办公室实务（第2版） 案例 项目二 办公室环境管理.docx

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1、任务一办公室环境布置技巧一、王平为何要重新考虑办公室的布局？华日公司是一家私营企业，目前处于发展阶段，业务蒸蒸日上，由于员工数量和生产规模的不断犷大，需要重新布置办公室。该公司原来采用的是开放式的布局，现在，在新的办公楼里要采用封闭式的布局。公司提供了三间办公室给行政事务部的7名员工（包括部长1人，秘书1人，雇员5人），其中一间在靠近走廊的楼梯口,另-间在走廊的尽头，还有一间在中间位置。秘书王平负责办公室的布置工作，他考虑到方便部长上下楼，所以将部长的办公室安排在楼梯口的那一间，最里面的房间冬天冷，理所应当自己去，其他人则在中间的办公室办公。工作了一段时间以后，部长将王平叫到自己的办公室，说：

2、“每天都有外面的人来敲我办公室的门咨询，不但打扰了我的工作，还影响了我的休息，尤其是一些我不愿意见的客人，我真的不想再见到他们，请你想办法解决此问题。”王平一脸的无奈，只能重新考虑办公室的布局了。答案领导的办公区域需要保持绝对的安静，应该设置在远离楼梯口且不临街的房间；秘书部门是单位的信息库和协调部门，秘书办公室应该设置在一楼或者楼梯口处，以方便接待来访者。另外。秘书办公室如果与领导办公室相隔太远。会带来沟通上的不便。如果办公室是开放式布局。秘书应将自己的座位设置在能够清楚看到出入口的地方。客人在进入上司办公室前最好能先经过秘书的办公室。不过，秘书应避免自己的座位与上司面对面。二、谈谈对英国总

3、领事馆办公区节约用纸做法的认识？位于大都会商凰28楼的英国总领事馆办公区大约有40名工作人员，他们经常到世界各地出差，办公室内配备了40台左右的电脑，还有10多台打印机、复印机等设备。从2008年5月开始，为了搞好废品回收，他们在办公室内设置分类的垃圾箱；为了约用纸，他们在每台复印机和打印机上放一个盒子，用于盛装只打印了一面的纸张;为了节能，他们专门制作一个表单提醒大家每天下班时关掉所有不使用的电器设备，如脑显示器、打印机、复印机等。答案节能环保是当下人们关注的主题。高科技带来了办公室工作的方便快捷，但这种方便快捷加剧了办公室的能耗与污染。因此，办公室人员要尽力减少高能耗、高浪费，善于挖掘“低

4、碳细节”，日积月累，就能得到“低碳大效果”。同时还要注意，在设计办公用品的摆放时，要巧妙布置，考虑办公环境整体上的协调、美观。三、日欣公司为了美化办公室环境，与某花卉公司签订了租用合同，日欣公司办公区域内的花卉全部由该花卉公司提供，租用花卉的费用是每盆花每天1元钱，可以按月更换。合同即将到期，秘书于淼向公司经理建议，最好是公司自己购买适合办公室摆放的花卉，一是可以节省开支，二是不同的办公区域可以摆放不同的花卉。比如，门口、窗口等地方可以摆放发财树，有利于保持室内温度和湿度的平衡；会客室可以摆放橡皮树，能够吸收一氧化碳、二氧化碳等有害物质，对室内灰尘也有良好的吸附、净化作用；办公室内可以摆放君子

5、兰，因为君子兰有较强的净化空气的功能，对一氧化碳、二氧化碳也有很强的吸附作用，还能吸附烟雾，改善室内的空气质量。经理采纳了于淼的建议。答案绿化办公室的内外环境，不仅能美化环境，而且是调节周围小气候的有效方式。有人把室内绿化誉为“无声音乐”，可使人心旷神怡。另外，很多花卉都有宜人的馨香，易使人的嗅觉得到良性刺激，促使大脑皮层兴奋，从而影响人的心理、情绪和行为举止，有助于提高工作效率。一、谈谈办公室对故障处理的看法？办公室与保卫部门在对监控室设备进行定期检查时，发现有两个探头失灵，办公室及时协调科技部门进行调试、维护，直至达到正常的使用状态。此外，还将故障从哪一天开始及如何解决的等情况一一记录了下

6、来，以方便日后需要时查阅。答案当秘书发现设备故障等情况已影响了正常工作时，必须想办法立即解决问题，并及时填写“设备故障登记表”。二、阅读下面内容，谈谈你对办公室安全工作的认识？1985年3月，在法国召开的一次有关计算机与通信安全保护问题的国际会议上，一位荷兰青年在会议上报告了一个惊人的发现：他用一台稍加改装的黑白电视机，在一千米的距离内，可以接收到计算机显示器辐射出来的信息,并能清晰地加以还原。几个月后，英国一家电视台又报道了他们与这个青年的合作：在伦敦做了一次现场窃收实验,窃收目标是某大楼八层里正在工作的一台计算机的显示器上所显示的信息，停在路边的一辆小货车里用于窃收的电视机屏幕上，清晰地出

7、现了该计算机显示器上显示的信息。这个发现在欧洲乃至西方引起了轰动，引起了专家及公众的广泛注意，也震动了不少国家的政府、军方、企业等。答案电磁辐射造成的泄密是一个不可忽视的问题。在办公室工作中，人们会越来越多地借助于计算机等电子设备处理各种信息，计算机等电子设备向外辐射其产生的电磁波，电磁信息能通过地线、电源线、信号线、电话线等泄漏，造成信息泄露。因此，对要害部门的设备应采取金属屏蔽，从技术上改善电路布局，搞好电源线路滤波、信号线路滤波、设备有效接地、减少传输电阻等，并使用绝缘接插件及不产生电磁泄漏和高抗干扰的光纤、光缆等。三、阅读下面内容，谈谈你对安全工作的认识？2000年1月6日凌晨4时32

8、分，广州市海珠南路146号AA面包屋发生重大火灾，二楼、三楼的房屋及天台全部被烧毁，过火面积达120平方米，火灾中有5人死亡（两男三女）。经调查认定，这起火灾是因AA面包屋二楼办公室内的空调电源线短路引起的。答案安全工作无小事，办公室内的电器比较密集，若管理制度不健全或不按规定流程管理，极容易发生火灾，负责办公室环境管理的秘书人员必须高度关注，慎之又慎。四、阅读下面内容，谈谈你对张娇秘书的认识？秘书张娇每天早上进入办公室后，首先将自己的工作区域打扫干净，物品摆放整齐有序。然后打开窗户通风，清理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等，为办公室内的花卉浇水、整理枯叶。20分钟后，将窗

9、户关上，把房间的空调调节到合适的温度，将百叶窗调整好南度，发现饮水机里的水不多了，马上打电话与送水公司联系。收拾停当后，将当天的报纸和重要的文件准备好，放在上司的桌上。按照上司的习惯，左手边的文件是当天需要批阅的文件，右手边的文件是在空闲时间需要阅读的文件。下班前，张娇也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。离开办公室前查看办公室所有办公设备是否已关闭，电源是否切断，将窗户关好、门锁好，然后离开办公室。答案保持和创造科学、良好的工作环境，是秘书人员的职责。秘书必须学会维护和优化自己管理范围内的办公环境。创造一个干净整洁、有条有理、健康安全，使上司、同事、自己都愉悦的、良好的办公环境。