等内容尽可能作细致了解，并认真做好记录，然后及时

8、通知局长。3 .当接到局里面包车发生事故的紧急电话时：谢秘书应尽快作出合理的反应，否则会延误救援时机。在当时紧急的情况下，谢秘书可以这样处理：首先给出事现场附近的直属单位工商所打电话，请他们派人去保护现场，并妥善保护好伤员；给县医院打电话，请他们立即派救护车去现场抢救伤员，并请外科住院部做好抢救伤员的准备；同时给交警队打电话，请他们立即派人去现场处理事故；最后，打电话给局领导，汇报事故情况及自己处理的情况。此外，尽管下班时间已到，谢秘书在这紧急时刻应自觉留守单位，坚守岗位，随时关注事态的发展，以协助领导做一些联络事务。任务二保密工作一、请阅读案例，分析秘书小张的行为。某机关秘书小张，在临时负责

9、本局办公室工作期间，出于个人好奇心，查看了所有人的人事档案。然后发现一位平时喜欢“秀恩爱”的女同事李某，已经离婚一年了。随后，在一次办公室的饭局中，小张随口跟一位哥们说出了李某的离婚事实。不久李某离职。答案人事档案属于单位的保密文件，未经许可不得向任何人任何单位，泄露、调阅、复制公司内部人员、在职与离职人员的资料信息。小张身为一个秘书，缺乏基本的职业素养，缺少保密意识，行为失当。二、请阅读以下案例，并回答问题。艾丽丝是一家大型外资企业的办公室秘书，一天午饭后，艾丽丝就被人力资源部部长叫去了。回来的时候，艾丽丝的脸色显得更加苍白，妆也花了，有明显哭过的痕迹。到底出什么事了？当我正在疑惑，想安慰艾

10、丽丝的时候，珍妮悄悄拉了一下我的衣角，让我跟她到第一接待室来。“艾丽丝的事你还不知道吧？”珍妮低声说，“事情是这样的，前几天公司开人事会，说是在新加坡办事处的洪刚病了，那边要求公司尽快派人去顶替，所以当时就定了出口部的雷鸣过去。九月一日正式发调令。”“那这与艾丽丝有什么关系？”我还是不明白。“你听我说。那天开会正巧是艾丽丝负责送水沏茶，她听见了调雷鸣去新加坡的事。”见我还是不明白，珍妮笑了起来：“艾丽丝和雷鸣原来是打算今年国庆节期间结婚的！”“这样啊？”“可能是他俩昨晚约会时，艾丽丝把雷鸣要派到新加坡去的事说了出来。我终于明白了。“如果艾丽丝只对雷鸣说了，事情到此为止，也就没什么大事。可偏偏今

11、天上午雷鸣不知是有意还是无意之间，把这事在办公室里说了出来。你想想，大家都是工薪阶层，谁有个升迁调动，特别是外派新加坡这样的美差，能不敏感吗？所以，没过几分钟，这件事就传到人力资源部部长的耳朵里去了。人力资源部部长马上找到雷鸣，问他是听谁说的，雷鸣只好说是听艾丽丝说的。人事问题是公司机密中的秘中之秘，调令还没有正式公布，就已经满城风雨，人力资源部部长当然不能容忍这种事情发生，所以，他刚才把艾丽丝叫去，狠狠地批评了一顿。这事怎么处理还没最后定。”“是吗？”虽然我有预感,但没想到事态这么严重。“刚才，人力资源部部长又把科长也叫去了。估计科长也会挨批。”珍妮说。（改编自：谭一平.外企女秘书职场日记.

12、北京：华夏出版，2005）你怎样评价艾丽丝的做法？答案人事调动属于单位的保密事项，对各级干部的任免、调动，在正式文件未下发前，任何人不得泄露和传播。艾丽丝过于感情用事，所以招致批评也在所难免。具备保密意识是秘书的基本职业素养。三、请阅读以下案例，并回答问题。张强是滨州市某公安分局指挥中心副主任兼机要员。星期六上午，正在家休息的张强接到市公安局的电话，立即驱车前往，领取一份近期准备在全市开展专项检查行动的机密级文件。领取文件后，张强并没有将其送回办公室，而是将其装在一个公文包里放在了私家车上，想着周一的时候就直接带去单位了。结果当天晚上，他的车被小偷技术开锁，装有机密文件的公文包也被偷走。张强先

13、是将此事告知自己的几个朋友，私下寻找，半天无果，遂向上级领导汇报。滨州市公安局成立调查小组，最终也只找到了被扔在垃圾箱里的空公文包，文件不知去向。鉴于张强错误的严重性，为了严肃纪律，滨州市公安局依据中华人民共和国警察法第22条、第48条的规定，给予张强行政记过处分。答案纵观这起丢失涉密文件的事件全过程，张强犯了两个错误：一是违反规定，擅自将涉密文件放在没有足够保密措施的私家车里；二是在明知文件丢失的情况下，抱着侥幸心理自己找，没有及时上报情况，错失寻找文件的最佳时机。四、请阅读下面的案例，谈谈可口可乐公司严守商业机密带来的好处是什么。可口可乐保护商业机密可口可乐公司成立于1892年，总部设在美

14、国佐治亚州亚特兰大，是全球最大的饮料公司，拥有全球48%市场占有率以及全球前三大饮料的二项（可口可乐排名第一，百事可乐第二，低热量可口可乐第三）。而可口可乐之所以有如此大的成就和竞争力，很大程度上在于它的产品“秘方”，法国一家报纸曾打趣道，世界上有三个秘密是为世人所不知的，那就是英国女王的财富、巴西球星罗纳尔多的体重和可口可乐的秘方。可口可乐的配方自1886年在美国亚特兰大诞生以来，己保密达120多年之久。它的配方对世人来说一直是个谜，就是可口可乐公司内部也没有几个人知道。为了保住这一秘方,可口可乐公司的元老罗伯特伍德拉夫在1923年成为公司领导人时,就把保护秘方作为首要任务。当时,可口可乐公

15、司将这一饮料的发明者约翰.潘伯顿的手书藏进了银行保险库，并声明如果谁要查询这一-秘方必须先提出申请,经由公司董事会批准,才能在有官员到场的情况下，在指定的时间打开。如今,只有极少的几个人知道此配方,而他们不允许乘坐同一架飞机旅行。可口可乐这样做的目的,就是保住秘密。可口可乐公司在技术合作或经济贸易中，只提供用最关键技术制出的半成品给对方,而不告知生产半成品的技术诀窍。被许可生产“可口可乐”的厂家，只能获得将浓缩的原浆（半成品）配成可口可乐成品的技术和方法,而不能得知原浆生产的配方及技术。这就是可口可乐百年不倒,基业常青的“定海神针”。可口可乐如何保密的呢？其配方的保密措施如下：1 .保密意识，

16、深入人心。为了保住这一秘方，可口可乐公司从1923年就把保护秘方作为首要任务。2 .单本留世，严密封存。原始的配方只有单本留存于世，它被锁存在一家信托公司的地下保险库中。3 .关键配料，三人分管。事实上，可口可乐的主要配料是公开的，包括糖、碳酸水、焦糖、磷酸、咖啡因、“失效”的古柯叶等，但是，其核心技术是在可口可乐中占不到1%的神秘配料“7X100”。这种配料由三种关键成分组成，这三种成分分别由公司总部的3个高级职员掌握，而且这三个人的身份被绝对保密。这三个人，除了自己知道的那部分，都不知道另外两种成分是什么。4 .保密协议，严格遵守。三个分管关键成分的高级职员皆与可口可乐公司签署了“决不泄密”的协议。5 .查询程序，极端繁琐。如果有人提出查询这一秘方，必须先提出书面申请，经公司董事会正式投票同意，才能在有官员在场的情